物業(yè)工程設(shè)備采購審批制度?

物業(yè)工程設(shè)備采購審批制度?

物業(yè)工程設(shè)備采購審批制度一、總則1.目的：為加強本物業(yè)公司工程設(shè)備采購管理，規(guī)范采購審批流程，確保采購工作的科學(xué)性、合理性、合規(guī)性，保障工程設(shè)備及時、準確供應(yīng)，滿足小區(qū)物業(yè)管理與服務(wù)需求，同時有效控制采購成本，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于本物業(yè)公司為小區(qū)管理和維護所進行的各類工程設(shè)備采購審批活動。包括但不限于電梯設(shè)備、消防設(shè)備、給排水設(shè)備、供電設(shè)備、通風與空調(diào)設(shè)備等的采購。3.原則-合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保采購過程合法合規(guī)。-必要性原則：采購需求應(yīng)基于小區(qū)實際管理和服務(wù)需求，確保所采購的工程設(shè)備確屬必要，避免盲目采購。-性價比原則：在滿足質(zhì)量和使用要求的前提下，充分比較不同供應(yīng)商的產(chǎn)品價格、質(zhì)量、售后服務(wù)等因素，追求最佳性價比。-透明性原則：采購審批過程應(yīng)保持透明，確保相關(guān)信息在一定范圍內(nèi)公開，接受監(jiān)督。二、職責分工1.使用部門-提出采購需求：根據(jù)小區(qū)工程設(shè)備的實際運行狀況、維修保養(yǎng)需求及未來發(fā)展規(guī)劃，定期或不定期提出工程設(shè)備采購申請。詳細說明采購設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息。-參與供應(yīng)商選擇：參與對潛在供應(yīng)商的考察和評估，提供關(guān)于設(shè)備技術(shù)性能、使用要求等方面的專業(yè)意見。-負責設(shè)備驗收：在設(shè)備到貨后，按照合同要求和相關(guān)標準對采購的工程設(shè)備進行驗收，確保設(shè)備的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等符合要求。2.采購部門-制定采購計劃：根據(jù)使用部門提出的采購需求，結(jié)合公司資金狀況、庫存情況等因素，制定詳細的采購計劃。明確采購的時間節(jié)點、預(yù)算安排等內(nèi)容。-尋找供應(yīng)商：通過多種渠道尋找合適的供應(yīng)商，建立并維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面進行初步篩選和評估。-組織采購談判：與選定的供應(yīng)商就采購設(shè)備的價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款進行談判，爭取最有利的采購條件。-簽訂采購合同：根據(jù)談判結(jié)果，起草并與供應(yīng)商簽訂采購合同。確保合同條款清晰、明確，涵蓋雙方的權(quán)利和義務(wù)，保障公司利益。-跟蹤采購進度：在采購過程中，及時跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)和發(fā)貨進度，確保設(shè)備按時到貨。如出現(xiàn)問題，及時協(xié)調(diào)解決。3.財務(wù)部門-審核采購預(yù)算：對采購部門提交的采購計劃進行預(yù)算審核，評估采購項目的資金合理性和可行性。確保采購資金的安排符合公司財務(wù)預(yù)算規(guī)劃。-參與合同審核：對采購合同中的付款條款、財務(wù)風險等進行審核，提出專業(yè)意見。保障公司財務(wù)安全，避免潛在的財務(wù)風險。-支付貨款：根據(jù)采購合同和設(shè)備驗收情況，按照公司財務(wù)支付流程，及時辦理貨款支付手續(xù)。4.行政部門-審核采購申請：對使用部門提交的采購申請進行初步審核，檢查申請內(nèi)容的完整性、合理性。重點審核采購需求是否符合公司整體規(guī)劃和管理制度。-組織審批流程：協(xié)調(diào)采購申請在公司內(nèi)部各相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)之間的流轉(zhuǎn)審批，確保審批流程的順暢和高效。-存檔管理：負責采購相關(guān)文件、合同、審批記錄等資料的整理、歸檔和保管工作。便于日后查閱和審計。5.技術(shù)部門（如有）-提供技術(shù)支持：為采購活動提供技術(shù)咨詢和支持，對采購設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、性能指標等進行審核和把關(guān)。確保所采購的工程設(shè)備在技術(shù)上先進、可靠、適用。-參與驗收：協(xié)助使用部門進行設(shè)備驗收，對設(shè)備的技術(shù)性能進行檢測和評估，提供專業(yè)的驗收意見。三、采購審批流程1.采購申請?zhí)岢?使用部門根據(jù)小區(qū)工程設(shè)備實際需求，填寫《工程設(shè)備采購申請表》。詳細填寫設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購原因、預(yù)計使用時間等信息，并附上相關(guān)的需求說明文件，如設(shè)備損壞報告、維修保養(yǎng)計劃、小區(qū)規(guī)劃文件等。