服務合同規(guī)范管理制度

服務合同規(guī)范管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司服務合同的管理，確保合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和有效性，保護公司的合法權益，提高服務質量和運營效率，防范法律風險。2.適用范圍本制度適用于公司與客戶、供應商、合作伙伴等簽訂的各類服務合同，包括但不限于技術服務合同、咨詢服務合同、外包服務合同、勞務服務合同等。3.基本原則3.1合法性原則：服務合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。3.2平等自愿原則：合同雙方在平等協(xié)商的基礎上，自愿簽訂服務合同，任何一方不得強迫對方簽訂合同。3.3公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害合同任何一方的合法權益。3.4誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。4.職責分工4.1業(yè)務部門：負責服務項目的發(fā)起、需求調研、合同談判、合同起草等工作，并對合同履行情況進行跟蹤和反饋。4.2法務部門：負責對服務合同進行法律審核，提出法律意見和建議，防范法律風險。4.3財務部門：負責對服務合同的財務條款進行審核，監(jiān)督合同款項的收付，確保公司資金安全。4.4行政部門：負責服務合同的編號、歸檔、保管等工作，并定期對合同管理情況進行檢查和統(tǒng)計。二、服務合同的簽訂1.合同立項1.1業(yè)務部門根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，提出服務項目立項申請，說明項目背景、目標、內容、預算、時間進度等。1.2立項申請經部門負責人審核后，報分管領導審批。2.合同談判2.1業(yè)務部門負責與合同對方進行談判，明確雙方的權利和義務，協(xié)商合同條款。2.2談判過程中，業(yè)務部門應充分了解對方的資信情況、經營狀況、服務能力等，確保合同對方具備履行合同的能力。2.3談判達成一致意見后，業(yè)務部門應形成談判記錄，由雙方代表簽字確認。3.合同起草3.1業(yè)務部門根據(jù)談判結果，起草服務合同文本。3.2合同文本應包括合同雙方的基本信息、服務內容、服務期限、服務費用及支付方式、質量標準、驗收方式、保密條款、違約責任、爭議解決方式等主要條款。3.3合同文本應語言規(guī)范、條款清晰、內容完整，避免出現(xiàn)歧義或漏洞。4.合同審核4.1業(yè)務部門將起草好的服務合同文本提交法務部門進行法律審核。4.2法務部門應從法律角度對合同文本進行審查，重點審查合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性、公平性等，確保合同不存在法律風險。4.3法務部門審核后，出具法律審核意見，業(yè)務部門根據(jù)審核意見對合同文本進行修改和完善。4.4修改后的合同文本經業(yè)務部門負責人審核后，提交財務部門進行財務審核。4.5財務部門應從財務角度對合同文本進行審查，重點審查合同款項的收付方式、支付時間、發(fā)票開具等條款，確保合同符合公司財務管理制度。4.6財務部門審核后，出具財務審核意見，業(yè)務部門根據(jù)審核意見對合同文本進行進一步修改和完善。5.合同審批5.1修改完善后的服務合同文本經業(yè)務部門負責人、法務部門負責人、財務部門負責人審核后，報分管領導審批。5.2分管領導應根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展戰(zhàn)略、風險評估情況等，對合同進行全面審查，并作出審批決定。5.3對于重大服務合同或涉及金額較大的合同，應提交公司總經理辦公會或董事會審議通過。6.合同簽訂6.1合同審批通過后，業(yè)務部門應及時與合同對方簽訂合同。6.2簽訂合同前，業(yè)務部門應確保合同對方已加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權代表簽字。6.3合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本送法務部門、財務部門、行政部門等備案。三、服務合同的履行1.合同交底1.1業(yè)務部門在合同簽訂后，應組織相關人員進行合同交底，明確合同雙方的權利和義務、服務內容、服務期限、服務費用及支付方式、質量標準、驗收方式、保密條款、違約責任、爭議解決方式等主要條款。1.2合同交底應形成書面記錄，由參與交底的人員簽字確認。2.服務執(zhí)行2.1業(yè)務部門應按照合同約定，組織實施服務項目，確保服務質量和進度。2.2在服務執(zhí)行過程中，業(yè)務部門應及時與合同對方溝通協(xié)調，解決出現(xiàn)的問題，確保服務項目順利進行。2.3業(yè)務部門應定期向分管領導匯報服務項目進展情況，及時反饋存在的問題和風險。3.服務監(jiān)督3.1業(yè)務部門應建立服務監(jiān)督機制，對服務項目的質量、進度、費用等進行監(jiān)督檢查。