中淮公司印章管理制度

中淮公司印章管理制度一、總則1.目的為加強中淮公司（以下簡稱“公司”）印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構、全資子公司、控股子公司等（以下統(tǒng)稱“各單位”）。3.印章種類公司印章主要包括：公司公章：用于公司對外正式文件、合同協(xié)議、授權委托書、財務報表、稅務申報等重要事項的簽署。法定代表人章：用于特定財務票據(jù)、銀行結(jié)算等相關業(yè)務。合同專用章：專門用于公司各類合同的簽訂。財務專用章：用于公司財務核算、資金收付等相關財務業(yè)務。部門章：各職能部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內(nèi)部文件、通知、報表等的簽署。分支機構章：公司下屬分支機構刻制的印章，用于分支機構相關業(yè)務文件的簽署。二、印章的刻制與啟用1.印章刻制申請各單位因工作需要刻制印章，需填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)本單位負責人簽字確認后，報公司行政管理部門審核。2.行政管理部門審核行政管理部門對印章刻制申請進行審核，重點審查申請理由是否充分、印章用途是否明確、與公司現(xiàn)有印章是否存在沖突等。審核通過后，報公司分管領導審批。3.印章刻制經(jīng)公司分管領導審批同意后，行政管理部門統(tǒng)一安排印章刻制工作。印章必須在具有公安機關指定資質(zhì)的正規(guī)印章制作單位刻制，確保印章質(zhì)量和安全性。4.印章啟用新印章刻制完成后，行政管理部門應及時辦理印章啟用手續(xù)。填寫《印章啟用登記表》，注明印章名稱、啟用日期、發(fā)放單位、保管人等信息，并將印章正式啟用的通知發(fā)送至公司各相關部門。三、印章的保管1.保管原則實行專人保管制度，確保印章安全。印章保管人員不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自委托他人代管。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。2.保管人員職責負責印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失或損壞。嚴格按照印章使用審批程序用印，對不符合規(guī)定的用印申請有權拒絕。做好印章使用登記工作，詳細記錄用印時間、用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)等信息。定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、磨損等情況，應及時報告行政管理部門，并按規(guī)定申請更換印章。3.不同印章的保管地點公司公章、法定代表人章、合同專用章由行政管理部門指定專人保管，存放于公司保險柜或?qū)ｉT的印章保管室。財務專用章由公司財務部指定專人保管，存放于財務部保險柜。部門章由各部門負責人指定專人保管，存放于部門內(nèi)部保險柜或?qū)ｉT的保管地點。分支機構章由分支機構負責人指定專人保管，存放于分支機構保險柜或?qū)ｉT的保管地點。四、印章的使用1.使用流程用印申請：用印人填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)本單位負責人簽字確認。審核審批：根據(jù)用印事項的性質(zhì)和審批權限，依次提交相關部門或領導進行審核審批。具體審批流程如下：一般性文件用印，由本單位負責人審批。涉及合同協(xié)議、重大事項、財務支出等重要文件用印，需經(jīng)公司分管領導審批；涉及公司重大決策、對外投資、融資等特別重大事項用印，需經(jīng)公司法定代表人審批。印章保管人員用?。河≌卤９苋藛T在收到經(jīng)審核審批后的《印章使用申請表》后，仔細核對申請表內(nèi)容與用印文件是否一致，確認無誤后，在用印文件上加蓋相應印章，并在《印章使用登記表》上登記用印情況。用印文件存檔：用印完成后，用印人應將用印文件的原件或復印件按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔，以備查閱。2.特殊情況處理如遇緊急情況，無法按照正常審批流程用印時，用印人應電話請示相關領導同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。對于異地用印的情況，原則上應通過郵寄、傳真等方式將用印文件及審批表送達印章保管人員處，經(jīng)審核無誤后用印。如因特殊原因確需現(xiàn)場用印的，應提前與印章保管人員溝通協(xié)調(diào)，并按照當?shù)氐挠糜」芾硪?guī)定辦理相關手續(xù)。3.禁止使用印章的情況未經(jīng)審核審批的文件、合同、協(xié)議等不得用印。內(nèi)容不完整、字跡模糊、涂改或有其他疑問的文件不得用印。涉及違法違規(guī)、損害公司利益或未經(jīng)公司授權的事項不得用印。五、印章的停用與銷毀1.印章停用因公司機構調(diào)整、名稱變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由行政管理部門填寫《印章停用申請表》，經(jīng)公司分管領導審批后，通知各相關部門停止使用該印章。印章保管人員在收到印章停用通知后，應立即將停用印章收回，并妥善保管，不得擅自銷毀或丟棄。2.印章銷毀對于需要銷毀的印章，行政管理部門應填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、停用原因、銷毀方式等信息，并附上擬銷毀印章的印模。經(jīng)公司分管領導審批后，安排專人負責印章銷毀工作。印章銷毀應采用粉碎、熔毀等方式進行，確保印章無法復原。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由參與銷毀的人員在《印章銷毀登記表》上簽字確認。銷毀后的《印章銷毀申請表》、《印章銷毀登記表》等相關資料應按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔，保存期限為[X]年。六、印章使用的監(jiān)督與檢查1.定期檢查公司行政管理部門定期對各單位印章使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、用印登記是否完整等。檢查結(jié)果將作為各單位績效考核的重要依據(jù)之一。2.不定期抽查公司行政管理部門不定期對各單位印章使用情況進行抽查，重點檢查是否存在違規(guī)用印行為。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時責令相關單位進行整改，并視情節(jié)輕重追究相關人員的責任。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定使用印章的單位和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。如因違規(guī)用印給公司造成經(jīng)濟損失的，相關責任單位和個人應承擔全部賠償責任；構成犯罪的，依法追究刑事責任。七、附則1.本制度由公司行政管理部門負責解釋和修訂。2.本制度自發(fā)布之日起生效實施。如有未盡事宜，可參照國家相關法律法規(guī)及公司其他有關