小區(qū)公共設(shè)施維修檔案管理規(guī)定?

小區(qū)公共設(shè)施維修檔案管理規(guī)定?

小區(qū)公共設(shè)施維修檔案管理規(guī)定一、總則1.目的：為加強(qiáng)本小區(qū)公共設(shè)施維修檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案信息，為小區(qū)公共設(shè)施的維護(hù)、管理及后續(xù)升級(jí)改造提供準(zhǔn)確依據(jù)，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于本小區(qū)內(nèi)所有公共設(shè)施維修檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等管理活動(dòng)。小區(qū)公共設(shè)施包括但不限于電梯、消防設(shè)施、給排水系統(tǒng)、供電系統(tǒng)、道路、綠化設(shè)施、健身器材等。3.管理原則：遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)完整、分類科學(xué)、便于利用的原則，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。二、管理職責(zé)檔案管理部門1.統(tǒng)籌規(guī)劃：負(fù)責(zé)制定和完善小區(qū)公共設(shè)施維修檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.收集歸檔：指導(dǎo)和監(jiān)督各相關(guān)部門及時(shí)收集公共設(shè)施維修過(guò)程中形成的各類文件資料，并進(jìn)行集中整理、歸檔。3.保管維護(hù)：負(fù)責(zé)檔案的安全保管，建立檔案保管庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。4.開(kāi)發(fā)利用：負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)實(shí)際需求提供檔案信息支持，促進(jìn)檔案資源的有效利用。維修部門1.資料收集：在公共設(shè)施維修過(guò)程中，負(fù)責(zé)及時(shí)收集與維修項(xiàng)目相關(guān)的各類文件資料，包括維修申請(qǐng)單、維修方案、維修記錄、更換零部件清單、維修發(fā)票等。2.初步整理：對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步整理，確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行分類。3.移交歸檔：在維修項(xiàng)目完成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的資料移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。其他相關(guān)部門1.配合協(xié)助：在各自職責(zé)范圍內(nèi)，配合檔案管理部門和維修部門開(kāi)展檔案管理工作，提供必要的信息和支持。2.信息反饋：及時(shí)向檔案管理部門反饋在公共設(shè)施使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及相關(guān)信息，以便補(bǔ)充和完善檔案內(nèi)容。三、檔案收集1.收集范圍-維修申請(qǐng)文件：包括業(yè)主或使用人提交的公共設(shè)施維修申請(qǐng)單，詳細(xì)記錄設(shè)施名稱、位置、故障描述、申請(qǐng)維修時(shí)間等信息。-維修方案資料：維修部門針對(duì)公共設(shè)施制定的維修方案，包括維修思路、技術(shù)措施、預(yù)計(jì)維修時(shí)間、維修人員安排等內(nèi)容。-維修過(guò)程記錄：維修過(guò)程中的各項(xiàng)記錄，如維修日期、維修人員、維修內(nèi)容、維修進(jìn)度、更換零部件的型號(hào)及數(shù)量等。-檢測(cè)與驗(yàn)收資料：公共設(shè)施維修后的檢測(cè)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，記錄設(shè)施維修后的運(yùn)行狀況、性能指標(biāo)等驗(yàn)收情況。-費(fèi)用相關(guān)資料：維修項(xiàng)目產(chǎn)生的費(fèi)用明細(xì)，包括維修發(fā)票、費(fèi)用報(bào)銷單、零部件采購(gòu)清單及價(jià)格等。-設(shè)備技術(shù)資料：公共設(shè)施的原始技術(shù)資料，如設(shè)備說(shuō)明書、圖紙、操作手冊(cè)等，若有更新或補(bǔ)充的技術(shù)資料也應(yīng)一并收集。-其他相關(guān)資料：與公共設(shè)施維修有關(guān)的其他資料，如維修過(guò)程中的照片、視頻、業(yè)主反饋意見(jiàn)等。2.收集時(shí)間-維修部門應(yīng)在每個(gè)維修項(xiàng)目完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將該項(xiàng)目的相關(guān)資料收集整理完畢，并移交檔案管理部門。-對(duì)于定期維護(hù)保養(yǎng)的公共設(shè)施，維護(hù)保養(yǎng)工作完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將維護(hù)保養(yǎng)記錄等資料移交檔案管理部門。3.收集要求-收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。-資料應(yīng)采用紙質(zhì)或電子格式，電子資料應(yīng)確保存儲(chǔ)格式規(guī)范、易于讀取，紙質(zhì)資料應(yīng)字跡清晰、頁(yè)面整潔。-對(duì)于重要資料或易損資料，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)和電子兩種版本，以保證資料的長(zhǎng)期保存和利用。四、檔案整理1.分類方法-按設(shè)施類別分類：將公共設(shè)施維修檔案按照不同的設(shè)施類別進(jìn)行劃分，如電梯檔案、消防設(shè)施檔案、給排水系統(tǒng)檔案、供電系統(tǒng)檔案等。每個(gè)設(shè)施類別下再根據(jù)具體的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行細(xì)分，如電梯檔案可進(jìn)一步分為不同電梯編號(hào)的檔案。-按時(shí)間順序分類：在每個(gè)設(shè)施類別下，按照維修時(shí)間的先后順序?qū)n案進(jìn)行排列，便于查詢和了解設(shè)施維修的歷史情況。-按文件類型分類：將同一維修項(xiàng)目的不同類型文件，如申請(qǐng)文件、方案資料、記錄資料等進(jìn)行分類整理，使檔案結(jié)構(gòu)更加清晰。2.編號(hào)規(guī)則-為便于管理和查找，對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用[設(shè)施類別代碼+年份+順序號(hào)]的形式。例如，電梯設(shè)施類別代碼為“DT”，2024年第10份電梯維修檔案編號(hào)為“DT2024010”。-設(shè)施類別代碼應(yīng)根據(jù)小區(qū)公共設(shè)施的實(shí)際情況進(jìn)行統(tǒng)一編制，并形成代碼表進(jìn)行公示和存檔。3.編目要求-編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、設(shè)施名稱、維修時(shí)間、文件名稱、文件日期、保管期限等信息。