企業(yè)合同授權(quán)管理制度

企業(yè)合同授權(quán)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司合同授權(quán)行為，加強(qiáng)合同管理，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在對外簽訂、履行合同過程中涉及的授權(quán)管理活動。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：合同授權(quán)行為必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.權(quán)責(zé)明確原則：明確授權(quán)人與被授權(quán)人的權(quán)利和義務(wù)，避免職責(zé)不清。3.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：有效控制合同風(fēng)險(xiǎn)，確保公司利益不受損害。二、授權(quán)管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）授權(quán)管理委員會公司設(shè)立授權(quán)管理委員會，由公司高層管理人員組成，負(fù)責(zé)審議和決策重大合同授權(quán)事項(xiàng)。其主要職責(zé)包括：1.制定和修訂合同授權(quán)管理制度。2.審批超出一定金額或重要性程度的合同授權(quán)申請。3.監(jiān)督合同授權(quán)管理制度的執(zhí)行情況。（二）法務(wù)部門法務(wù)部門作為合同授權(quán)管理的專業(yè)支持部門，負(fù)責(zé)：1.審核合同文本的合法性、合規(guī)性。2.對合同授權(quán)事項(xiàng)提供法律意見。3.參與重大合同授權(quán)事項(xiàng)的談判和決策。（三）業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)部門是合同的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)提出合同授權(quán)申請，并對合同的履行情況負(fù)責(zé)。其職責(zé)包括：1.識別業(yè)務(wù)活動中的合同需求，填寫合同授權(quán)申請表。2.按照授權(quán)范圍簽訂和履行合同。3.及時(shí)向公司反饋合同履行過程中的問題。（四）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付，確保資金安全。其職責(zé)包括：1.審核合同中的付款方式、結(jié)算周期等財(cái)務(wù)條款。2.跟蹤合同款項(xiàng)的到賬情況，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通。3.對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析。三、授權(quán)分類及權(quán)限（一）常規(guī)合同授權(quán)1.對于日常經(jīng)營活動中金額較小、風(fēng)險(xiǎn)較低的常規(guī)合同，如一般性采購合同、服務(wù)合同等，可授予業(yè)務(wù)部門一定的常規(guī)合同授權(quán)額度。2.常規(guī)合同授權(quán)額度根據(jù)業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)規(guī)模和風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行設(shè)定，業(yè)務(wù)部門在授權(quán)額度內(nèi)可自行簽訂合同，但需按照規(guī)定流程進(jìn)行審批和備案。（二）特殊合同授權(quán)1.特殊合同是指金額較大、涉及重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)、法律關(guān)系復(fù)雜或風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，如重大投資合同、戰(zhàn)略合作合同、涉外合同等。2.特殊合同授權(quán)需經(jīng)授權(quán)管理委員會審批，審批通過后由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽署。在審批過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提交詳細(xì)的合同草案、可行性分析報(bào)告、法律意見書等相關(guān)資料。（三）臨時(shí)合同授權(quán)1.因業(yè)務(wù)緊急或特殊情況，無法按照常規(guī)流程進(jìn)行合同授權(quán)時(shí)，可申請臨時(shí)合同授權(quán)。2.臨時(shí)合同授權(quán)申請應(yīng)說明緊急情況及合同的必要性，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。臨時(shí)合同授權(quán)有效期一般不超過[X]個(gè)工作日，到期后如需繼續(xù)執(zhí)行，應(yīng)重新辦理授權(quán)手續(xù)。四、授權(quán)申請與審批流程（一）授權(quán)申請業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫合同授權(quán)申請表，詳細(xì)說明合同的基本情況、授權(quán)事項(xiàng)、授權(quán)期限等內(nèi)容，并附上相關(guān)合同草案或合作意向書。（二）部門初審業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對合同授權(quán)申請進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核合同的必要性、業(yè)務(wù)合理性、風(fēng)險(xiǎn)評估等方面，簽署初審意見后提交法務(wù)部門。