日常專柜采購管理制度VIP

日常專柜采購管理制度總則1.目的為規(guī)范公司日常專柜采購行為，加強(qiáng)采購管理，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保障公司利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及日常專柜采購的部門及人員。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公正性原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，杜絕不正當(dāng)交易。及時(shí)性原則：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，及時(shí)安排采購，確保專柜商品的供應(yīng)。采購組織與職責(zé)1.采購部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃，根據(jù)各部門需求及庫存情況，合理安排采購任務(wù)。尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的合作關(guān)系。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。跟進(jìn)采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。定期對(duì)采購工作進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)建議。人員配置采購經(jīng)理：全面負(fù)責(zé)采購部門的管理工作，制定采購策略，審核采購計(jì)劃和合同，協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系。采購專員：具體執(zhí)行采購任務(wù)，包括供應(yīng)商聯(lián)系、訂單下達(dá)、貨物驗(yàn)收等。2.需求部門職責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，及時(shí)、準(zhǔn)確地向采購部門提交采購申請(qǐng)，明確采購商品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購過程中的供應(yīng)商評(píng)估、樣品確認(rèn)等工作，提供專業(yè)意見。協(xié)助采購部門進(jìn)行到貨驗(yàn)收，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。人員配置需求部門負(fù)責(zé)人：審核本部門采購申請(qǐng)，協(xié)調(diào)與采購部門的溝通，監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況。需求專員：具體提出采購需求，跟進(jìn)采購進(jìn)度，反饋使用過程中的問題。采購流程1.采購申請(qǐng)需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和庫存情況，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購商品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨日期、用途等信息。《采購申請(qǐng)表》經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到《采購申請(qǐng)表》后，由采購經(jīng)理進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核采購需求的合理性、必要性以及預(yù)算情況。對(duì)于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，采購經(jīng)理審核后需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購部門方可開展采購工作。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購專員根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面，確定入圍供應(yīng)商名單。采購部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性、價(jià)格合理性、售后服務(wù)響應(yīng)速度等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，調(diào)整供應(yīng)商名單，淘汰不合格供應(yīng)商。4.采購談判與合同簽訂采購專員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就商品價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商。談判達(dá)成一致后，采購專員起草采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。采購合同經(jīng)采購經(jīng)理審核后，提交公司法律顧問審核，確保合同合法合規(guī)。合同審核通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。5.采購訂單下達(dá)采購專員根據(jù)采購合同，制作《采購訂單》，明確訂單編號(hào)、供應(yīng)商名稱、商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、交貨地點(diǎn)等信息。《采購訂單》經(jīng)采購經(jīng)理審核后，發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。6.采購訂單跟蹤與催貨采購專員定期跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時(shí)交貨，采購專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決辦法，并向采購經(jīng)理匯報(bào)。必要時(shí)，采取催貨措施，確保貨物按時(shí)到貨。7.到貨驗(yàn)收貨物到貨前，采購專員通知需求部門準(zhǔn)備驗(yàn)收工作。需求部門組織相關(guān)人員按照采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨商品進(jìn)行驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查商品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。驗(yàn)收合格后，需求部門填寫《驗(yàn)收單》，經(jīng)參與驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商退換貨等事宜，并將情況反饋給采購部門。8.付款結(jié)算采購部門根據(jù)驗(yàn)收合格的《驗(yàn)收單》及采購合同，辦理付款申請(qǐng)手續(xù)。付款申請(qǐng)經(jīng)采購經(jīng)理審核、財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照合同約定的付款方式進(jìn)行付款結(jié)算。采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門及其他相關(guān)部門，根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確各類采購項(xiàng)目的金額、時(shí)間安排等，確保采購活動(dòng)與公司預(yù)算相匹配。2.預(yù)算執(zhí)行采購部門嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得超預(yù)算采購。如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)部門對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期分析預(yù)算執(zhí)行差異原因，及時(shí)提出改進(jìn)建議。采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購部門定期對(duì)采購過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。例如，對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，可通過選擇多家供應(yīng)商、簽訂詳細(xì)的合同條款、收取履約保證金等方式降低風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)于市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，可采用套期保值、與供應(yīng)商協(xié)商價(jià)格調(diào)整機(jī)制等措施。建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況，提前采取應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)損失。采購監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。采購部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)部門的工作，提供相關(guān)資料和信息。2.外部審計(jì)公司根據(jù)需要，委托外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，確保采購工作合法合規(guī)、透明公正。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，采購部門應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況反饋給審計(jì)部門。采購人員行為規(guī)范1.職業(yè)道德采購人員應(yīng)遵守職業(yè)道德規(guī)范，誠實(shí)守信，廉潔奉公，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益。保守公司商業(yè)秘密，不得泄露采購信息及供應(yīng)商信息。2.工作紀(jì)律采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司考勤制度，按時(shí)上下班，不得無故曠工、遲到、早退。認(rèn)真履行工作職責(zé)，積極主動(dòng)完成采購任務(wù)，不得推諉