代理記賬賬本管理制度

代理記賬賬本管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司代理記賬賬本的管理，保證財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確、完整和安全，提高財(cái)務(wù)管理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及代理記賬賬本管理的所有部門和人員，包括但不限于財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門以及相關(guān)管理人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，確保賬本記錄合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：如實(shí)、準(zhǔn)確地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，保證賬本數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：涵蓋公司所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，不得遺漏重要信息。4.及時(shí)性原則：及時(shí)記錄和處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，保證賬本信息的時(shí)效性。5.保密性原則：妥善保管賬本資料，防止信息泄露。二、賬本設(shè)置與啟用（一）賬本種類1.總賬：全面、總括地反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，記錄各類資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用和利潤(rùn)等科目。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)記錄某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬等。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，序時(shí)記錄現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。4.備查賬：對(duì)某些在總賬、明細(xì)賬中未能記載的事項(xiàng)進(jìn)行補(bǔ)充登記的賬簿，如租入固定資產(chǎn)備查賬、受托加工材料備查賬等。（二）賬本啟用1.賬本啟用時(shí)，應(yīng)在賬本扉頁(yè)上詳細(xì)填寫“賬簿啟用表”，內(nèi)容包括：賬簿名稱、啟用日期、賬簿頁(yè)數(shù)、記賬人員和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）姓名，并加蓋名章和單位公章。2.記賬人員或會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)注明交接日期、接辦人員和監(jiān)交人員姓名，并由交接雙方簽名或者蓋章。三、記賬憑證管理（一）憑證編制要求1.記賬憑證應(yīng)根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證或原始憑證匯總表編制，內(nèi)容必須具備：填制憑證的日期、憑證編號(hào)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、所附原始憑證張數(shù)、填制憑證人員、稽核人員、記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名或者蓋章。2.記賬憑證摘要應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，便于查閱和核對(duì)。3.會(huì)計(jì)科目應(yīng)使用規(guī)范的會(huì)計(jì)科目名稱，不得隨意簡(jiǎn)化或自創(chuàng)。（二）憑證審核1.記賬憑證編制完成后，必須經(jīng)過審核人員審核。審核內(nèi)容包括：憑證內(nèi)容是否完整、摘要是否準(zhǔn)確、會(huì)計(jì)科目使用是否正確、金額計(jì)算是否準(zhǔn)確、所附原始憑證是否齊全等。2.審核人員如發(fā)現(xiàn)憑證有誤，應(yīng)及時(shí)通知制單人員進(jìn)行修改，修改后重新審核，直至憑證無(wú)誤。（三）憑證傳遞與保管1.記賬憑證編制完成并審核無(wú)誤后，應(yīng)按照規(guī)定的傳遞程序及時(shí)傳遞給記賬人員進(jìn)行記賬。2.記賬憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，防止散失。裝訂時(shí)應(yīng)加具封面，注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號(hào)碼，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。3.