公司行政部各種管理制度

公司行政部各種管理制度一、總則（一）目的為加強公司行政部管理，提高工作效率，確保各項工作有序開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：各項制度符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.合理性原則：制度制定合理，充分考慮實際工作情況和員工需求。3.規(guī)范性原則：明確工作流程、標準和要求，確保工作規(guī)范統(tǒng)一。4.有效性原則：制度能夠有效執(zhí)行，達到預(yù)期管理效果。二、行政部組織架構(gòu)及職責(zé)（一）組織架構(gòu)行政部設(shè)部門經(jīng)理一名，副經(jīng)理一名，下設(shè)行政事務(wù)組、后勤保障組、檔案管理組等。（二）職責(zé)1.部門經(jīng)理職責(zé)全面負責(zé)行政部工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。協(xié)調(diào)行政部與其他部門的工作關(guān)系，確保行政工作的順利開展。負責(zé)行政部人員的管理和考核，提升團隊整體素質(zhì)。審核行政部各項費用支出，控制行政成本。參與公司重要決策，提供行政支持和建議。2.副經(jīng)理職責(zé)協(xié)助部門經(jīng)理開展工作，負責(zé)分管工作的具體組織和實施。負責(zé)行政事務(wù)組的日常管理，包括文件收發(fā)、會議組織、辦公用品采購等。監(jiān)督后勤保障組的工作，確保公司辦公環(huán)境良好、設(shè)施設(shè)備正常運行。協(xié)助部門經(jīng)理做好行政部與其他部門的溝通協(xié)調(diào)工作。3.行政事務(wù)組職責(zé)負責(zé)公司各類文件、通知、報告等的起草、審核、印發(fā)和歸檔。組織安排公司各類會議、活動，做好會議記錄和活動策劃。負責(zé)辦公用品、辦公設(shè)備的采購、管理和發(fā)放。辦理公司各類證照的申請、變更、年檢等手續(xù)。負責(zé)公司印章的管理和使用。4.后勤保障組職責(zé)負責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護，定期進行清潔消毒。管理公司辦公設(shè)施設(shè)備，定期進行檢查、維護和維修，確保正常使用。負責(zé)公司食堂、宿舍的管理，提供餐飲和住宿服務(wù)。做好公司車輛的調(diào)度、使用和維護管理。負責(zé)公司安全保衛(wèi)工作，制定安全制度，加強安全檢查，確保公司人員和財產(chǎn)安全。5.檔案管理組職責(zé)負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔和保管。建立檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。提供檔案查閱服務(wù)，確保檔案的安全和有效利用。三、行政事務(wù)管理制度（一）文件管理制度1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司政策和實際情況。文件起草應(yīng)語言規(guī)范、邏輯清晰、表述準確，注明起草部門、起草人及日期。2.文件審核部門負責(zé)人對起草的文件進行審核，重點審核文件內(nèi)容的準確性、完整性和合規(guī)性。涉及多個部門的文件，由相關(guān)部門共同審核。3.文件印發(fā)審核通過的文件由行政部統(tǒng)一編號、排版、印發(fā)。文件印發(fā)應(yīng)嚴格按照規(guī)定的格式和份數(shù)進行，確保文件質(zhì)量。4.文件歸檔文件印發(fā)后，行政部應(yīng)及時將文件原件及電子文檔進行歸檔，以便查閱和保存。歸檔文件應(yīng)分類存放，便于查找和管理。（二）會議管理制度1.會議計劃行政部每月初制定公司月度會議計劃，明確會議時間、地點、參會人員、會議主題等。會議計劃應(yīng)提前征求各部門意見，確保會議安排合理。2.會議組織行政部負責(zé)會議的組織工作，包括會議通知的發(fā)送、會議場地的布置、會議資料的準備等。會議組織應(yīng)提前做好各項準備工作，確保會議順利進行。3.會議記錄行政部安排專人負責(zé)會議記錄，記錄會議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等。會議記錄應(yīng)準確、完整，會后及時整理形成會議紀要。4.會議紀要會議紀要由行政部起草，經(jīng)部門經(jīng)理審核后印發(fā)給參會人員及相關(guān)部門。會議紀要應(yīng)明確會議決議事項、責(zé)任部門和完成時間，確保會議精神得到有效落實。（三）辦公用品管理制度1.采購計劃各部門每月底根據(jù)工作需要制定辦公用品采購計劃，報行政部匯總。行政部根據(jù)各部門采購計劃，結(jié)合庫存情況，制定公司月度辦公用品采購計劃。2.采購實施行政部按照采購計劃進行辦公用品的采購，選擇合格的供應(yīng)商，確保采購物品的質(zhì)量和價格合理。采購過程中應(yīng)嚴格遵守公司采購流程，簽訂采購合同，確保采購行為合法合規(guī)。3.入庫管理辦公用品采購到貨后，行政部倉庫管理人員應(yīng)及時進行驗收，核對物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等。