施工企業(yè)文件管理制度

施工企業(yè)文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)施工企業(yè)文件管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高文件處理效率，保障企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各工程項(xiàng)目部、分公司等所有與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的部門和人員。（三）職責(zé)分工1.行政部負(fù)責(zé)公司文件管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。制定和完善文件管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)公司各類文件的收發(fā)、登記、編號、傳閱、歸檔、保管和銷毀等工作。定期對公司文件管理工作進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。2.各部門負(fù)責(zé)本部門文件的起草、審核、編號、印制、分發(fā)、保管和歸檔等工作，并確保文件符合公司文件管理制度的要求。配合行政部做好公司文件管理的相關(guān)工作，及時(shí)將本部門形成的文件報(bào)送行政部統(tǒng)一管理。負(fù)責(zé)本部門文件的整理和歸檔工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求將文件移交行政部。3.項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目文件的管理工作，制定本項(xiàng)目文件管理實(shí)施細(xì)則，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)本項(xiàng)目各類文件的收發(fā)、登記、編號、傳閱、歸檔、保管和銷毀等工作。定期對本項(xiàng)目文件管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并整改。配合公司行政部做好項(xiàng)目文件的整理和歸檔工作，按照要求將項(xiàng)目文件移交行政部。（四）文件管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件由行政部統(tǒng)一歸口管理，確保文件管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分級負(fù)責(zé)原則：各部門和項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)本部門和本項(xiàng)目文件的具體管理工作，按照職責(zé)分工做好文件的各項(xiàng)管理工作。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：文件的起草、審核、印發(fā)等環(huán)節(jié)要做到及時(shí)、準(zhǔn)確，確保文件內(nèi)容符合公司實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)的要求。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件的安全保密管理，防止文件泄露和丟失。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)等各類公文。2.技術(shù)文件：包括施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范等。3.合同文件：包括工程承包合同、采購合同、租賃合同、勞務(wù)合同等各類經(jīng)濟(jì)合同。4.財(cái)務(wù)文件：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。5.人事文件：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、薪酬福利等方面的文件。6.其他文件：上述各類文件以外的其他文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。（二）文件編號1.行政文件編號：采用“公司簡稱+年份+序號”的方式進(jìn)行編號，如“[公司簡稱][年份][序號]”。2.技術(shù)文件編號：采用“項(xiàng)目名稱+專業(yè)類別+年份+序號”的方式進(jìn)行編號，如“[項(xiàng)目名稱][專業(yè)類別][年份][序號]”。其中，專業(yè)類別可根據(jù)文件的具體內(nèi)容分為土建、安裝、電氣等。3.合同文件編號：采用“合同類別+年份+序號”的方式進(jìn)行編號，如“[合同類別][年份][序號]”。合同類別可分為工程承包合同、采購合同等。4.財(cái)務(wù)文件編號：采用“財(cái)務(wù)類別+年份+序號”的方式進(jìn)行編號，如“[財(cái)務(wù)類別][年份][序號]”。財(cái)務(wù)類別可分為預(yù)算、決算、報(bào)表等。5.人事文件編號：采用“人事類別+年份+序號”的方式進(jìn)行編號，如“[人事類別][年份][序號]”。人事類別可分為招聘、培訓(xùn)、考核等。6.其他文件編號：采用“文件類別+年份+序號”的方式進(jìn)行編號，如“[文件類別][年份][序號]”。文件類別可根據(jù)文件的具體內(nèi)容進(jìn)行確定。三、文件起草與審核（一）文件起草1.文件起草人應(yīng)根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)要求，認(rèn)真收集相關(guān)資料，進(jìn)行深入調(diào)研和分析，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件起草應(yīng)遵循公司文件格式和排版要求，語言表達(dá)要清晰、簡潔、規(guī)范，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免出現(xiàn)歧義。3.文件起草完成后，起草人應(yīng)在文件上注明起草日期，并簽名。（二）文件審核1.部門負(fù)責(zé)人對本部門起草的文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和公司政策要求，是否與公司其他文件相協(xié)調(diào)，是否具有可操作性等。2.涉及多個(gè)部門的文件，由牽頭部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，征求各部門意見后進(jìn)行修改完善。3.重要文件或涉及公司重大利益的文件，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審核后簽發(fā)。