服裝企業(yè)合同管理制度VIP

服裝企業(yè)合同管理制度一、總則（一）目的為加強服裝企業(yè)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護企業(yè)合法權益，防范合同風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于服裝企業(yè)及其所屬各部門、各分支機構在生產(chǎn)經(jīng)營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、加工合同、租賃合同、服務合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則。合同的簽訂、履行、變更、解除等必須遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.平等自愿原則。合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則。合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權益。4.誠實守信原則。合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理部門及職責（一）法務部門1.負責合同文本的合法性審查，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)的要求。2.參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見和建議。3.處理合同糾紛，協(xié)助相關部門進行訴訟、仲裁等法律事務。4.建立合同法律風險預警機制，對合同履行過程中的法律風險進行監(jiān)控和提示。（二）業(yè)務部門1.負責合同的洽談、起草、簽訂等工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務需求和公司利益。2.負責合同的履行，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.負責合同變更、解除等事項的提出和辦理，按照規(guī)定程序進行審批。4.配合法務部門處理合同糾紛，提供相關證據(jù)和資料。（三）財務部門1.負責對合同涉及的財務條款進行審核，確保合同價款、結算方式等符合公司財務規(guī)定。2.負責合同款項的收付管理，按照合同約定及時辦理收款和付款手續(xù)。3.定期對合同執(zhí)行情況進行財務分析，為合同管理提供財務數(shù)據(jù)支持。（四）行政部門1.負責合同檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保合同檔案的完整和安全。2.協(xié)助業(yè)務部門辦理合同簽訂所需的各類手續(xù)，如蓋章、登記等。3.負責合同管理信息化系統(tǒng)的維護和管理，確保合同信息的及時、準確錄入和查詢。三、合同簽訂管理（一）合同相對方選擇1.業(yè)務部門應根據(jù)合同標的、金額、合作期限等因素，選擇具有良好信譽、經(jīng)營狀況穩(wěn)定、具備相應資質(zhì)和能力的合同相對方。2.對合同相對方的主體資格、經(jīng)營范圍、履約能力、商業(yè)信譽等進行調(diào)查和評估，建立合同相對方信息檔案。3.對于重大合同或涉及金額較大的合同，應要求合同相對方提供營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、法定代表人身份證明等相關資質(zhì)證明文件，并進行核實。（二）合同文本起草1.合同文本應由業(yè)務部門負責起草，合同內(nèi)容應明確、具體、完整，包括雙方的權利義務、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點、方式、違約責任、爭議解決方式等條款。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，避免使用模糊、歧義或易引起爭議的表述。對于重要條款，應進行詳細說明和解釋。3.涉及知識產(chǎn)權、商業(yè)秘密等特殊條款的合同，應在合同中明確保密義務和違約責任。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務部門應將合同文本提交給法務部門進行合法性審查。法務部門應在[X]個工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見。2.法務部門主要審查合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風險，合同條款是否公平合理等。對于審查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時與業(yè)務部門溝通，并提出修改建議。3.業(yè)務部門應根據(jù)法務部門的審查意見對合同文本進行修改完善，修改后的合同文本再次提交法務部門審核，直至通過審核為止。4.合同文本通過法務部門審核后，業(yè)務部門還應將合同文本提交給財務部門進行財務條款審核。財務部門應在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。5.財務部門主要審查合同價款、結算方式、付款期限等財務條款是否符合公司財務規(guī)定，是否存在財務風險。對于審查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時與業(yè)務部門溝通，并提出修改建議。6.業(yè)務部門應根據(jù)財務部門的審核意見對合同文本進行修改完善，修改后的合同文本再次提交財務部門審核，直至通過審核為止。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)法務部門和財務部門審核通過后，由業(yè)務部門負責與合同相對方簽訂合同。簽訂合同前，業(yè)務部門應確保合同相對方已在合同文本上簽字（蓋章），并對簽字（蓋章）的真實性進行核實。2.合同簽訂應使用公司統(tǒng)一的合同專用章，不得使用部門章、業(yè)務章或其他印章代替合同專用章。合同專用章的使用應嚴格按照公司印章管理制度的規(guī)定進行審批和登記。3.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本提交給法務部門、財務部門和行政部門備案。行政部門應按照檔案管理規(guī)定對合同進行編號、分類、歸檔和保管。四、合同履行管理（一）合同執(zhí)行計劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務部門應根據(jù)合同約定制定詳細的合同執(zhí)行計劃，明確合同履行的各階段目標、責任人、時間節(jié)點等內(nèi)容。2.合同執(zhí)行計劃應報分管領導審批后實施，并作為合同履行監(jiān)督和考核的依據(jù)。（二）合同履行跟蹤1.業(yè)務部門應指定專人負責合同的履行跟蹤，及時掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。2.合同履行跟蹤的內(nèi)容包括合同相對方的履約情況、合同標的的交付情況、合同款項的收付情況、合同變更和解除情況等。3.業(yè)務部門應定期向分管領導匯報合同履行情況，對于重大合同或出現(xiàn)異常情況的合同，應及時向公司主要領導匯報。