驗收合格的辦公用品應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。4.發(fā)放管理各部門根據(jù)工作需要填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后到行政部倉庫領(lǐng)取。倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請表發(fā)放辦公用品，填寫出庫單，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息。5.庫存管理行政部倉庫管理人員應(yīng)定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。對于庫存積壓的辦公用品，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，合理調(diào)配使用或進行處理。（四）證照管理制度1.證照申請各部門根據(jù)工作需要提出證照申請，填寫申請表，注明申請證照的種類、用途、所需材料等。申請表經(jīng)部門負責(zé)人簽字后報行政部審核。2.證照辦理行政部負責(zé)證照申請材料的準備和提交，按照相關(guān)部門的要求辦理證照。辦理過程中應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，確保證照辦理順利進行。3.證照領(lǐng)取證照辦理完成后，行政部及時領(lǐng)取證照，并進行登記和保管。領(lǐng)取證照時應(yīng)核對證照信息，確保證照的真實性和有效性。4.證照使用各部門因工作需要使用證照時，應(yīng)填寫證照使用申請表，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后到行政部領(lǐng)取。使用完畢后應(yīng)及時歸還行政部，行政部做好使用記錄。5.證照年檢行政部負責(zé)定期提醒證照年檢時間，組織相關(guān)部門準備年檢材料，辦理年檢手續(xù)。確保公司各類證照按時年檢，避免因證照過期影響公司正常經(jīng)營。（五）印章管理制度1.印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。2.印章保管公章由行政部經(jīng)理保管，合同專用章由法務(wù)部門指定專人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部負責(zé)人保管，法人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全。3.印章使用印章使用應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定的審批流程進行，填寫印章使用申請表，注明使用事項、使用部門、使用人等信息。申請表經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，印章保管人員方可蓋章。4.印章登記印章保管人員應(yīng)建立印章使用登記簿，詳細記錄印章使用情況，包括使用時間、使用事項、批準人等信息。定期對印章使用登記簿進行核對，確保印章使用記錄準確無誤。5.印章廢止因公司機構(gòu)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要廢止印章時，行政部應(yīng)及時收回印章，并進行封存或銷毀。印章廢止后，應(yīng)在印章使用登記簿上注明廢止日期和原因。四、后勤保障管理制度（一）環(huán)境衛(wèi)生管理制度1.清潔標準辦公區(qū)域地面、桌面、門窗等應(yīng)保持清潔，無灰塵、無污漬。會議室、接待室等公共區(qū)域應(yīng)定期進行清潔消毒，確保環(huán)境整潔衛(wèi)生。2.清潔頻次辦公區(qū)域每天進行日常清潔，公共區(qū)域每周進行全面清潔。特殊時期或重要活動前，應(yīng)增加清潔頻次。3.清潔責(zé)任行政部負責(zé)安排專人負責(zé)公司環(huán)境衛(wèi)生清潔工作，明確各區(qū)域的清潔責(zé)任人。清潔責(zé)任人應(yīng)按照清潔標準和頻次進行清潔，確保工作質(zhì)量。（二）設(shè)施設(shè)備管理制度1.設(shè)備采購各部門根據(jù)工作需要提出設(shè)施設(shè)備采購申請，填寫申請表，注明設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。申請表經(jīng)部門負責(zé)人簽字后報行政部審核，行政部根據(jù)公司預(yù)算和實際情況進行采購。2.設(shè)備驗收設(shè)施設(shè)備采購到貨后，行政部組織相關(guān)部門進行驗收，核對設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等。驗收合格的設(shè)備應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.設(shè)備安裝調(diào)試行政部負責(zé)聯(lián)系專業(yè)人員對新采購的設(shè)施設(shè)備進行安裝調(diào)試，確保設(shè)備正常運行。