學(xué)校文科室管理制度

學(xué)校文科室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校文科室管理，提高文科室工作效率和服務(wù)質(zhì)量，確保學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校文科室全體工作人員。（三）基本原則1.高效原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作及時(shí)、準(zhǔn)確完成。2.規(guī)范原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范工作行為。3.服務(wù)原則：樹立服務(wù)意識，為學(xué)校各部門和全體師生提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、崗位職責(zé)（一）文科室主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)文科室的日常管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.組織文科室工作人員學(xué)習(xí)政治理論、業(yè)務(wù)知識和規(guī)章制度，不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)。3.負(fù)責(zé)學(xué)校文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作，確保文件資料的安全和完整。4.協(xié)調(diào)文科室與學(xué)校各部門之間的工作關(guān)系，及時(shí)傳達(dá)學(xué)校的工作部署和要求，反饋工作進(jìn)展情況。5.審核學(xué)校各類文件、文稿，提出修改意見，確保文件質(zhì)量。6.組織安排學(xué)校各類會(huì)議、活動(dòng)的籌備和服務(wù)工作，做好會(huì)議記錄和紀(jì)要整理。7.負(fù)責(zé)學(xué)校印章的管理和使用，嚴(yán)格按照規(guī)定程序?qū)徟糜　?.完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。（二）文件收發(fā)員職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)校文件、資料的收發(fā)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地登記文件的名稱、文號、來源、份數(shù)、日期等信息。2.對收到的文件進(jìn)行分類、編號，按照規(guī)定的程序進(jìn)行傳閱，并跟蹤文件的傳閱情況，確保文件及時(shí)傳達(dá)到相關(guān)人員手中。3.負(fù)責(zé)文件的回收、整理和歸檔工作，將辦理完畢的文件按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放，便于查閱和保管。4.做好文件收發(fā)記錄，定期對文件收發(fā)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為文科室工作提供數(shù)據(jù)支持。5.協(xié)助文科室主任做好其他相關(guān)工作。（三）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，建立健全檔案管理制度。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對學(xué)校各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和排列，確保檔案存放有序。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和清理，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保檔案的安全和完整。4.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案資料查詢服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新，及時(shí)錄入和整理檔案信息，提高檔案管理的信息化水平。6.協(xié)助文科室主任做好其他相關(guān)工作。（四）文印員職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)校各類文件、資料的打印、復(fù)印、裝訂等工作，確保文印質(zhì)量。2.嚴(yán)格遵守文印操作規(guī)程，愛護(hù)文印設(shè)備，定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.對文印材料進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，做好文印耗材的管理和使用工作，降低文印成本。4.按照規(guī)定的格式和要求排版文件，提高文件的美觀度和規(guī)范性。5.協(xié)助文科室主任做好其他相關(guān)工作。（五）信息管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)校信息系統(tǒng)的管理和維護(hù)，確保信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。2.及時(shí)更新學(xué)校網(wǎng)站的內(nèi)容，發(fā)布學(xué)校工作動(dòng)態(tài)、通知公告等信息，提高學(xué)校信息的透明度。3.負(fù)責(zé)學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用，培訓(xùn)相關(guān)人員使用辦公自動(dòng)化軟件，提高工作效率。4.收集、整理和分析學(xué)校各類信息數(shù)據(jù)，為學(xué)校決策提供數(shù)據(jù)支持和信息服務(wù)。5.協(xié)助文科室主任做好其他相關(guān)工作。三、工作流程（一）文件收發(fā)流程1.外部文件由收發(fā)員簽收后，進(jìn)行登記、編號，填寫《文件傳閱單》，送文科室主任審核。2.文科室主任審核后，根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定傳閱范圍，交相關(guān)人員傳閱。3.傳閱人員在《文件傳閱單》上簽字，注明傳閱日期，將文件退回收發(fā)員。4.收發(fā)員對傳閱完畢的文件進(jìn)行回收、整理，按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔。5.內(nèi)部文件由各部門起草后，送文科室審核，文科室審核通過后，按照發(fā)文程序進(jìn)行編號、打印、蓋章，分發(fā)至相關(guān)部門。（二）檔案管理流程1.各部門在工作中形成的文件、資料，按照檔案管理要求進(jìn)行整理后，定期移交檔案管理員。2.檔案管理員對移交的檔案進(jìn)行審核、分類、編號，按照檔案存放順序進(jìn)行排列上架。3.檔案管理員定期對檔案進(jìn)行檢查和清理，對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的安全和完整。4.因工作需要查閱檔案的人員，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理員處查閱。5.查閱檔案時(shí)，檔案管理員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。查閱完畢后，檔案管理員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位。（三）文印工作流程1.各部門需要打印、復(fù)印文件的，填寫《文印申請表》，注明文件內(nèi)容、份數(shù)、格式要求等信息，送文印員。2.文印員根據(jù)《文印申請表》的要求，進(jìn)行排版、打印、復(fù)印、裝訂等工作。3.文印完成后，文印員通知申請部門領(lǐng)取文件，并在《文印申請表》上簽字確認(rèn)。4.文印員定期對文印設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，檢查設(shè)備運(yùn)行情況，及時(shí)更換耗材，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（四）信息管理流程1.各部門需要發(fā)布信息的，填寫《信息發(fā)布申請表》，注明信息內(nèi)容、發(fā)布時(shí)間、發(fā)布范圍等信息，送信息管理員。2.信息管理員對《信息發(fā)布申請表》進(jìn)行審核，審核通過后，在學(xué)校網(wǎng)站或辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上發(fā)布信息。3.信息管理員定期對學(xué)校網(wǎng)站和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的信息進(jìn)行更新和維護(hù)，刪除過期信息，確保信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。