公司總經(jīng)辦日常管理制度

公司總經(jīng)辦日常管理制度一、總則（一）目的為加強公司總經(jīng)辦日常管理，提高工作效率，確保各項工作有序開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總經(jīng)辦全體成員。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)及公司各項規(guī)章制度。2.高效、準確、及時地完成各項工作任務。3.嚴格保守公司機密，維護公司利益。二、崗位職責（一）總經(jīng)辦主任1.全面負責總經(jīng)辦的日常管理工作，制定工作計劃并組織實施。2.協(xié)調(diào)公司各部門之間的工作關(guān)系，確保信息暢通。3.負責公司重要會議的組織、安排和記錄，跟進會議決議的執(zhí)行情況。4.審核公司重要文件、報告等，提出修改意見和建議。5.參與公司重大決策的討論和制定，提供相關(guān)支持和信息。6.負責與外部相關(guān)單位的溝通與協(xié)調(diào)，維護公司良好形象。（二）行政專員1.負責公司行政管理工作，包括辦公用品采購、辦公設備維護、環(huán)境衛(wèi)生管理等。2.協(xié)助組織公司各類會議、活動，做好會議通知、場地布置、物資準備等工作。3.負責公司文件、檔案的收發(fā)、登記、歸檔和保管工作。4.辦理公司員工的入職、離職、調(diào)動等手續(xù)，維護員工人事檔案的完整性。5.負責公司車輛的調(diào)度、使用管理和維護保養(yǎng)，確保車輛安全運行。6.協(xié)助處理公司對外接待工作，安排接待行程、準備接待資料等。（三）人力資源專員1.制定和完善公司人力資源管理制度，組織實施各項人力資源管理工作。2.負責公司員工招聘、培訓、績效考核、薪酬福利等工作的具體執(zhí)行。3.開展員工職業(yè)生涯規(guī)劃，提供職業(yè)發(fā)展指導和培訓機會。4.處理員工關(guān)系問題，維護良好的工作氛圍，促進員工滿意度提升。5.統(tǒng)計分析人力資源相關(guān)數(shù)據(jù)，為公司決策提供支持。6.協(xié)助總經(jīng)辦主任完成其他臨時性工作任務。（四）財務專員1.負責公司財務管理工作，制定財務預算、成本控制計劃并監(jiān)督執(zhí)行。2.審核公司各項費用報銷，確保費用支出合理合規(guī)。3.編制財務報表，定期進行財務分析，為公司決策提供財務依據(jù)。4.負責公司稅務申報、繳納等工作，合理避稅，降低稅務風險。5.管理公司資金，確保資金安全、合理使用，提高資金使用效率。6.協(xié)助總經(jīng)辦主任做好公司財務相關(guān)的其他工作。（五）法務專員1.負責公司法律事務管理，起草、審核公司各類合同、協(xié)議等法律文件。2.為公司經(jīng)營決策提供法律意見和建議，防范法律風險。3.處理公司涉法糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。4.開展法律培訓和宣傳工作，提高公司員工的法律意識。5.跟蹤法律法規(guī)政策變化，及時調(diào)整公司法律事務管理策略。6.協(xié)助總經(jīng)辦主任完成其他與法律相關(guān)的工作任務。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應符合公司政策和相關(guān)法律法規(guī)要求。起草人應確保文件格式規(guī)范、語言準確、邏輯清晰，并注明文件的緊急程度、密級等。2.文件審核文件起草完成后，提交至部門負責人進行初審，審核內(nèi)容包括文件的必要性、準確性、可行性等。初審通過后，文件交至總經(jīng)辦主任進行終審，終審通過后的文件方可印發(fā)。3.文件印發(fā)總經(jīng)辦根據(jù)終審意見對文件進行排版、編號、印發(fā)，并加蓋公司公章。文件印發(fā)后，總經(jīng)辦負責將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好簽收記錄。4.文件歸檔文件辦理完畢后，總經(jīng)辦應及時將文件原件及相關(guān)資料進行整理、歸檔，確保文件檔案的完整性和規(guī)范性。文件歸檔應按照檔案管理規(guī)定進行分類存放，便于查詢和使用。（二）會議管理1.會議計劃總經(jīng)辦定期制定公司月度會議計劃，明確會議的時間、地點、參會人員、會議主題等內(nèi)容。會議計劃應提前發(fā)布至各部門，以便參會人員做好準備。2.會議通知總經(jīng)辦根據(jù)會議計劃提前發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容應包括會議的基本信息、會議議程、需準備的資料等。會議通知應確保傳達至每一位參會人員，重要會議可采用多種方式進行通知，如郵件、短信、電話等。