中鐵公司合同管理制度

中鐵公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中鐵公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中鐵公司及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于工程承包合同、物資采購合同、勞務(wù)分包合同、租賃合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和對(duì)方的合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理部門及職責(zé)（一）合同管理部門公司設(shè)立合同管理辦公室，作為合同管理的歸口部門，負(fù)責(zé)公司合同管理的日常工作。合同管理辦公室設(shè)在公司[具體部門]。（二）合同管理部門職責(zé)1.制定和完善公司合同管理制度，并組織實(shí)施。2.參與重大合同的談判、起草、審核等工作。3.負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔、保管等工作。4.監(jiān)督檢查合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.負(fù)責(zé)合同糾紛的處理工作，參與訴訟、仲裁等活動(dòng)。6.定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。（三）其他部門職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作，并及時(shí)向合同管理部門報(bào)送合同相關(guān)資料。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的付款條款、結(jié)算方式等財(cái)務(wù)內(nèi)容，并按照合同約定辦理付款手續(xù)。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提供法律意見和建議，參與合同糾紛的處理工作。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出簽訂合同的申請(qǐng)，并填寫《合同簽訂申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明合同的名稱、對(duì)方當(dāng)事人、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款。2.合同管理部門對(duì)《合同簽訂申請(qǐng)表》進(jìn)行初審，重點(diǎn)審查申請(qǐng)事項(xiàng)是否符合公司業(yè)務(wù)范圍和相關(guān)規(guī)定，合同條款是否完整、明確、合法等。3.法務(wù)部門對(duì)合同進(jìn)行合法性審查，出具法律意見。4.財(cái)務(wù)部門對(duì)合同的付款條款、結(jié)算方式等財(cái)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行審核。5.經(jīng)合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。6.業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行談判，起草合同文本。7.合同文本經(jīng)雙方當(dāng)事人協(xié)商一致后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)填寫合同正式文本，并加蓋公司合同專用章或公章。8.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（二）合同文本要求1.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的漢字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，表述準(zhǔn)確、清晰、完整。2.合同條款應(yīng)包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要內(nèi)容。3.合同中應(yīng)明確約定雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免模糊不清或歧義的條款。4.合同中應(yīng)約定違約責(zé)任條款，明確違約方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和賠償方式。5.合同中應(yīng)約定爭議解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等。（三）合同印章管理1.公司設(shè)立合同專用章，由合同管理部門負(fù)責(zé)保管和使用。2.合同專用章的使用必須嚴(yán)格按照公司印章管理制度的規(guī)定執(zhí)行，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本送合同管理部門加蓋合同專用章，并做好登記備案工作。4.嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的履行工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行情況，及時(shí)掌握合同的履行進(jìn)度。2.合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人有違約行為或可能影響合同履行的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施。3.合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同的履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（二）合同變更與解除1.合同履行過程中，如需要變更或解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將協(xié)議副本送合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)清理合同檔案，對(duì)已履行的部分進(jìn)行結(jié)算，對(duì)未履行的部分進(jìn)行妥善處理。（三）合同糾紛處理1.合同履行過程中，如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商解決。協(xié)商不成的，應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并按照合同約定的爭議解決方式進(jìn)行處理。2.合同管理部門應(yīng)積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門，參與合同糾紛的處理工作，提供必要的支持和幫助。3.法務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)合同糾紛進(jìn)行法律分析，提供法律意見和建議，代表公司參與訴訟、仲裁等活動(dòng)。五、合同檔案管理（一）合同檔案的收集1.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同文本、相關(guān)附件、審批文件等資料整理齊全，送合同管理部門歸檔。2.合同管理部門應(yīng)定期對(duì)業(yè)務(wù)部門報(bào)送的合同檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）合同檔案的整理與保管1.合同管理部門應(yīng)按照合同的類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類整理，建立合同檔案目錄，便于查閱和管理。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放地點(diǎn)應(yīng)安全、防火、防潮、防蟲等。3.合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[具體保管期限]年。（三）合同檔案的查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門查閱。2.公司外部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由合同管理部門安排專人陪同查閱。3.合同檔案一般不得外借，如有特殊情況需要外借的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。六、合同考核與獎(jiǎng)懲（一）合同考核1.合同管理部門應(yīng)建立合同考核制度，對(duì)業(yè)務(wù)部門的合同簽訂、履行、管理等情況進(jìn)行考核。2.合同考核的內(nèi)容包括合同簽訂的及時(shí)性、合同條款的完整性和準(zhǔn)確性、合同履行的情況、合同糾紛的處理情況等。3.合同考核結(jié)果應(yīng)作為業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員績效考核的重要依據(jù)。（二）合同獎(jiǎng)懲1.對(duì)在合