-申請表由使用部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。2.行政部門初審-行政部門收到采購申請表后，對申請表的填寫完整性、規(guī)范性進行檢查。審核采購需求是否符合公司整體發(fā)展規(guī)劃和小區(qū)實際管理需求，是否存在重復(fù)采購或不合理采購的情況。-如申請表填寫不完整或存在問題，行政部門應(yīng)及時與使用部門溝通，要求其補充或修改相關(guān)信息。初審?fù)ㄟ^后，行政部門將申請表提交至采購部門。3.采購部門制定采購計劃與詢價-采購部門收到經(jīng)行政部門初審后的申請表后，結(jié)合公司庫存情況和資金狀況，制定詳細的采購計劃。明確采購的時間節(jié)點、采購方式（如公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購等）、預(yù)算安排等內(nèi)容。-采購人員通過多種渠道尋找合適的供應(yīng)商，向至少三家潛在供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商提供設(shè)備的詳細報價、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量保證期限、售后服務(wù)承諾等信息。-采購部門對供應(yīng)商的報價和相關(guān)資料進行初步分析和比較，篩選出符合要求的供應(yīng)商名單，形成《供應(yīng)商報價分析表》，連同采購計劃一并提交至財務(wù)部門和技術(shù)部門（如有）。4.財務(wù)部門預(yù)算審核與技術(shù)部門技術(shù)審核（如有）-財務(wù)部門對采購計劃中的預(yù)算金額進行審核，評估采購項目的資金合理性和可行性。審核采購資金是否在公司年度財務(wù)預(yù)算范圍內(nèi)，是否存在資金風險。結(jié)合供應(yīng)商報價，對采購成本進行分析和評估，提出關(guān)于預(yù)算調(diào)整或控制的建議。-技術(shù)部門（如有）對采購設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、性能指標等進行審核，確保所采購的設(shè)備在技術(shù)上符合小區(qū)工程管理和服務(wù)的要求。檢查供應(yīng)商提供的技術(shù)資料是否完整、準確，對技術(shù)方案的可行性提出專業(yè)意見。-財務(wù)部門和技術(shù)部門（如有）在完成審核后，在相關(guān)文件上簽署審核意見，并將資料返回至采購部門。5.供應(yīng)商選擇與談判-采購部門根據(jù)財務(wù)部門和技術(shù)部門（如有）的審核意見，結(jié)合供應(yīng)商的綜合實力、信譽、報價、售后服務(wù)等因素，從篩選出的供應(yīng)商名單中確定最終的供應(yīng)商。-采購人員與選定的供應(yīng)商就采購設(shè)備的價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款進行談判。談判過程應(yīng)形成詳細的記錄，包括談判時間、地點、參與人員、談判內(nèi)容及達成的初步共識等。-根據(jù)談判結(jié)果，采購部門起草采購合同，合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨方式、交貨地點、驗收標準、付款方式、質(zhì)量保證期限、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購合同草案提交至行政部門進行合同審核。6.合同審核與審批-行政部門對采購合同草案進行審核，重點檢查合同條款的合法性、完整性、準確性。審核合同是否符合公司的合同管理制度，是否存在法律風險和漏洞。-行政部門組織財務(wù)部門、技術(shù)部門（如有）、法務(wù)部門（如有）等相關(guān)部門對合同進行聯(lián)合審核。各部門根據(jù)自身職責對合同條款提出審核意見，采購部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善。-修改后的合同依次提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理進行審批。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認真審查合同內(nèi)容，確保合同符合公司利益和采購要求。審批通過后，領(lǐng)導(dǎo)在合同上簽署審批意見并簽字確認。7.合同簽訂與執(zhí)行-采購部門根據(jù)審批通過的合同，與供應(yīng)商正式簽訂采購合同。合同簽訂后，采購部門將合同副本分發(fā)給使用部門、財務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作。-采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，了解設(shè)備的生產(chǎn)進度、發(fā)貨安排等信息。如出現(xiàn)供應(yīng)商未能按照合同約定履行義務(wù)的情況，采購部門應(yīng)及時采取措施，如督促供應(yīng)商整改、追究違約責任等，確保采購任務(wù)順利完成。8.設(shè)備驗收與付款-設(shè)備到貨前，采購部門應(yīng)及時通知使用部門和技術(shù)部門（如有）做好驗收準備工作。設(shè)備到貨時，使用部門、技術(shù)部門（如有）、采購部門等相關(guān)人員共同按照合同要求和相關(guān)標準對設(shè)備進行驗收。