3.會議組織會議組織人員應提前到達會議現(xiàn)場，做好會議場地布置、設備調(diào)試、資料準備等工作。會議過程中，組織人員應做好會議記錄，記錄會議討論內(nèi)容、決議事項、責任人和完成時間等。4.會議紀要會議結(jié)束后，總經(jīng)辦應及時整理會議紀要，經(jīng)總經(jīng)辦主任審核后發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。會議紀要應準確反映會議主要內(nèi)容和決議事項，明確責任人和時間節(jié)點，確保會議精神得到有效落實。5.會議跟進總經(jīng)辦負責跟進會議決議的執(zhí)行情況，定期檢查各部門的執(zhí)行進度，并向總經(jīng)辦主任匯報。對于未按時完成的決議事項，總經(jīng)辦應及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門，查明原因，督促整改。（三）辦公用品管理1.需求申請各部門根據(jù)工作需要填寫辦公用品需求申請表，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。需求申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后提交至行政專員。2.采購審批行政專員對辦公用品需求申請表進行匯總整理，根據(jù)庫存情況制定采購計劃。采購計劃經(jīng)總經(jīng)辦主任審批后，由行政專員負責采購。3.采購執(zhí)行行政專員應選擇合格的供應商進行采購，確保辦公用品的質(zhì)量和價格合理。采購過程中，行政專員應嚴格按照公司采購流程進行操作，簽訂采購合同，索取發(fā)票等相關(guān)憑證。4.入庫管理辦公用品采購到貨后，行政專員應及時組織驗收，核對辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致。驗收合格的辦公用品應辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，登記入庫日期、供應商名稱、產(chǎn)品信息等內(nèi)容。5.領用發(fā)放各部門員工根據(jù)工作需要到行政專員處領用辦公用品，領用人員應在辦公用品領用登記表上簽字確認。行政專員應定期盤點辦公用品庫存，確保庫存數(shù)量準確，并根據(jù)庫存情況及時申請采購。（四）車輛管理1.車輛調(diào)度公司車輛由行政專員統(tǒng)一調(diào)度管理，各部門因工作需要使用車輛時，應提前填寫車輛使用申請表，注明用車時間、地點、事由等信息。行政專員根據(jù)車輛使用情況和工作緊急程度進行車輛調(diào)度安排，并及時通知用車部門和駕駛員。2.車輛使用駕駛員接到車輛調(diào)度通知后，應提前做好車輛檢查和清潔工作，確保車輛安全、整潔。駕駛員在車輛使用過程中應嚴格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，不得擅自改變行車路線或延長用車時間。用車部門應愛護車輛，保持車內(nèi)整潔，不得在車內(nèi)吸煙、亂扔垃圾等。3.車輛維護行政專員負責制定車輛維護保養(yǎng)計劃，定期安排車輛進行保養(yǎng)和維修。駕駛員應定期對車輛進行日常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告行政專員，以便及時安排維修。車輛維修應選擇正規(guī)的維修廠家，維修費用應按照公司規(guī)定進行審批和報銷。4.車輛費用管理車輛的加油費、過路費、停車費等費用由駕駛員先行墊付，定期到行政專員處報銷。行政專員應審核車輛費用報銷憑證，確保費用支出合理合規(guī)，并按照公司財務制度進行報銷。（五）人力資源管理1.招聘與錄用根據(jù)公司人力資源規(guī)劃和崗位需求，人力資源專員制定招聘計劃并發(fā)布招聘信息。對應聘人員進行篩選、面試、筆試等環(huán)節(jié)，確定擬錄用人員名單。擬錄用人員經(jīng)體檢合格后，辦理入職手續(xù)，簽訂勞動合同，發(fā)放工作證件等。2.培訓與發(fā)展人力資源專員根據(jù)公司培訓需求和員工發(fā)展規(guī)劃，制定年度培訓計劃。組織實施各類培訓課程，包括內(nèi)部培訓、外部培訓、在線學習等。建立員工培訓檔案，記錄員工培訓情況和考核結(jié)果，為員工職業(yè)發(fā)展提供參考。3.績效考核人力資源專員制定績效考核方案，明確考核指標、考核周期、考核方式等內(nèi)容。組織各部門開展績效考核工作，收集考核數(shù)據(jù)，進行統(tǒng)計分析。根據(jù)績效考核結(jié)果，兌現(xiàn)績效獎金，為員工晉升、調(diào)薪等提供依據(jù)。4.薪酬福利人力資源專員根據(jù)公司薪酬政策和市場行情，制定員工薪酬體系。每月按時核算員工工資、獎金、福利等，確保薪酬發(fā)放準確無誤。