記賬憑證應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理的要求妥善保管，保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、賬本登記（一）登記依據(jù)記賬人員應(yīng)根據(jù)審核無(wú)誤的記賬憑證及時(shí)登記賬本，做到賬證相符、賬賬相符、賬實(shí)相符。（二）登記要求1.賬本登記應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行的復(fù)寫賬簿除外）或者鉛筆書寫。2.賬本應(yīng)按照連續(xù)編號(hào)的頁(yè)碼順序登記，不得跳行、隔頁(yè)。如果發(fā)生跳行、隔頁(yè)，應(yīng)當(dāng)將空行、空頁(yè)劃線注銷，或者注明“此行空白”、“此頁(yè)空白”字樣，并由記賬人員簽名或者蓋章。3.每一賬頁(yè)登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁(yè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)出本頁(yè)合計(jì)數(shù)及余額，寫在本頁(yè)最后一行和下頁(yè)第一行有關(guān)欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明“過次頁(yè)”和“承前頁(yè)”字樣；也可以將本頁(yè)合計(jì)數(shù)及金額只寫在下頁(yè)第一行有關(guān)欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明“承前頁(yè)”字樣。4.對(duì)于需要結(jié)計(jì)本月發(fā)生額的賬戶，結(jié)計(jì)“過次頁(yè)”的本頁(yè)合計(jì)數(shù)應(yīng)當(dāng)為自本月初起至本頁(yè)末止的發(fā)生額合計(jì)數(shù)；對(duì)于需要結(jié)計(jì)本年累計(jì)發(fā)生額的賬戶，結(jié)計(jì)“過次頁(yè)”的本頁(yè)合計(jì)數(shù)應(yīng)當(dāng)為自年初起至本頁(yè)末止的累計(jì)數(shù)；對(duì)既不需要結(jié)計(jì)本月發(fā)生額也不需要結(jié)計(jì)本年累計(jì)發(fā)生額的賬戶，可以只將每頁(yè)末的余額結(jié)轉(zhuǎn)次頁(yè)。（三）錯(cuò)誤更正1.如果在記賬過程中發(fā)現(xiàn)賬本記錄有誤，應(yīng)根據(jù)錯(cuò)誤的具體情況，采用適當(dāng)?shù)母椒ㄟM(jìn)行更正。2.劃線更正法：在結(jié)賬前發(fā)現(xiàn)賬簿記錄有文字或數(shù)字錯(cuò)誤，而記賬憑證沒有錯(cuò)誤，可以采用劃線更正法。更正時(shí)，可在錯(cuò)誤的文字或數(shù)字上劃一條紅線，在紅線的上方填寫正確的文字或數(shù)字，并由記賬及相關(guān)人員在更正處蓋章。對(duì)于錯(cuò)誤的數(shù)字，應(yīng)全部劃紅線更正，不得只更正其中的錯(cuò)誤數(shù)字。對(duì)于文字錯(cuò)誤，可只劃去錯(cuò)誤的部分。3.紅字更正法：記賬后在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)記賬憑證所記的會(huì)計(jì)科目錯(cuò)誤，或者會(huì)計(jì)科目無(wú)誤而所記金額大于應(yīng)記金額，從而引起記賬錯(cuò)誤，應(yīng)采用紅字更正法。更正方法是：用紅字填寫一張與原記賬憑證完全相同的記賬憑證，以示注銷原記賬憑證，然后用藍(lán)字填寫一張正確的記賬憑證，并據(jù)以記賬。如果會(huì)計(jì)科目無(wú)誤，只是所記金額大于應(yīng)記金額，也可以將多記的金額用紅字編制一張與原記賬憑證應(yīng)借、應(yīng)貸科目完全相同的記賬憑證，以沖銷多記的金額，并據(jù)以記賬。4.補(bǔ)充登記法：記賬后發(fā)現(xiàn)記賬憑證填寫的會(huì)計(jì)科目無(wú)誤，只是所記金額小于應(yīng)記金額時(shí)，采用補(bǔ)充登記法。更正方法是：按少記的金額用藍(lán)字編制一張與原記賬憑證應(yīng)借、應(yīng)貸科目完全相同的記賬憑證，以補(bǔ)充少記的金額，并據(jù)以記賬。五、賬本核對(duì)（一）賬證核對(duì)定期將賬本記錄與記賬憑證及其所附原始憑證進(jìn)行核對(duì)，檢查賬證是否相符。核對(duì)內(nèi)容包括：憑證編號(hào)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、記賬方向等。（二）賬賬核對(duì)1.總賬各賬戶之間的核對(duì)：通過編制試算平衡表，檢查總賬賬戶的借方發(fā)生額合計(jì)、貸方發(fā)生額合計(jì)以及期末余額合計(jì)是否相等。2.總賬與明細(xì)賬之間的核對(duì)：將總賬賬戶的余額與所屬明細(xì)賬賬戶的余額合計(jì)數(shù)進(jìn)行核對(duì)，檢查賬賬是否相符。3.總賬與日記賬之間的核對(duì)：將現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬的余額與總賬中“庫(kù)存現(xiàn)金”、“銀行存款”賬戶的余額進(jìn)行核對(duì)，確保賬賬一致。