-目錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式，紙質(zhì)目錄應(yīng)打印清晰、裝訂成冊(cè)，電子目錄應(yīng)存儲(chǔ)在專門的檔案管理系統(tǒng)中，便于查詢和更新。五、檔案歸檔1.歸檔流程-維修部門將整理好的公共設(shè)施維修資料移交至檔案管理部門時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，清單內(nèi)容包括檔案編號(hào)、設(shè)施名稱、資料名稱、數(shù)量等信息。雙方核對(duì)無(wú)誤后，在清單上簽字確認(rèn)。-檔案管理部門接收資料后，按照既定的分類方法和編號(hào)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和編號(hào)，并將檔案錄入檔案管理系統(tǒng)。-將紙質(zhì)檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年份、起止編號(hào)等信息，然后按照分類順序存放在檔案庫(kù)房的相應(yīng)位置。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份。2.歸檔質(zhì)量要求-歸檔的檔案應(yīng)分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊。-檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行明確標(biāo)注，保管期限分為短期（[X]年）、中期（[X]年）和長(zhǎng)期（永久）。六、檔案保管1.庫(kù)房建設(shè)與管理-設(shè)立專門的檔案保管庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。-庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等。-定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查和清潔，確保庫(kù)房環(huán)境符合檔案保管要求。2.檔案存儲(chǔ)方式-紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒或檔案架上，按照分類和編號(hào)順序排列，便于查找和取用。-電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害或其他意外事件導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。3.檔案清查與盤點(diǎn)-檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，至少每[X]年進(jìn)行一次全面清查。-在清查和盤點(diǎn)過(guò)程中，核對(duì)檔案的實(shí)際數(shù)量與檔案管理系統(tǒng)中的記錄是否一致，檢查檔案的保管狀況是否良好，如有損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)記錄并查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。七、檔案利用1.查閱服務(wù)-公司內(nèi)部員工因工作需要查閱公共設(shè)施維修檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案編號(hào)或設(shè)施名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。-檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的查閱流程，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并在專門的查閱區(qū)域進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、撕毀等。-對(duì)于涉及業(yè)主隱私或商業(yè)機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)許可不得泄露檔案內(nèi)容。2.借閱服務(wù)-因特殊工作需要借閱公共設(shè)施維修檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。-檔案管理部門應(yīng)建立檔案借閱登記臺(tái)賬，記錄借閱人姓名、部門、檔案編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊情況需要延期借閱的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。-借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案信息提供-應(yīng)業(yè)主或相關(guān)部門的合理要求，在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，檔案管理部門可提供公共設(shè)施維修檔案中的部分信息，但應(yīng)進(jìn)行必要的審核和登記，確保信息提供的合法性和準(zhǔn)確性。-提供檔案信息時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行提供，不得泄露涉及公司機(jī)密和業(yè)主隱私的信息。八、檔案銷毀1.銷毀鑒定-檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組成由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加的鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。-鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、重要性、利用價(jià)值等因素，確定檔案是否需要銷毀，并形成鑒定報(bào)告。2.銷毀審批-對(duì)確定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，附上鑒定報(bào)告，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀方式-紙質(zhì)檔案的銷毀可采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。電子檔案的銷毀應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具，對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備上的數(shù)據(jù)進(jìn)行徹底清除。-在銷毀檔案過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀記錄》上簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制-公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公共設(shè)施維修檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理的規(guī)范性、檔案保管的安全性等。-檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)自查結(jié)果。2.考核標(biāo)準(zhǔn)-建立檔案管理工作考核制度，將檔案管理工作納入相關(guān)部門和人員的績(jī)效考核體系?？己酥笜?biāo)包括檔案收集的完整性、整理的規(guī)