學(xué)籍檔案查管理制度

學(xué)籍檔案查管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司學(xué)籍檔案的查詢管理工作，確保學(xué)籍檔案的安全與完整，保護(hù)員工隱私，同時(shí)滿足公司對(duì)員工信息的合理使用需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的學(xué)籍檔案查詢管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：學(xué)籍檔案查詢管理工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。2.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工學(xué)籍檔案信息的安全與隱私，防止信息泄露。3.必要性原則：查詢學(xué)籍檔案應(yīng)基于工作需要，且有明確的目的和合理的用途。4.審批原則：所有學(xué)籍檔案查詢必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程。二、學(xué)籍檔案的定義與范圍（一）定義學(xué)籍檔案是指員工在學(xué)習(xí)期間形成的，記錄其學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成績(jī)、獎(jiǎng)懲等情況的各類文件材料。（二）范圍1.小學(xué)、初中、高中階段的學(xué)籍檔案，包括入學(xué)登記表、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄等。2.中等職業(yè)學(xué)校、技工學(xué)校的學(xué)籍檔案，涵蓋招生錄取表、學(xué)習(xí)課程記錄、實(shí)習(xí)鑒定等。3.高等院校的學(xué)籍檔案，包含錄取通知書、學(xué)籍登記表、成績(jī)單、學(xué)位證書授予材料、畢業(yè)生登記表等。4.其他與學(xué)習(xí)經(jīng)歷相關(guān)的重要文件，如轉(zhuǎn)學(xué)證明、休學(xué)證明、復(fù)學(xué)證明等。三、學(xué)籍檔案的收集與整理（一）收集1.新員工入職時(shí)，人力資源部門應(yīng)要求員工提交個(gè)人學(xué)籍檔案相關(guān)材料，包括但不限于學(xué)歷證書、學(xué)位證書、成績(jī)單等復(fù)印件，并填寫《學(xué)籍檔案信息登記表》。2.對(duì)于已在職員工，如因工作需要補(bǔ)充或更新學(xué)籍檔案信息，人力資源部門應(yīng)及時(shí)通知員工提交相應(yīng)材料。（二）整理1.人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)收集到的學(xué)籍檔案材料進(jìn)行整理，按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類歸檔。2.建立學(xué)籍檔案電子臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每位員工的學(xué)籍檔案信息，包括檔案編號(hào)、姓名、性別、出生日期、學(xué)歷層次、畢業(yè)院校、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、檔案存放地點(diǎn)等，確保電子臺(tái)賬與紙質(zhì)檔案信息一致。3.對(duì)學(xué)籍檔案材料進(jìn)行掃描備份，形成電子檔案，存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并做好數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。四、學(xué)籍檔案的查詢權(quán)限與流程（一）查詢權(quán)限1.人力資源部門：人力資源部門工作人員因員工入職、轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)崗、離職等人力資源管理工作需要，可查詢員工的學(xué)籍檔案。負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行日常維護(hù)、更新和管理，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.用人部門：用人部門負(fù)責(zé)人因工作需要了解員工學(xué)習(xí)背景，輔助進(jìn)行崗位適配、績(jī)效考核等工作時(shí)，可向人力資源部門提出學(xué)籍檔案查詢申請(qǐng)。經(jīng)人力資源部門審批同意后，用人部門可在人力資源部門工作人員的陪同下查閱相關(guān)員工的學(xué)籍檔案。3.公司管理層：公司高層管理人員因戰(zhàn)略決策、人才發(fā)展規(guī)劃等全局性工作需要，可向人力資源部門提出學(xué)籍檔案查詢申請(qǐng)。經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意后，人力資源部門負(fù)責(zé)提供相關(guān)員工的學(xué)籍檔案信息摘要或詳細(xì)報(bào)告。4.其他特殊情況：如涉及法律糾紛、背景調(diào)查等特殊情況，需查詢員工學(xué)籍檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定和法律程序進(jìn)行審批。（二）查詢流程1.申請(qǐng)：因工作需要查詢學(xué)籍檔案的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《學(xué)籍檔案查詢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢時(shí)間范圍等信息。將申請(qǐng)表提交至本部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批：部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請(qǐng)表提交至人力資源部門。人力資源部門根據(jù)查詢權(quán)限進(jìn)行審批：對(duì)于人力資源部門自身查詢，由人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。用人部門查詢申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司管理層查詢申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人初審后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。特殊情況查詢申請(qǐng)，按照公司相關(guān)規(guī)定和法律程序進(jìn)行多級(jí)審批。3.查詢：審批通過后，人力資源部門安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查詢。查詢?nèi)藛T應(yīng)在指定地點(diǎn)，在人力資源部門工作人員的監(jiān)督下查閱學(xué)籍檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)印學(xué)籍檔案材料，應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記復(fù)印內(nèi)容、用途、復(fù)印日期等信息。4.