4.文件審核人應(yīng)在文件上注明審核意見和審核日期，并簽名。四、文件印發(fā)與傳遞（一）文件印發(fā)1.文件經(jīng)審核簽發(fā)后，由行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一印制。2.行政部應(yīng)按照文件印發(fā)數(shù)量和發(fā)放范圍進(jìn)行印制，確保文件質(zhì)量清晰、格式規(guī)范。3.文件印制完成后，行政部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并按照規(guī)定的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放。（二）文件傳遞1.行政部負(fù)責(zé)公司文件的傳遞工作，通過內(nèi)部郵件、OA系統(tǒng)、專人送達(dá)等方式進(jìn)行傳遞，確保文件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)收件人。2.對于緊急文件，行政部應(yīng)采取加急傳遞方式，確保文件能夠及時(shí)處理。3.各部門和項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的收發(fā)工作，及時(shí)簽收行政部傳遞的文件，并在文件簽收登記表上簽字確認(rèn)。五、文件傳閱與辦理（一）文件傳閱1.行政部收到文件后，應(yīng)按照文件的內(nèi)容和傳閱范圍進(jìn)行傳閱，并做好傳閱記錄。2.傳閱文件應(yīng)遵循“先急后緩、先主后次”的原則，確保文件能夠及時(shí)得到相關(guān)人員的閱知和處理。3.傳閱文件時(shí)，傳閱人應(yīng)在文件傳閱登記表上簽字，注明閱知日期和意見。（二）文件辦理1.傳閱文件的相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和要求，及時(shí)進(jìn)行辦理，并將辦理結(jié)果反饋給行政部。2.需要回復(fù)的文件，承辦人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)起草回復(fù)文件，經(jīng)審核簽發(fā)后交行政部傳遞給發(fā)文部門。3.對于重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，行政部應(yīng)跟蹤辦理情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決辦理過程中出現(xiàn)的問題。六、文件歸檔與保管（一）文件歸檔1.各部門和項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)按照文件管理的有關(guān)規(guī)定，定期對本部門和本項(xiàng)目形成的文件進(jìn)行整理和歸檔。2.文件歸檔時(shí)，應(yīng)按照文件的分類和編號順序進(jìn)行整理，確保文件齊全、完整、有序。3.歸檔文件應(yīng)編制文件目錄，注明文件名稱、編號、日期、來源等信息，并裝訂成冊。（二）文件保管1.行政部負(fù)責(zé)公司文件的集中保管工作，設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備和設(shè)施，確保文件的安全保管。2.文件檔案室應(yīng)建立健全文件管理制度，對文件的借閱、查閱、歸還等進(jìn)行嚴(yán)格登記和管理。3.定期對文件進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保文件的數(shù)量和質(zhì)量與檔案記錄一致。對破損、變質(zhì)的文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。4.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件的安全保密管理，防止文件泄露和丟失。對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施進(jìn)行保護(hù)。七、文件查閱與借閱（一）文件查閱1.因工作需要查閱公司文件的人員，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部辦理查閱手續(xù)。2.行政部應(yīng)按照審批意見，提供相應(yīng)的文件供查閱人查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、查閱文件名稱及編號、查閱目的等信息。3.查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件歸還行政部，并在文件查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）文件借閱1.因工作需要借閱公司文件的人員，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部負(fù)責(zé)人審批后，到行政部辦理借閱手續(xù)。2.行政部應(yīng)按照審批意見，提供相應(yīng)的文件供借閱人借閱，并與借閱人簽訂《文件借閱承諾書》，明確借閱人的責(zé)任和義務(wù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞文件。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人歸還文件時(shí)，行政部應(yīng)認(rèn)真檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后在文件借閱登記表上簽字注銷。八、文件保密與銷毀（一）文件保密1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，對所接觸到的公司文件負(fù)有保密義務(wù)。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等敏感信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問、專人保管等措施，防止信息泄露。3.在文件的起草、審核、印發(fā)、傳遞、傳閱、辦理、歸檔、保管等過程中，應(yīng)注意保護(hù)文件的保密性，不得隨意透露文件內(nèi)容。4.嚴(yán)禁在私人電腦、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等非公司指定的存儲(chǔ)介質(zhì)上存儲(chǔ)公司文件，嚴(yán)禁使用非公司指定的網(wǎng)絡(luò)傳輸公司文件。（二）文件銷毀1.對于已失去保存價(jià)值或因其他原因需要銷毀的文件，由行政部定期進(jìn)行清理。2.文件銷毀前，行政部應(yīng)填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、