機(jī)要科文件管理制度

機(jī)要科文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司機(jī)要科文件管理，確保文件的安全、完整、有效，提高文件處理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機(jī)要科各類文件的起草、收發(fā)、傳遞、歸檔、保管、查閱、銷毀等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保文件內(nèi)容不泄露，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和敏感信息安全。2.準(zhǔn)確原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，表述清晰，避免歧義，確保文件傳達(dá)的信息真實(shí)可靠。3.及時(shí)原則：文件的處理應(yīng)及時(shí)高效，避免積壓延誤，確保各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。4.規(guī)范原則：文件管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保文件格式規(guī)范、編號(hào)有序、分類清晰。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類行政命令、通知、決定、通報(bào)等，用于傳達(dá)公司行政決策、工作安排和要求。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)告、技術(shù)文檔、市場(chǎng)調(diào)研資料等。3.財(cái)務(wù)文件：有關(guān)公司財(cái)務(wù)收支、預(yù)算決算、審計(jì)報(bào)告等方面的文件。4.人事文件：涵蓋員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、晉升、調(diào)動(dòng)、離職等人事管理工作的文件。5.機(jī)要文件：涉及公司機(jī)密信息、重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等重要且需嚴(yán)格保密的文件。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：文件編號(hào)采用統(tǒng)一格式，由字母和數(shù)字組成。例如：[公司簡(jiǎn)稱][年份][文件類別代碼][順序號(hào)]。公司簡(jiǎn)稱：取公司名稱的首字母縮寫，如“ABC公司”簡(jiǎn)稱為“ABC”。年份：文件形成年份的后兩位數(shù)字，如2023年編號(hào)為“23”。文件類別代碼：根據(jù)上述文件分類，分別對(duì)應(yīng)不同的代碼。行政文件為“A”，業(yè)務(wù)文件為“B”，財(cái)務(wù)文件為“C”，人事文件為“D”，機(jī)要文件為“J”。順序號(hào)：按照文件生成的先后順序依次編排，從001開(kāi)始。2.示例：ABC公司2023年第5號(hào)行政文件編號(hào)為“ABC23A005”。三、文件起草與審核（一）起草1.責(zé)任部門：文件起草由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)，根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)要求確定起草人員。2.起草要求：起草人員應(yīng)深入了解文件主題相關(guān)的業(yè)務(wù)情況，確保文件內(nèi)容具有針對(duì)性和可操作性。語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子結(jié)構(gòu)。按照公司統(tǒng)一的文件格式要求進(jìn)行起草，包括字體、字號(hào)、排版等。（二）審核1.初審：文件起草完成后，先由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確反映工作要求、格式是否規(guī)范、語(yǔ)言是否通順等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，在文件首頁(yè)右上角加蓋“初審?fù)ㄟ^(guò)”章，并注明初審日期和初審人姓名。2.會(huì)簽：涉及多個(gè)部門的文件，需進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，提出意見(jiàn)和建議，簽署明確的同意或修改意見(jiàn)，并加蓋部門公章。起草部門根據(jù)會(huì)簽意見(jiàn)對(duì)文件進(jìn)行修改完善。3.終審：初審和會(huì)簽通過(guò)后的文件，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件的內(nèi)容、政策依據(jù)、格式規(guī)范等進(jìn)行全面審核，簽署終審意見(jiàn)。終審?fù)ㄟ^(guò)后，在文件首頁(yè)右上角加蓋“終審?fù)ㄟ^(guò)”章，并注明終審日期和終審人姓名。四、文件收發(fā)與傳遞（一）收文1.簽收登記：機(jī)要科指定專人負(fù)責(zé)文件簽收，收到文件后，應(yīng)立即核對(duì)文件數(shù)量、名稱、編號(hào)等信息，確認(rèn)無(wú)誤后在《文件簽收登記表》上簽字登記。登記表應(yīng)包括文件編號(hào)、來(lái)文單位、文件名稱、份數(shù)、簽收日期、簽收人等內(nèi)容。2.文件分發(fā)：簽收后的文件，根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，及時(shí)分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。對(duì)于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送達(dá)相關(guān)人員手中。3.文件傳閱：需要傳閱的文件，機(jī)要科應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳遞。傳閱過(guò)程中，傳閱人應(yīng)在《文件傳閱單》上簽字注明傳閱日期，確保文件傳遞的可追溯性。文件傳閱完畢后，機(jī)要科應(yīng)及時(shí)收回文件，檢查文件是否完整無(wú)缺。（二）發(fā)文1.發(fā)文申請(qǐng)：各部門需要發(fā)文時(shí)，應(yīng)填寫《發(fā)文申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明發(fā)文事由、文件內(nèi)容、主送單位、抄送單位等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交機(jī)要科。2.發(fā)文審核：機(jī)要科收到《發(fā)文申請(qǐng)表》后，對(duì)發(fā)文內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件是否符合公司政策和規(guī)定、格式是否規(guī)范、文字表述是否準(zhǔn)確等。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.文件印制：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意發(fā)文的，機(jī)要科按照文件格式要求進(jìn)行排版和印制。印制過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制文件質(zhì)量，確保字跡清晰、頁(yè)面整潔、格式規(guī)范。文件印制完成后，進(jìn)行校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤后加蓋公司公章。4.文件發(fā)放：機(jī)要科負(fù)責(zé)將印制好的文件發(fā)放給主送單位和抄送單位。發(fā)放過(guò)程中，應(yīng)做好發(fā)放記錄，記錄文件發(fā)放日期、發(fā)放單位、文件名稱、份數(shù)等信息。（三）文件傳遞1.傳遞方式：文件傳遞應(yīng)根據(jù)文件的緊急程度和保密要求選擇合適的傳遞方式。一般文件可通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式傳遞；緊急文件和機(jī)要文件應(yīng)采用專人送達(dá)或機(jī)要通信等方式傳遞，確保文件安全、及時(shí)送達(dá)。2.傳遞要求：傳遞文件時(shí)，傳遞人員應(yīng)妥善保管文件，防止文件丟失、損壞或泄露。對(duì)于機(jī)要文件，傳遞人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自拆閱、復(fù)印或傳播文件內(nèi)容。傳遞完成后，傳遞人員應(yīng)及時(shí)將傳遞情況反饋給機(jī)要科。五、文件歸檔與保管（一）歸檔范圍1.公司各類正式文件，包括行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件、機(jī)要文件等。2.文件的草稿、修改稿、審核意見(jiàn)、會(huì)簽記錄等相關(guān)資料。3.與文件相關(guān)的重要會(huì)議紀(jì)要、匯報(bào)材料、調(diào)研報(bào)告等。