總經(jīng)辦工作管理制度

總經(jīng)辦工作管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范總經(jīng)辦工作流程，提高工作效率，加強(qiáng)內(nèi)部管理，確保公司各項(xiàng)決策和指令的有效傳達(dá)與執(zhí)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總經(jīng)辦全體工作人員。（三）基本原則1.高效原則：簡(jiǎn)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作及時(shí)、準(zhǔn)確完成。2.規(guī)范原則：明確各崗位工作職責(zé)、工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)，做到有章可循、規(guī)范操作。3.服務(wù)原則：樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，為公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門及全體員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。4.保密原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，妥善保管公司機(jī)密文件和信息，防止泄露。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)總經(jīng)辦設(shè)主任一名，副主任若干名，下設(shè)行政、文秘、檔案、外聯(lián)等崗位。（二）崗位職責(zé)1.總經(jīng)辦主任職責(zé)全面負(fù)責(zé)總經(jīng)辦的各項(xiàng)工作，制定工作計(jì)劃并組織實(shí)施。協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)制定公司發(fā)展戰(zhàn)略、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和各項(xiàng)管理制度。協(xié)調(diào)公司各部門之間的工作關(guān)系，確保公司各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。負(fù)責(zé)組織公司重要會(huì)議和活動(dòng)，撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要和工作報(bào)告。審核以公司名義發(fā)布的各類文件、報(bào)告和信函。代表公司與政府部門、合作伙伴等進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。2.總經(jīng)辦副主任職責(zé)協(xié)助主任開(kāi)展工作，負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域的具體工作。組織落實(shí)公司各項(xiàng)決策和指令，協(xié)調(diào)相關(guān)部門推進(jìn)工作。參與公司重要文件和報(bào)告的起草、審核工作。負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的流轉(zhuǎn)和歸檔工作。協(xié)助主任組織公司會(huì)議和活動(dòng)，做好會(huì)議記錄和相關(guān)服務(wù)工作。完成主任交辦的其他工作任務(wù)。3.行政崗位職責(zé)負(fù)責(zé)公司行政管理工作，包括辦公用品采購(gòu)、辦公設(shè)備維護(hù)、車輛調(diào)度等。制定和完善公司行政管理制度，規(guī)范行政工作流程。負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，營(yíng)造良好的工作環(huán)境。組織公司員工培訓(xùn)和團(tuán)建活動(dòng)，增強(qiáng)員工凝聚力。負(fù)責(zé)公司證照辦理、年檢等工作。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他行政事務(wù)。4.文秘崗位職責(zé)負(fù)責(zé)公司各類文件的起草、打印、復(fù)印和分發(fā)工作。做好公司領(lǐng)導(dǎo)的日程安排和行程提醒，協(xié)調(diào)安排會(huì)議和活動(dòng)。負(fù)責(zé)公司電話接聽(tīng)、傳真收發(fā)和郵件處理工作。參與公司重要會(huì)議的籌備工作，做好會(huì)議記錄和會(huì)議資料整理。協(xié)助主任撰寫(xiě)公司工作報(bào)告、工作總結(jié)等綜合性文件。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他文秘工作。5.檔案崗位職責(zé)負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。建立健全公司檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。為公司各部門提供檔案查閱服務(wù)，做好檔案借閱登記和歸還工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，防止檔案丟失和損壞。參與公司檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率。6.外聯(lián)崗位職責(zé)負(fù)責(zé)公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作，包括與政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、客戶、供應(yīng)商等的溝通協(xié)調(diào)。參與公司商務(wù)活動(dòng)的策劃和組織，負(fù)責(zé)活動(dòng)的接待和安排。收集、整理和分析行業(yè)信息，為公司決策提供參考依據(jù)。維護(hù)公司對(duì)外公共關(guān)系，提升公司形象和知名度。協(xié)助辦理公司相關(guān)資質(zhì)認(rèn)證和榮譽(yù)申報(bào)工作。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他外聯(lián)工作。三、工作流程（一）文件管理流程1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司政策和法律法規(guī)要求。文件起草完成后，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范。2.文件審核將部門審核后的文件提交總經(jīng)辦文秘崗位，文秘人員對(duì)文件格式、文字表述等進(jìn)行初步審核。對(duì)于重要文件，總經(jīng)辦主任或副主任進(jìn)行進(jìn)一步審核，并提出修改意見(jiàn)。3.文件簽發(fā)經(jīng)審核無(wú)誤的文件，按照公司文件審批權(quán)限，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。一般文件由總經(jīng)辦主任簽發(fā)，重要文件由公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)簽發(fā)。4.