-驗收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能等方面。驗收人員應(yīng)填寫《工程設(shè)備驗收報告》，詳細記錄驗收情況。如驗收發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或更換設(shè)備。-驗收合格后，采購部門將《工程設(shè)備驗收報告》、發(fā)票等相關(guān)資料提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門審核無誤后，按照公司財務(wù)支付流程辦理貨款支付手續(xù)。四、特殊情況處理1.緊急采購-因小區(qū)突發(fā)工程設(shè)備故障、安全事故等緊急情況，需要立即采購工程設(shè)備的，使用部門可啟動緊急采購程序。填寫《緊急工程設(shè)備采購申請表》，說明緊急采購的原因、設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計金額等信息，并經(jīng)部門負責人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認。-行政部門收到緊急采購申請表后，優(yōu)先處理，直接提交至采購部門。采購部門應(yīng)立即尋找合適的供應(yīng)商進行采購，在保證設(shè)備質(zhì)量和滿足緊急需求的前提下，盡量降低采購成本。-緊急采購?fù)瓿珊?，采購部門應(yīng)在一周內(nèi)補齊相關(guān)審批手續(xù)和采購資料，按照正常采購流程進行歸檔管理。2.采購變更-在采購合同簽訂后，如因小區(qū)規(guī)劃調(diào)整、工程變更等原因需要對采購設(shè)備的規(guī)格、數(shù)量、交貨期等內(nèi)容進行變更的，由使用部門提出《工程設(shè)備采購變更申請》，說明變更的原因、具體變更內(nèi)容等信息，并附上相關(guān)的證明文件。-變更申請經(jīng)行政部門初審后，提交至采購部門。采購部門與供應(yīng)商協(xié)商變更事宜，如供應(yīng)商同意變更，雙方簽訂采購合同變更協(xié)議。變更協(xié)議經(jīng)相關(guān)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。-采購部門負責跟蹤采購變更的執(zhí)行情況，確保變更后的采購任務(wù)順利完成。同時，將變更情況及時通知相關(guān)部門，做好相應(yīng)的調(diào)整工作。五、監(jiān)督與評估1.內(nèi)部監(jiān)督-公司內(nèi)部審計部門定期對工程設(shè)備采購審批制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督。檢查采購流程是否符合制度規(guī)定，審批手續(xù)是否完備，采購合同的簽訂和執(zhí)行是否規(guī)范，采購資金的使用是否合理等。-行政部門負責對采購過程中的文件和記錄進行檢查和監(jiān)督，確保采購資料的完整性和準確性。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促相關(guān)部門進行整改。-各部門之間應(yīng)相互監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)其他部門在采購審批過程中存在違規(guī)行為或不當操作，應(yīng)及時向行政部門或公司領(lǐng)導(dǎo)報告。2.供應(yīng)商評估-采購部門定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、暫停合作或終止合作等處理。-建立供應(yīng)商投訴處理機制，接受供應(yīng)商的投訴和建議。對于供應(yīng)商反映的問題，及時進行調(diào)查和處理，維護良好的合作關(guān)系。3.制度評估與改進-行政部門會同相關(guān)部門定期對工程設(shè)備采購審批制度進行評估，收集各部門在制度執(zhí)行過程中的意見和建議。根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求以及外部環(huán)境的變化，對制度進行修訂和完善，確保制度的科學(xué)性、合理性和有效性。六、罰則1.對員工違規(guī)行為的處罰-如員工在工程設(shè)備采購審批過程中存在以下違規(guī)行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：-未按照本制度規(guī)定的流程和要求提出采購申請、填寫相關(guān)表格或提供虛假信息的，給予警告處分，并責令其限期改正；造成公司損失的，除賠償損失外，給予記過或降職處分。-采購人員在尋找供應(yīng)商、談判、簽訂合同等過程中，與供應(yīng)商串通謀取私利，或接受供應(yīng)商賄賂、回扣等不正當利益的，一經(jīng)查實，立即解除勞動合同，并依法追究法律責任。-相關(guān)部門人員在審核、審批過程中，敷衍了事、故意刁難或濫用職權(quán)，導(dǎo)致采購工作延誤或出現(xiàn)失誤的，給予警告或記過處分；情節(jié)嚴重的，給予降職或撤職處分。-驗收人員在設(shè)備驗收過程中，弄虛作假、不認真履行職責，導(dǎo)致不合格設(shè)備入庫或投入使用的，給予警告或記過處分；造成公司重大損失的，給予降職、撤職處分，并依法追究法律責任。2.對部