（二）歸檔時(shí)間1.一般文件應(yīng)在文件處理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.重要文件和機(jī)要文件應(yīng)隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，按照文件編號(hào)順序進(jìn)行整理，確保文件之間的關(guān)聯(lián)性和系統(tǒng)性。2.歸檔文件應(yīng)進(jìn)行分類裝訂，每類文件應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、頁(yè)數(shù)等信息，便于查找和查閱。3.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，電子文件應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，確保電子文件的可讀性和可追溯性。（四）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、歷史記錄、法律糾紛等重要文件，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：一般行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等，保管期限為[X]年。3.短期保管：一般性的通知、便函等文件，保管期限為[X]年。（五）保管措施1.機(jī)要科應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保文件安全保管。2.文件檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入文件檔案室，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)機(jī)要科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。4.定期對(duì)文件進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保文件數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置合理、保管狀態(tài)良好。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞或霉變等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、文件查閱與借閱（一）查閱1.查閱范圍：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件的，可按照規(guī)定的查閱范圍進(jìn)行查閱。查閱范圍應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和保密要求確定，一般分為公開(kāi)查閱、內(nèi)部查閱和機(jī)要查閱。2.查閱流程：查閱人應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的編號(hào)、名稱、查閱事由等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交機(jī)要科。機(jī)要科根據(jù)查閱范圍進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，安排專人陪同查閱，并在《文件查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱文件名稱、查閱內(nèi)容等信息。查閱完畢后，查閱人應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)，歸還文件。3.查閱要求：查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守文件查閱規(guī)定，不得擅自將文件帶出文件檔案室，不得在文件上涂改、標(biāo)記、損壞或抽取文件內(nèi)容。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)機(jī)要科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的復(fù)印份數(shù)進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的文件應(yīng)與原件一同歸還機(jī)要科。（二）借閱1.借閱范圍：因工作需要借閱文件的，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍，一般僅限于公司內(nèi)部重要崗位人員或因特殊工作需要的外部單位人員。借閱機(jī)要文件應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱流程：借閱人應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱文件的編號(hào)、名稱、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和機(jī)要科負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，機(jī)要科辦理借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放《文件借閱證》，并在《文件借閱登記表》上記錄借閱時(shí)間、借閱人、借閱文件名稱、借閱期限等信息。借閱人應(yīng)憑《文件借閱證》到文件檔案室領(lǐng)取文件。3.借閱要求：借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還文件。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞或逾期未還等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、文件保密與安全（一）保密措施1.機(jī)要科工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和公司保密制度，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)涉及公司機(jī)密信息的文件，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，并采取專人專管、專柜存放等保密措施。3.在文件處理過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制文件的知悉范圍，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員接觸機(jī)密文件。如需傳達(dá)機(jī)密文件，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，避免在公共場(chǎng)所或非保密環(huán)境中討論文件內(nèi)容。4.定期對(duì)機(jī)要科工作人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和技能，確保保密工作落實(shí)到位。（二）安全管理1.文件檔案室應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝置等，確保文件安全。2.加強(qiáng)對(duì)文件傳遞過(guò)程的安全管理，采用機(jī)要通信、專人送達(dá)等安全可靠的傳遞方式，防止文件在傳遞過(guò)程中丟失、泄露或損壞。3.定期對(duì)文件保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。如發(fā)生文件丟失、泄露等安全事故，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。八、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的文件。2.因工作失誤、政策調(diào)整等原因形成的重復(fù)文件、錯(cuò)誤文件。3.涉及公司機(jī)密信息且已不再需要的文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.提出申請(qǐng)：各部門需要銷毀文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀文件的編號(hào)、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交機(jī)要科。2.審核批準(zhǔn)：機(jī)要科收到《文件銷毀申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)銷毀的文件進(jìn)行審核，確認(rèn)文件確實(shí)已無(wú)保存價(jià)值且符合銷毀要求后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，機(jī)要科負(fù)責(zé)組織文件銷毀工作。銷毀文件應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文件內(nèi)