（三）法務(wù)審核法務(wù)部門對合同文本的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，對合同條款進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，提出法律意見。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通修改。審核通過后，法務(wù)部門在申請表上簽署意見。（四）財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門對合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保付款方式、結(jié)算周期等符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定，審核通過后簽署意見。（五）高層審批1.對于常規(guī)合同授權(quán)，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對于特殊合同授權(quán)，在完成上述審核后，提交授權(quán)管理委員會審議，經(jīng)授權(quán)管理委員會批準(zhǔn)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽署授權(quán)文件。（六）授權(quán)文件出具審批通過后，由公司綜合管理部門根據(jù)審批意見出具授權(quán)文件，明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限、授權(quán)人等內(nèi)容。授權(quán)文件應(yīng)加蓋公司公章，并由專人負(fù)責(zé)保管和發(fā)放。五、被授權(quán)人的職責(zé)與義務(wù)（一）忠實(shí)履行職責(zé)被授權(quán)人應(yīng)嚴(yán)格按照授權(quán)范圍和授權(quán)期限行使權(quán)利，忠實(shí)履行職責(zé)，維護(hù)公司利益。（二）遵守法律法規(guī)在簽訂和履行合同過程中，被授權(quán)人必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保合同合法有效。（三）及時(shí)匯報(bào)被授權(quán)人應(yīng)及時(shí)向公司匯報(bào)合同履行情況，如出現(xiàn)重大問題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)立即采取措施并向公司報(bào)告。（四）妥善保管文件被授權(quán)人應(yīng)妥善保管與合同授權(quán)相關(guān)的文件、資料，不得擅自銷毀或泄露公司商業(yè)秘密。（五）不得轉(zhuǎn)授權(quán)未經(jīng)公司書面同意，被授權(quán)人不得將授權(quán)事項(xiàng)轉(zhuǎn)委托給他人。六、授權(quán)的變更與終止（一）授權(quán)變更1.在授權(quán)期限內(nèi)，如因業(yè)務(wù)調(diào)整、合同內(nèi)容變更等原因需要變更授權(quán)事項(xiàng)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)重新填寫合同授權(quán)申請表，按照授權(quán)申請與審批流程辦理變更手續(xù)。2.授權(quán)變更經(jīng)審批通過后，公司應(yīng)及時(shí)出具新的授權(quán)文件，并收回原授權(quán)文件。（二）授權(quán)終止1.授權(quán)期限屆滿，授權(quán)自動終止。如需繼續(xù)簽訂合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)重新申請授權(quán)。2.合同履行完畢、提前解除或終止、授權(quán)事項(xiàng)完成等情況下，授權(quán)也應(yīng)終止。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司提交授權(quán)終止報(bào)告，交回授權(quán)文件。3.如被授權(quán)人出現(xiàn)違反法律法規(guī)、公司規(guī)定或不履行職責(zé)等情況，公司有權(quán)提前終止授權(quán)，并追究其相應(yīng)責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查公司定期對合同授權(quán)管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括授權(quán)申請與審批流程的合規(guī)性、授權(quán)文件的管理、合同履行情況等。（二）專項(xiàng)檢查針對重大合同、重點(diǎn)業(yè)務(wù)領(lǐng)域或出現(xiàn)問題較多的部門，開展專項(xiàng)檢查，深入分析合同授權(quán)管理中存在的問題，提出改進(jìn)措施。（三）違規(guī)處理對于違反合同授權(quán)管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除授權(quán)、追究法律責(zé)任等。對因違規(guī)行為給公司造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。八、合同檔案管理（一）檔案收集業(yè)務(wù)部門在合同簽訂、履行過程中，應(yīng)及時(shí)收集整理相關(guān)文件資料，包括合同文本、授權(quán)文件、審批記錄、往來信函、補(bǔ)充協(xié)議等，移交公司檔案管理部門。（二）檔案整理與歸檔檔案管理部門按照檔案管理規(guī)定對合同檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂，建立電子和紙質(zhì)檔案，確保檔案的完整性和規(guī)范性。（三）檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱檔案時(shí)應(yīng)