文件印發(fā)文秘人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件進(jìn)行編號(hào)、排版、打印，并加蓋公司公章。將印發(fā)后的文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好文件發(fā)放登記。5.文件歸檔文件印發(fā)后，文秘人員及時(shí)將文件原稿及印發(fā)件整理歸檔，按照檔案管理要求進(jìn)行分類保存。（二）會(huì)議管理流程1.會(huì)議籌備根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)要求或工作需要，確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)和參會(huì)人員?？偨?jīng)辦文秘崗位負(fù)責(zé)起草會(huì)議通知，明確會(huì)議議程、要求等事項(xiàng)，并提前發(fā)送給參會(huì)人員。準(zhǔn)備會(huì)議所需的資料、設(shè)備、文具等，布置會(huì)議場(chǎng)地。2.會(huì)議組織提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，檢查會(huì)議準(zhǔn)備情況，引導(dǎo)參會(huì)人員簽到入場(chǎng)。會(huì)議期間，做好會(huì)議記錄，包括會(huì)議發(fā)言內(nèi)容、討論要點(diǎn)、決策事項(xiàng)等。維持會(huì)議秩序，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后，文秘人員及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)總經(jīng)辦主任審核后發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議主要內(nèi)容和決策事項(xiàng)，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。4.會(huì)議跟蹤總經(jīng)辦負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)未按時(shí)完成的事項(xiàng)，督促相關(guān)責(zé)任人盡快落實(shí)，并及時(shí)反饋進(jìn)展情況。（三）檔案管理流程1.檔案收集各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。定期將收集到的檔案資料移交總經(jīng)辦檔案崗位。2.檔案整理檔案崗位人員對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，按照檔案管理要求進(jìn)行整理。對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案整齊規(guī)范。3.檔案歸檔將整理好的檔案資料存入檔案庫(kù)房，按照檔案存放順序進(jìn)行排列上架。建立檔案檢索目錄，方便檔案查詢和利用。4.檔案借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到總經(jīng)辦檔案崗位辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，需辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案，按時(shí)歸還檔案。5.檔案銷毀對(duì)已過(guò)保管期限或無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案崗位人員提出銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)檔案銷毀清單。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案崗位人員會(huì)同相關(guān)部門人員進(jìn)行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。（四）行政管理流程1.辦公用品管理行政崗位定期統(tǒng)計(jì)辦公用品庫(kù)存情況，根據(jù)實(shí)際需求制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)工作，選擇合格的供應(yīng)商，確保辦公用品質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。對(duì)采購(gòu)的辦公用品進(jìn)行驗(yàn)收、入庫(kù)，并做好登記。定期發(fā)放辦公用品，建立辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬，記錄領(lǐng)用部門、人員、數(shù)量等信息。2.辦公設(shè)備管理建立辦公設(shè)備臺(tái)賬，詳細(xì)記錄辦公設(shè)備的型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、使用部門等信息。定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對(duì)于出現(xiàn)故障的辦公設(shè)備，及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。根據(jù)公司發(fā)展需要，合理安排辦公設(shè)備的更新和添置。3.車輛管理制定車輛使用管理制度，規(guī)范車輛使用流程。負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度和安排，優(yōu)先保障公司領(lǐng)導(dǎo)及重要公務(wù)用車。定期對(duì)車輛進(jìn)行檢查、保養(yǎng)和維修，確保車輛安全性能良好。做好車輛油耗、維修費(fèi)用等統(tǒng)計(jì)工作，控制車輛使用成本。駕駛員應(yīng)遵守交通規(guī)則和公司車輛使用規(guī)定，安全駕駛，文明行車。四、工作紀(jì)律與考核（一）工作紀(jì)律1.遵守公司作息時(shí)間，按時(shí)上下班，不得遲到、早退。如需請(qǐng)假，應(yīng)按照公司請(qǐng)假制度辦理請(qǐng)假手續(xù)。2.工作時(shí)間內(nèi)不得擅自離崗、串崗，不得從事與工作無(wú)關(guān)的事情。3.嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)公司機(jī)密文件、信息等予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。4.對(duì)待工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極主動(dòng)，不得推諉、扯皮，不得敷衍了事。5.遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，服從公司工作安排，不得頂撞上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。6.注重言行舉止，維護(hù)公司形象，不得在公司內(nèi)爭(zhēng)吵、打鬧、吸煙等。（二）考核制度1.總經(jīng)辦定期對(duì)工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、工作能力等方面。2.考核方式