反饋：查詢結(jié)束后，查詢?nèi)藛T應(yīng)及時(shí)將學(xué)籍檔案歸還人力資源部門，并在《學(xué)籍檔案查詢登記表》上簽字確認(rèn)查詢情況。人力資源部門對(duì)查詢過程中發(fā)現(xiàn)的問題或需要更新的信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理和記錄。五、學(xué)籍檔案的借閱管理（一）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱學(xué)籍檔案。如有特殊情況確需借閱的，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程。2.僅限公司內(nèi)部人員借閱，且借閱人員必須具備良好的保密意識(shí)和責(zé)任心。（二）借閱流程1.申請(qǐng)：借閱人填寫《學(xué)籍檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限、歸還時(shí)間等信息。將申請(qǐng)表提交至本部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批：部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請(qǐng)表提交至人力資源部門。人力資源部門根據(jù)借閱權(quán)限進(jìn)行審批：一般借閱申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要或涉及敏感信息的借閱申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人初審后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.借閱：審批通過后，人力資源部門將學(xué)籍檔案交予借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)，填寫《學(xué)籍檔案借閱登記表》，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。借閱人應(yīng)妥善保管所借學(xué)籍檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。4.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還學(xué)籍檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向人力資源部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。歸還時(shí)，人力資源部門應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損、無缺頁(yè)、無涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。借閱人歸還檔案后，人力資源部門在《學(xué)籍檔案借閱登記表》上注明歸還時(shí)間，并由借閱人簽字確認(rèn)。六、學(xué)籍檔案的保密與安全管理（一）保密措施1.接觸學(xué)籍檔案的工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)學(xué)籍檔案存放場(chǎng)所進(jìn)行嚴(yán)格管理，設(shè)置專門的檔案柜，確保檔案存放安全，并安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等。3.限制非授權(quán)人員進(jìn)入學(xué)籍檔案存放區(qū)域，如需進(jìn)入，必須經(jīng)過人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由專人陪同。4.在學(xué)籍檔案查詢、借閱過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如需對(duì)外提供檔案信息，必須經(jīng)過公司總經(jīng)理審批，并按照國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）安全管理1.定期對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案材料的完整性和可讀性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)或復(fù)制等措施。2.做好學(xué)籍檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材、防潮設(shè)備、防蟲藥品等。3.建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)涉及學(xué)籍檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行安全防護(hù)，安裝殺毒軟件、防火墻等，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞修復(fù)，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。七、學(xué)籍檔案的更新與維護(hù)（一）更新內(nèi)容1.員工學(xué)歷提升、學(xué)位獲取、培訓(xùn)經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況等信息發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提交相關(guān)證明材料，更新學(xué)籍檔案。2.如員工的學(xué)籍檔案存在錯(cuò)誤或遺漏信息，人力資源部門應(yīng)根據(jù)員工提供的有效證明材料進(jìn)行更正和補(bǔ)充。（二）更新流程1.員工提交學(xué)籍檔案更新申請(qǐng)及相關(guān)證明材料至人力資源部門。2.人力資源部門對(duì)提交的材料進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行相應(yīng)的更新，并在電子臺(tái)賬和紙質(zhì)檔案上同步記錄更新信息。3.如涉及重要信息更新，應(yīng)將更新情況告知相關(guān)部門和人員，確保信息的一致性和準(zhǔn)確性。（三）維護(hù)責(zé)任人力資源部門負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的日常維護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的整理規(guī)范、信息準(zhǔn)確。如因維護(hù)不當(dāng)導(dǎo)致檔案信息錯(cuò)誤或丟失，人力資源部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并及時(shí)采取措施進(jìn)行糾正和彌補(bǔ)。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查詢、借閱學(xué)籍檔案。2.泄露學(xué)籍檔案內(nèi)容，給員工造成不良影響或損失。3.在學(xué)籍檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換檔案材料。4.未按照規(guī)定流程進(jìn)行學(xué)籍檔案的收集、整理、查詢、借閱、更新等操作。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于違規(guī)行為造成一定影響或損失的，視情節(jié)