互聯(lián)網(wǎng)公司檔案管理制度

互聯(lián)網(wǎng)公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，涵蓋公司在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的各類檔案，包括但不限于文件、合同、人事檔案、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)檔案等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司的各項(xiàng)活動(dòng)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄露。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，便于檔案的查閱、檢索和使用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立公司檔案管理中心，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司各類檔案。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時(shí)移交公司檔案管理中心。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的日常收集和積累，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行分類整理和初步編目。3.定期將本部門檔案移交公司檔案管理中心，并辦理交接手續(xù)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事管理類：涵蓋員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動(dòng)合同等檔案。3.財(cái)務(wù)管理類：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類：有市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、銷售合同、客戶資料等。5.技術(shù)研發(fā)類：涉及技術(shù)方案、代碼、測(cè)試報(bào)告、專利申請(qǐng)等技術(shù)資料。6.項(xiàng)目管理類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。7.合同管理類：各類采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同等。8.法務(wù)合規(guī)類：法律文件、訴訟資料、合規(guī)審查報(bào)告等。9.企業(yè)文化類：公司宣傳資料、文化活動(dòng)記錄、榮譽(yù)證書(shū)等。10.其他類：不屬于上述分類的其他檔案。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“大類代碼+年份+順序號(hào)”的格式，確保每一份檔案都有唯一的編號(hào)。例如：“XZGL2023001”表示行政管理類2023年第1號(hào)檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司各部門及員工在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料均應(yīng)納入檔案收集范圍。（二）收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案，兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集整理，每季度末集中移交公司檔案管理中心。2.重大項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目檔案移交公司檔案管理中心。3.合同簽訂后，合同執(zhí)行部門應(yīng)在合同履行完畢或終止后半個(gè)月內(nèi)將合同檔案移交公司檔案管理中心。（三）整理要求1.分類準(zhǔn)確：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行詳細(xì)分類。2.排列有序：同類別檔案按時(shí)間順序或重要程度排列。3.編目清晰：編制檔案目錄，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂規(guī)范：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進(jìn)行修整和裝訂。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.兼職檔案員將整理好的檔案移交公司檔案管理中心。2.檔案管理中心接收人員對(duì)移交檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理交接手續(xù)。3.檔案管理人員按照編號(hào)順序?qū)n案上架存放。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、核心機(jī)密、歷史憑證等重要檔案，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議等。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為30年，主要包括公司一般性業(yè)務(wù)檔案、重要人事檔案等。3.短期保管：保管期限為10年，涵蓋一般性文件、臨時(shí)性項(xiàng)目檔案等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專門的檔案庫(kù)房進(jìn)行存放，配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。同時(shí)，建立電子檔案索引，便于檢索利用。（四）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確需進(jìn)入的，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理中心查閱。2.外部查閱：外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)憑單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理中心指定專人陪同查閱。涉及公司機(jī)密檔案的，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）查閱要求1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱時(shí)間、檔案名稱、查閱目的等信息。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。（三）利用反饋檔案利用后，檔案管理中心應(yīng)及時(shí)收集利用者的反饋意見(jiàn)，對(duì)檔案利用效果進(jìn)行評(píng)估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理中心定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀或繼續(xù)保管的意見(jiàn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理中心指定專人負(fù)責(zé)銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀方式和日期。（三）銷毀記錄檔案銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)永久保存。八、檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。（二）數(shù)據(jù)錄入對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的圖像和相關(guān)元數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）系統(tǒng)維護(hù)定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)