辦理員工社保、公積金等福利手續(xù)，維護員工合法權(quán)益。5.員工關(guān)系關(guān)注員工工作和生活狀況，及時處理員工提出的問題和訴求，維護良好的員工關(guān)系。組織開展員工活動，增強員工凝聚力和歸屬感。處理員工違紀行為，按照公司規(guī)定進行相應的處罰。（六）財務管理1.預算管理財務專員根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃和年度經(jīng)營目標，編制年度財務預算。財務預算經(jīng)公司管理層審核批準后，分解至各部門執(zhí)行。定期對財務預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出調(diào)整建議。2.費用報銷員工發(fā)生費用支出后，應按照公司費用報銷制度填寫費用報銷單，并附上相關(guān)發(fā)票、憑證等。費用報銷單經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至財務專員進行審核。財務專員審核費用報銷的真實性、合理性、合規(guī)性，審核通過后報總經(jīng)辦主任審批。審批通過的費用報銷單由財務專員辦理報銷手續(xù)，支付報銷款項。3.財務報表財務專員定期編制財務報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。財務報表應準確反映公司財務狀況和經(jīng)營成果，經(jīng)財務負責人審核后報總經(jīng)辦主任和公司管理層。根據(jù)財務報表進行財務分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持和建議。4.資金管理合理安排公司資金，確保資金安全、高效使用。定期對公司資金狀況進行盤點和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)資金風險并采取措施防范。辦理公司資金的收付業(yè)務，包括銀行存款、現(xiàn)金收支等，確保資金收付準確無誤。（七）法務管理1.合同管理法務專員負責起草、審核公司各類合同、協(xié)議等法律文件，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。對合同簽訂前的對方主體資格、信用狀況等進行審查，防范合同風險。參與合同談判，從法律角度提供專業(yè)意見和建議，維護公司利益。合同簽訂后，負責合同的歸檔管理，并跟蹤合同履行情況，及時處理合同糾紛。2.法律咨詢與建議為公司各部門提供日常法律咨詢服務，解答法律問題，提供法律意見和建議。關(guān)注法律法規(guī)政策變化，及時向公司管理層匯報，并提出應對措施和建議。參與公司重大決策的法律論證，為決策提供法律支持，防范法律風險。3.糾紛處理處理公司涉法糾紛，包括訴訟、仲裁、調(diào)解等法律程序。收集、整理相關(guān)證據(jù)材料，代表公司參與法律程序，維護公司合法權(quán)益。及時向公司管理層匯報糾紛處理進展情況，根據(jù)需要調(diào)整糾紛處理策略。4.法律培訓與宣傳組織開展公司內(nèi)部法律培訓，提高員工的法律意識和法律素養(yǎng)。定期發(fā)布法律資訊和案例分析，向員工宣傳法律法規(guī)政策，營造良好的法律氛圍。四、工作紀律與行為規(guī)范（一）考勤制度1.總經(jīng)辦成員應嚴格遵守公司考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.如需請假，應提前按照公司請假流程辦理請假手續(xù)，經(jīng)批準后方可休假。3.行政專員負責記錄總經(jīng)辦成員的考勤情況，每月進行統(tǒng)計匯總，并報總經(jīng)辦主任審核。（二）工作態(tài)度1.保持積極主動的工作態(tài)度，認真負責地完成各項工作任務。2.對待工作要嚴謹細致，注重工作質(zhì)量，確保工作無差錯。3.具有團隊合作精神，相互支持、協(xié)作，共同完成工作目標。（三）保密制度1.嚴格遵守公司保密制度，保守公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等。2.不得私自泄露公司機密文件、資料和信息，未經(jīng)批準不得將公司文件帶出公司。3.在工作中涉及公司機密事項時，應采取必要的保密措施，確保信息安全。（四）廉潔自律1.遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應商、客戶等的賄賂、回扣、禮品等。2.在工作中不得利用職務之便謀取私利，不得從事與公司利益相沖突的業(yè)務活動。3.保持清正廉潔的工作作風，維護公司良好形象。五、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.總經(jīng)辦