4.信息管理員收集、整理和分析學(xué)校各類信息數(shù)據(jù)，形成信息報(bào)告，為學(xué)校決策提供數(shù)據(jù)支持和信息服務(wù)。四、工作規(guī)范（一）文件管理規(guī)范1.文件起草應(yīng)符合國家法律法規(guī)和學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度的要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.文件審核應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保文件質(zhì)量。審核內(nèi)容包括文件的合法性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性等。3.文件編號應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定的編號規(guī)則進(jìn)行，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。4.文件傳閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大或縮小傳閱范圍。傳閱人員應(yīng)及時(shí)閱讀文件，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件退回。5.文件歸檔應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放，確保檔案的安全和完整。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，編號清晰，裝訂整齊。（二）檔案管理規(guī)范1.檔案收集應(yīng)及時(shí)、全面，確保學(xué)校各項(xiàng)工作中形成的文件、資料都能及時(shí)歸檔。2.檔案整理應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，分類準(zhǔn)確，編號清晰，排列有序。3.檔案保管應(yīng)做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保檔案的安全和完整。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合要求。4.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理員處查閱。查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。5.檔案鑒定和銷毀應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，定期對檔案進(jìn)行鑒定，對失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。銷毀檔案應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理員和監(jiān)銷人員共同銷毀，并在銷毀清冊上簽字。（三）文印管理規(guī)范1.文印工作應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行，確保文印質(zhì)量。文印員應(yīng)熟練掌握文印設(shè)備的操作技能，定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.文印材料應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和要求排版，確保文件的美觀度和規(guī)范性。文印員應(yīng)認(rèn)真核對文件內(nèi)容，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、漏字等問題。3.文印耗材應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理和使用，降低文印成本。文印員應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)文印耗材的使用情況，及時(shí)申請采購。4.文印工作應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及學(xué)校機(jī)密的文件、資料應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。（四）信息管理規(guī)范1.信息發(fā)布應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。信息管理員應(yīng)認(rèn)真審核信息內(nèi)容，避免出現(xiàn)虛假信息、錯(cuò)誤信息等問題。2.信息管理應(yīng)做好信息安全工作，采取必要的安全措施，防止信息泄露、丟失等問題。信息管理員應(yīng)定期對信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保信息數(shù)據(jù)的安全。3.信息分析應(yīng)科學(xué)、客觀，為學(xué)校決策提供數(shù)據(jù)支持和信息服務(wù)。信息管理員應(yīng)收集、整理和分析學(xué)校各類信息數(shù)據(jù)，形成信息報(bào)告，及時(shí)反饋給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。五、保密制度（一）保密范圍1.學(xué)校的各類文件、資料、檔案、數(shù)據(jù)等涉及學(xué)校機(jī)密的信息。2.學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的尚未公開的信息。3.學(xué)校與外部單位簽訂的保密協(xié)議中約定的保密信息。（二）保密措施1.加強(qiáng)對工作人員的保密教育，提高工作人員的保密意識。工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露學(xué)校機(jī)密信息。2.對涉及學(xué)校機(jī)密的文件、資料、檔案等應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格管理，設(shè)置專門的保密場所，配備必要的保密設(shè)備。3.對涉及學(xué)校機(jī)密的信息系統(tǒng)應(yīng)采取必要的安全措施，設(shè)置訪問權(quán)限，加密存儲(chǔ)，防止信息泄露。4.在對外交流、合作等活動(dòng)中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露學(xué)校機(jī)密信息。如需提供涉及學(xué)校機(jī)密的信息，應(yīng)經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。（三）保密責(zé)任1.文科室工作人員對所負(fù)責(zé)的工作范圍內(nèi)涉及的學(xué)校機(jī)密信息負(fù)有保密責(zé)任。2.因工作失誤或故意泄露學(xué)校機(jī)密信息的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、考核制度（一）考核原則1.客觀公正原則：考核應(yīng)根據(jù)工作人員的實(shí)際工作表現(xiàn)進(jìn)行，確保考核結(jié)果客觀、公正。2.全面考核原則：考核應(yīng)涵蓋工作人員的德、能、勤、績、廉等方面，全面評價(jià)工作人員的綜合素質(zhì)。3.激勵(lì)與約束相結(jié)合原則：考核結(jié)果應(yīng)與工作人員的薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤，激勵(lì)工作人員積極工作，同時(shí)對違反規(guī)定的工作人員進(jìn)行約束。（二）考核內(nèi)容1.德：主要考核工作人員的政治素質(zhì)、職業(yè)道德、工作作風(fēng)等方面。2.能：主要考核工作人員的業(yè)務(wù)能力、工作水平、創(chuàng)新能力等方面。3.勤：主要考核工作人員的工作態(tài)度、工作紀(jì)律、出勤情況等方面。4.績：主要考核工作人員的工作業(yè)績、工作效率、工作質(zhì)量等方面。5.廉：主要考核工作人員的廉潔自律情況，是否遵守廉潔從政的各項(xiàng)規(guī)定。（三）考核方式1.平時(shí)考核：由文科室主任根據(jù)工作人員的日常工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，每月進(jìn)行一次，考核結(jié)果作為年度考核的重要依據(jù)。2.年度考核：每年年底進(jìn)行一次，由學(xué)校組織考核小組對文科室工作人員進(jìn)行考核?？己诵〗M由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、文科室主任和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。年