桶裝水制度管理制度

桶裝水制度管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司桶裝水的管理，確保桶裝水的質(zhì)量、供應(yīng)及時性以及合理使用，滿足員工日常辦公飲水需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工，以及因業(yè)務(wù)需要在公司內(nèi)工作的臨時人員。3.職責(zé)分工行政部門負(fù)責(zé)桶裝水供應(yīng)商的選擇、評估與管理。制定桶裝水的采購計劃，確保充足供應(yīng)。協(xié)調(diào)桶裝水的配送、更換等相關(guān)事宜。財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核桶裝水采購費用，確保費用支出的合理性與合規(guī)性。按照公司財務(wù)制度進(jìn)行費用報銷與核算。其他部門配合行政部門做好桶裝水的相關(guān)工作，如協(xié)助統(tǒng)計部門員工飲水需求等。監(jiān)督本部門員工合理使用桶裝水，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋。二、桶裝水采購管理1.供應(yīng)商選擇與評估選擇標(biāo)準(zhǔn)具有合法經(jīng)營資質(zhì)，提供的桶裝水符合國家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。具備良好的信譽(yù)，在行業(yè)內(nèi)有一定的口碑，無不良記錄。能夠保證穩(wěn)定的供應(yīng)，配送服務(wù)及時、高效。價格合理，在保證質(zhì)量的前提下具有一定的成本優(yōu)勢。供應(yīng)商評估行政部門定期（每半年）對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、配送及時性、售后服務(wù)等方面。收集員工對桶裝水的反饋意見，作為評估供應(yīng)商的參考依據(jù)。根據(jù)評估結(jié)果，決定是否繼續(xù)合作或更換供應(yīng)商。2.采購計劃制定需求預(yù)測行政部門每月底收集各部門下月的預(yù)計員工人數(shù)、工作天數(shù)等信息，結(jié)合歷史桶裝水消耗數(shù)據(jù)，預(yù)測下月桶裝水需求量?？紤]到季節(jié)性因素、特殊活動等可能對桶裝水需求產(chǎn)生的影響，進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。采購計劃生成根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，行政部門制定下月桶裝水采購計劃，明確采購數(shù)量、品牌、規(guī)格等信息。將采購計劃提交至財務(wù)部門審核，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.采購流程采購申請：行政部門根據(jù)采購計劃填寫采購申請單，詳細(xì)注明采購的桶裝水信息，提交部門負(fù)責(zé)人審批。審批：部門負(fù)責(zé)人對采購申請單進(jìn)行審核，確認(rèn)采購需求的合理性與必要性，簽字批準(zhǔn)后交財務(wù)部門。采購執(zhí)行：財務(wù)部門審核通過后，行政部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，按照合同要求安排采購事宜。到貨驗收：桶裝水到貨前，行政部門通知倉庫管理人員做好驗收準(zhǔn)備。到貨時，倉庫管理人員與行政人員共同對桶裝水的數(shù)量、品牌、規(guī)格、外觀等進(jìn)行檢查，確保符合采購合同要求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與供應(yīng)商溝通解決，并做好記錄。三、桶裝水配送與更換管理1.配送管理配送時間與供應(yīng)商協(xié)商確定固定的配送時間，原則上每周[X]次，具體配送時間為[星期X][具體時間段]。如遇特殊情況需要臨時增加配送次數(shù)或調(diào)整配送時間，行政部門應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，并通知相關(guān)部門。配送要求供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點進(jìn)行配送，確保桶裝水及時供應(yīng)到公司。配送人員應(yīng)著裝整潔，遵守公司規(guī)章制度，不得在公司內(nèi)吸煙、大聲喧嘩等。桶裝水應(yīng)搬運至指定的存放區(qū)域，擺放整齊。2.更換管理更換時機(jī)當(dāng)桶裝水水量剩余不足[X]升時，倉庫管理人員應(yīng)填寫桶裝水更換申請單，提交行政部門安排更換。行政部門根據(jù)庫存情況和各部門需求，及時通知供應(yīng)商安排更換。更換流程更換桶裝水時，倉庫管理人員與行政人員現(xiàn)場監(jiān)督更換過程，確保新更換的桶裝水無質(zhì)量問題。更換完成后，倉庫管理人員在更換申請單上簽字確認(rèn)，并更新桶裝水庫存記錄。四、桶裝水使用管理1.使用規(guī)范員工應(yīng)愛護(hù)桶裝水設(shè)備及水桶，不得隨意損壞或丟棄。如需使用桶裝水，應(yīng)使用公司配備的專用水杯，不得自帶其他容器。接取桶裝水時，應(yīng)注意保持周圍環(huán)境清潔，避免水灑出造成地面濕滑等安全隱患。嚴(yán)禁將桶裝水用于非辦公用途，如清洗物品、私自飲用等。2.浪費控制各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門員工的教育，倡導(dǎo)節(jié)約用水，杜絕浪費行為。如發(fā)現(xiàn)有浪費桶裝水的現(xiàn)象，應(yīng)及時制止并進(jìn)行批評教育。對多次浪費的員工，公司將給予相應(yīng)的處罰。3.異常情況處理若發(fā)現(xiàn)桶裝水出現(xiàn)異味、渾濁、有雜質(zhì)等質(zhì)量問題，員工應(yīng)立即停止使用，并及時向行政部門報告。行政部門接到報告后，應(yīng)立即對問題桶裝水進(jìn)行封存，并通知供應(yīng)商前來處理。同時，安排臨時供水措施，確保員工正常飲水需求。五、桶裝水庫存管理1.庫存盤點倉庫管理人員每月末對桶裝水庫存進(jìn)行盤點，確保賬實相符。盤點結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄在庫存盤點表中，如發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧等情況，應(yīng)及時查明原因，并編制盤點報告提交行政部門。2.庫存安全桶裝水應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、陰涼的倉庫內(nèi)，避免陽光直射和高溫環(huán)境。倉庫應(yīng)安裝必要的消防設(shè)備，確保庫存安全。定期檢查庫存桶裝水的質(zhì)量狀況，對臨近保質(zhì)期或出現(xiàn)質(zhì)量問題的桶裝水及時進(jìn)行處理。六、費用管理1.費用結(jié)算行政部門根據(jù)每月采購的桶裝水?dāng)?shù)量和合同價格，與供應(yīng)商核對賬目，確認(rèn)無誤后辦理費用結(jié)算手續(xù)。費用結(jié)算周期為[X]月，結(jié)算方式為[具體結(jié)算方式，如支票、轉(zhuǎn)賬等]。2.報銷流程行政部門負(fù)責(zé)整理桶裝水采購發(fā)票、采購合同、驗收單等相關(guān)報銷憑證，填寫費用報銷單。將費用報銷單提交部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后交財務(wù)部門。財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度對報銷憑證進(jìn)行審核，審核無誤后予以報銷。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門定期對桶裝水的采購、配送、使用、庫存等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。設(shè)立意見箱，收集員工對桶裝水管理的意見和建議，對合理的建議及時采納。2.考核機(jī)制將桶裝水管理工作納入各部門績效考核指標(biāo)體系，考核內(nèi)容包括桶裝水使用量控制、浪費情況、員工反饋等方面。對桶裝水管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