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務部門應及時與合同相對方協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議的簽訂程序與合同簽訂程序相同，即先由業(yè)務部門起草變更協(xié)議文本，提交法務部門進行合法性審查，再提交財務部門進行財務條款審核，審核通過后由業(yè)務部門與合同相對方簽訂變更協(xié)議。3.合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應及時將變更協(xié)議副本提交給法務部門、財務部門和行政部門備案。行政部門應按照檔案管理規(guī)定對變更協(xié)議進行編號、分類、歸檔和保管。（四）合同解除管理1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務部門應及時與合同相對方協(xié)商解除合同，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議的簽訂程序與合同簽訂程序相同，即先由業(yè)務部門起草解除協(xié)議文本，提交法務部門進行合法性審查，再提交財務部門進行財務條款審核，審核通過后由業(yè)務部門與合同相對方簽訂解除協(xié)議。3.合同解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應及時將解除協(xié)議副本提交給法務部門、財務部門和行政部門備案。行政部門應按照檔案管理規(guī)定對解除協(xié)議進行編號、分類、歸檔和保管。4.合同解除后，業(yè)務部門應按照合同約定和法律規(guī)定辦理相關手續(xù)，如返還財產(chǎn)、結算款項等。五、合同糾紛管理（一）糾紛預警1.業(yè)務部門在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)合同糾紛的情形時，應及時向法務部門報告，并提供相關證據(jù)和資料。2.法務部門接到報告后，應及時對糾紛情況進行分析評估，提出應對措施和建議，并啟動糾紛預警機制。（二）糾紛處理1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務部門應積極與合同相對方協(xié)商解決糾紛，爭取通過友好協(xié)商達成解決方案。2.如協(xié)商不成，業(yè)務部門應及時向法務部門咨詢，并在法務部門的指導下收集相關證據(jù)和資料，準備提起訴訟或仲裁。3.法務部門應負責代表公司參加訴訟或仲裁活動，按照法律程序維護公司合法權益。在訴訟或仲裁過程中，法務部門應及時向公司領導匯報案件進展情況，聽取領導意見和建議。4.訴訟或仲裁結束后，法務部門應及時整理案件材料，形成總結報告，分析糾紛產(chǎn)生的原因和教訓，提出改進措施和建議，為公司今后的合同管理工作提供參考。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務部門應在[X]個工作日內(nèi)將合同副本提交給行政部門進行檔案收集。2.行政部門應及時對合同副本進行編號、分類、整理，確保合同檔案的完整性和準確性。（二）檔案整理1.行政部門按照合同類別、簽訂時間等因素對合同檔案進行整理，建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。2.合同檔案應包括合同文本、合同審批表、合同相對方資質(zhì)證明文件、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來函件、訴訟或仲裁文件等相關資料。（三）檔案保管1.行政部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全和完整。2.合同檔案應按照檔案管理規(guī)定進行分類存放，定期進行清點和核對，防止檔案丟失、損壞或泄密。3.合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行，期滿后經(jīng)審批方可銷毀。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給行政部門進行查閱。2.行政部門應在接到查閱申請后的[X]個工作日內(nèi)安排查閱，并做好查閱記錄。查閱人員應嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復制、涂改、損毀合同檔案。3.因工作需要將合同檔案借出檔案室的，應填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和分管領導簽字同意后，提交給行政部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理借閱手續(xù)。七、合同管理信息化（一）信息化系統(tǒng)建設1.公司應建立合同管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)合同從起草、審核、簽訂、履行、變更、解除到檔案管理等全過程的信息化管理。2.合同管理信息化系統(tǒng)應具備合同文本在線起草、審核流程設置、合同簽訂提醒、履行跟蹤監(jiān)控、糾紛預警提示、檔案查詢統(tǒng)計等功能，提高合同管理工作的效率和準確性。（二）信息錄入與維護1.業(yè)務部門應在合同簽訂后的[X]個工作日內(nèi)將合同基本信息錄入合同管理信息化系統(tǒng)，包括合同編號、合同名稱、合同相對方、合同標的、合同價款、履行期限、簽訂時間等內(nèi)容。2.在合同履行過程中，業(yè)務部門應及時將合同履行情況、變更解除情況等信息錄入系統(tǒng)，確保系統(tǒng)信息的實時更新和準確完整。3.行政部門負責對合同管理信息化系統(tǒng)中的檔案信息進行維護和更新，確保合同檔案的電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一致。（三）系統(tǒng)使用與管理1.公司內(nèi)部人員應按照權限使用合同管理信息化系統(tǒng)，不得越權操作。2.系統(tǒng)管理員應定期對合同管理信息化系統(tǒng)進行維護和備份，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。3.因系統(tǒng)故障或其他原因?qū)е潞贤芾硇畔⒒到y(tǒng)無法正常使用的，系統(tǒng)管理員應及時采取措施進行修復，并向相關部門和人員通報情況。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設立合同管理監(jiān)督小組，定期對各部門的合同管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除、檔案管理等方面的工作情況。2.監(jiān)督小組應制定詳細的監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查時間等，并形成檢查報告。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，要求責任部門限期整改。3.各部門應積極配合監(jiān)督小組的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關資料和信息。對于拒絕配合或隱瞞問題的部門，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。（二）考核評價1.公司建立合同管理工作考核評價制度，對各部門的合同管理工作進行量化考核評價?？己嗽u價的指標包括合同簽訂數(shù)量、合同履行率、合同糾紛發(fā)生率、合同檔案管理合格率等。2.考核