3.2監(jiān)督檢查應形成書面記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.3對于服務質量不達標、進度滯后、費用超支等問題，業(yè)務部門應及時采取措施進行糾正，并追究相關人員的責任。4.合同變更4.1在服務合同履行過程中，如因不可抗力、政策法規(guī)調整、合同雙方協(xié)商一致等原因需要變更合同條款的，業(yè)務部門應及時與合同對方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。4.2變更協(xié)議應明確變更的內容、原因、生效時間等，并經雙方簽字蓋章確認。4.3變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應及時將變更協(xié)議副本送法務部門、財務部門、行政部門等備案。5.合同終止5.1服務合同履行完畢或因不可抗力、政策法規(guī)調整、合同雙方協(xié)商一致等原因需要提前終止合同的，業(yè)務部門應及時與合同對方辦理終止手續(xù)。5.2終止合同前，業(yè)務部門應組織對服務項目進行驗收，確保服務質量符合合同約定。5.3驗收合格后，業(yè)務部門應與合同對方簽訂終止協(xié)議，明確雙方的權利和義務，并辦理相關的結算手續(xù)。5.4終止協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應及時將終止協(xié)議副本送法務部門、財務部門、行政部門等備案。四、服務合同的歸檔與保管1.合同編號1.1行政部門負責對服務合同進行統(tǒng)一編號，編號規(guī)則為：年份+合同類別+序號。1.2例如：20XX年技術服務合同第001號。2.合同歸檔2.1服務合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同正本及相關附件（如談判記錄、變更協(xié)議、終止協(xié)議等）送行政部門歸檔。2.2行政部門應按照合同編號對合同進行分類整理，并建立合同檔案目錄。2.3合同檔案應包括紙質檔案和電子檔案，紙質檔案應一式兩份，一份由行政部門保管，一份由業(yè)務部門保管；電子檔案應定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.合同保管3.1行政部門應指定專人負責合同檔案的保管，確保合同檔案的安全、完整。3.2合同檔案應存放于專門的檔案柜中，按照檔案目錄順序排列，便于查找和使用。3.3行政部門應定期對合同檔案進行檢查和清理，對于已過保存期限或無保存價值的合同檔案，應按照公司檔案管理制度的規(guī)定進行銷毀。4.合同查閱4.1因工作需要查閱服務合同檔案的，應填寫《合同查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱期限等，并經部門負責人審批。4.2審批通過后，查閱人員應到行政部門指定的地點查閱合同檔案，不得將合同檔案帶出檔案室。4.3查閱過程中，查閱人員應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復制、抽取合同檔案中的內容。4.4查閱結束后，查閱人員應及時將合同檔案歸還行政部門，并在《合同查閱申請表》上簽字確認。五、服務合同的風險防范1.法律風險防范1.1法務部門應定期對公司服務合同進行法律風險評估，及時發(fā)現(xiàn)潛在的法律風險，并提出防范措施和建議。1.2法務部門應加強對合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的法律指導和監(jiān)督，確保公司的行為符合法律法規(guī)的規(guī)定。1.3對于重大服務合同或涉及法律風險較高的合同，法務部門應提前介入，提供全程法律服務。2.財務風險防范2.1財務部門應加強對服務合同財務條款的審核，確保合同款項的收付方式、支付時間、發(fā)票開具等條款符合公司財務管理制度。2.2財務部門應建立服務合同款項收付臺賬，及時跟蹤合同款項的收付情況，確保公司資金安全。2.3對于服務費用支付金額較大或支付時間較集中的合同，財務部門應提前做好資金預算安排，確保資金及時足額支付。3.業(yè)務風險防范3.1業(yè)務部門應加強對服務項目的管理，建立健全服務質量控制體系，確保服務質量符合合同約定。3.2業(yè)務部門應加強對合同對方的資信調查和評估，選擇信譽良好、實力雄厚的合作伙伴，降低業(yè)務風險。3.3在服務合同履行過程中，業(yè)務部門應及時關注市場動態(tài)和政策法規(guī)變化，調整服務策略，防范業(yè)務風險。六、違約責任與爭議解決1.違約責任1.1服務合同雙方應按照合同約定履行各自的義務，如一方違反合同約定，應承擔違約責任。1.2違約責任的承擔方式包括繼續(xù)履行、采取補救措施、賠償損失、支付違約金等。具體承擔方式由合同雙方在合同中約定。1.3如一方違約給對方造成損失的，違約方應承擔賠償責任。賠償范圍包括直接損失和間接損失，但不得超過違約方訂立合同時預見到或者應當預見到的因違約可能造成的損失。2.爭議解決2.1服務合同雙方在履行合同過程中發(fā)生爭議的，應首先通過友好協(xié)商解決。2.2協(xié)商不成的，可以按照合同約定的爭議解決方式進行處理