4.會(huì)計(jì)部門的財(cái)產(chǎn)物資明細(xì)賬與財(cái)產(chǎn)物資保管和使用部門的有關(guān)明細(xì)賬之間的核對(duì)：將會(huì)計(jì)部門記錄的財(cái)產(chǎn)物資明細(xì)賬余額與財(cái)產(chǎn)物資保管和使用部門的明細(xì)賬余額進(jìn)行核對(duì)，保證賬實(shí)相符。（三）賬實(shí)核對(duì)1.庫(kù)存現(xiàn)金日記賬賬面余額與庫(kù)存現(xiàn)金實(shí)際庫(kù)存數(shù)逐日核對(duì)相符。2.銀行存款日記賬賬面余額與銀行對(duì)賬單的余額定期核對(duì)相符。如有未達(dá)賬項(xiàng)，應(yīng)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表調(diào)節(jié)相符。3.各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)物資明細(xì)賬賬面余額與財(cái)產(chǎn)物資的實(shí)有數(shù)額定期核對(duì)相符。4.有關(guān)債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬賬面余額與對(duì)方單位的賬面記錄核對(duì)相符。六、賬本結(jié)賬（一）結(jié)賬時(shí)間公司應(yīng)按照規(guī)定的會(huì)計(jì)期間進(jìn)行結(jié)賬，月度結(jié)賬時(shí)間為每月的最后一天，年度結(jié)賬時(shí)間為每年的12月31日。（二）結(jié)賬程序1.結(jié)賬前，必須將本期內(nèi)所發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部登記入賬。2.按照權(quán)責(zé)發(fā)生制的要求，調(diào)整有關(guān)賬項(xiàng)，合理確定本期應(yīng)計(jì)的收入和應(yīng)計(jì)的費(fèi)用。3.將損益類科目轉(zhuǎn)入“本年利潤(rùn)”科目，結(jié)平所有損益類科目。4.結(jié)算出資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益科目的本期發(fā)生額和余額，并結(jié)轉(zhuǎn)下期。（三）結(jié)賬方法1.月結(jié)：每月結(jié)賬時(shí)，應(yīng)在各賬戶本月份最后一筆記錄下面劃一條通欄紅線，表示本月結(jié)束；然后，在紅線下面結(jié)算出本月發(fā)生額及月末余額，并在摘要欄注明“本月合計(jì)”字樣，在“本月合計(jì)”行下再劃一條通欄紅線。2.季結(jié)：季末結(jié)賬時(shí)，應(yīng)在本季度最后一個(gè)月的月結(jié)下面結(jié)算出本季度三個(gè)月的發(fā)生額合計(jì)數(shù)及季末余額，并在摘要欄注明“本季合計(jì)”字樣，在“本季合計(jì)”行下再劃一條通欄紅線。3.年結(jié)：年度終了結(jié)賬時(shí)，所有總賬賬戶都應(yīng)結(jié)出全年發(fā)生額和年末余額。年度終了，要把各賬戶的余額結(jié)轉(zhuǎn)到下一會(huì)計(jì)年度，并在摘要欄注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣；在下一會(huì)計(jì)年度新建有關(guān)會(huì)計(jì)賬簿的第一行余額欄內(nèi)填寫上年結(jié)轉(zhuǎn)的余額，并在摘要欄注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”字樣。七、賬本保管（一）保管期限代理記賬賬本的保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，總賬、明細(xì)賬、日記賬等主要賬簿保管期限為30年，其他輔助性賬簿保管期限為10年。（二）保管要求1.賬本應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.采用電子介質(zhì)保存的賬本，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并妥善保管備份數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、銷毀賬本。（三）保管期滿后的處理賬本保管期滿，需要銷毀時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和銷毀。銷毀前，應(yīng)編制賬本銷毀清冊(cè)，列明銷毀賬本的名稱、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并由單位負(fù)責(zé)人在銷毀清冊(cè)上簽署意見。銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)代理記賬賬本管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括賬本設(shè)置、登記、核對(duì)、結(jié)賬、保管等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改