安裝調(diào)試過程中應(yīng)做好記錄，包括設(shè)備型號、安裝時間、調(diào)試情況等。4.設(shè)備使用各部門使用設(shè)施設(shè)備時應(yīng)按照操作規(guī)程進行，不得違規(guī)操作。設(shè)備使用人員應(yīng)定期對設(shè)備進行維護保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告行政部。5.設(shè)備維護維修行政部定期組織對設(shè)施設(shè)備進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時安排維修。對于需要外修的設(shè)備，行政部應(yīng)選擇合格的維修單位進行維修，并做好維修記錄。6.設(shè)備報廢對于已無法正常使用或維修成本過高的設(shè)施設(shè)備，由使用部門提出報廢申請，填寫申請表，注明設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息。申請表經(jīng)部門負責(zé)人簽字、行政部審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準后進行報廢處理。（三）食堂管理制度1.食堂衛(wèi)生食堂應(yīng)保持環(huán)境衛(wèi)生整潔，食品加工區(qū)域應(yīng)符合衛(wèi)生標準。食堂工作人員應(yīng)持健康證上崗，定期進行體檢和培訓(xùn)。2.食品采購食堂食品采購應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保食品質(zhì)量安全。采購的食品應(yīng)索證索票，建立食品采購臺賬。3.食品加工食堂工作人員應(yīng)按照食品加工操作規(guī)程進行加工，確保食品熟透、衛(wèi)生。食品加工過程中應(yīng)嚴格遵守食品安全制度，防止食品污染和變質(zhì)。4.食品供應(yīng)食堂應(yīng)按時供應(yīng)飯菜，保證飯菜質(zhì)量和口味。合理搭配菜品，滿足員工不同的飲食需求。5.食堂管理行政部負責(zé)食堂的日常管理，監(jiān)督食堂工作人員的工作，聽取員工的意見和建議。定期對食堂進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保食堂管理規(guī)范、服務(wù)質(zhì)量良好。（四）宿舍管理制度1.宿舍入住公司為員工提供宿舍，員工如需入住，應(yīng)向行政部提出申請，填寫申請表，注明個人信息、入住時間等。申請表經(jīng)部門負責(zé)人簽字后報行政部審核，審核通過后安排入住。2.宿舍管理行政部負責(zé)宿舍的日常管理，制定宿舍管理制度，明確住宿人員的權(quán)利和義務(wù)。定期對宿舍進行檢查，確保宿舍安全、衛(wèi)生、整潔。3.宿舍設(shè)施設(shè)備行政部為宿舍配備必要的設(shè)施設(shè)備，如床、桌椅、衣柜等。住宿人員應(yīng)愛護宿舍設(shè)施設(shè)備，如有損壞應(yīng)及時報告行政部進行維修。4.宿舍安全住宿人員應(yīng)遵守宿舍安全規(guī)定，不得在宿舍內(nèi)使用大功率電器、私拉亂接電線等。注意防火防盜，確保個人財產(chǎn)安全。5.宿舍衛(wèi)生住宿人員應(yīng)保持宿舍衛(wèi)生整潔，定期打掃房間，整理個人物品。不得在宿舍內(nèi)亂扔垃圾，保持公共區(qū)域衛(wèi)生。（五）車輛管理制度1.車輛調(diào)度行政部負責(zé)公司車輛的調(diào)度管理，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。各部門如需使用車輛，應(yīng)提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由等信息。2.車輛使用車輛使用人員應(yīng)按照用車申請表上的時間、地點、事由使用車輛，不得擅自更改。使用車輛過程中應(yīng)遵守交通規(guī)則，確保行車安全。3.車輛維護行政部定期組織對車輛進行維護保養(yǎng)，確保車輛性能良好。車輛使用人員發(fā)現(xiàn)車輛故障應(yīng)及時報告行政部，由行政部安排維修。4.車輛安全車輛使用人員應(yīng)嚴格遵守車輛安全制度，不得疲勞駕駛、酒后駕駛等。定期對車輛進行安全檢查，確保車輛安全設(shè)施齊全有效。5.車輛費用管理行政部負責(zé)車輛費用的核算和報銷，包括燃油費、過路費、維修費等。車輛費用報銷應(yīng)嚴格按照公司財務(wù)制度進行，確保費用支出合理合規(guī)。五、檔案管理制度（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.檔案收集人員應(yīng)定期對本部門的文件、資料、合同等進行整理，及時移交行政部檔案管理組。（二）檔案整理1.檔案管理組收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標準進行整理。2.整理檔案時應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件，對文件進行編號、編目、裝訂等處理。（三）檔案歸檔1.整理