會(huì)計(jì)檔案集中管理制度

會(huì)計(jì)檔案集中管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案整理、保管、利用等工作，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平，保障公司財(cái)務(wù)信息安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.集中管理：是指將公司范圍內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一收集、整理、保管、利用，由專門的檔案管理部門或人員進(jìn)行集中管控。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司總部對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各分公司、子公司負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)檔案的具體管理，并接受總部的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.依法合規(guī)原則。嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理。3.安全保密原則。確保會(huì)計(jì)檔案的安全，防止會(huì)計(jì)檔案被篡改、毀損、丟失，嚴(yán)格控制檔案的查閱和使用范圍，保障公司財(cái)務(wù)信息安全。4.方便利用原則。在確保安全保密的前提下，充分考慮公司業(yè)務(wù)發(fā)展對(duì)會(huì)計(jì)檔案利用的需求，提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、會(huì)計(jì)檔案的范圍和分類（一）會(huì)計(jì)檔案的范圍1.會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。4.其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。（二）會(huì)計(jì)檔案的分類1.按年度分類：將每年形成的會(huì)計(jì)檔案分為一類。2.按類別分類：在年度內(nèi)，再按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等類別進(jìn)行細(xì)分。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）會(huì)計(jì)憑證的整理1.每月末，會(huì)計(jì)人員應(yīng)對(duì)當(dāng)月的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理。首先，檢查憑證的編號(hào)是否連續(xù)，附件是否齊全，憑證內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。2.將憑證按編號(hào)順序排列，摘除憑證內(nèi)的金屬物，對(duì)大于記賬憑證的原始憑證進(jìn)行折疊，使之一同裝訂。3.每本憑證應(yīng)加具封面、封底，在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止編號(hào)、冊(cè)數(shù)等信息，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。（二）會(huì)計(jì)賬簿的整理1.年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般應(yīng)將舊賬集中統(tǒng)一整理。2.對(duì)于活頁(yè)賬簿，應(yīng)抽出空白頁(yè)，并撤掉賬夾，用結(jié)實(shí)的紙張加上封面、封底，裝訂成冊(cè)。3.在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、冊(cè)數(shù)等信息，并由記賬人員和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）在封面上簽章。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理1.月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按月度、季度分別整理，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)單獨(dú)整理。2.將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按順序排列，加具封面，在封面上注明單位名稱、年度、月份、季度、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告名稱等信息，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。（四）其他會(huì)計(jì)資料的整理1.對(duì)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等其他會(huì)計(jì)資料，應(yīng)按時(shí)間順序整理，每類資料應(yīng)分別裝訂成冊(cè)，并加具封面，注明資料名稱、時(shí)間范圍等信息。2.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)、鑒定意見書等應(yīng)按照規(guī)定格式填寫，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管部門及人員公司設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)（室），配備檔案保管人員，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常保管工作。檔案保管人員應(yīng)具備檔案管理相關(guān)知識(shí)和技能，熟悉會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德。（二）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書永久保管。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和利用。2.檔案保管庫(kù)（室）應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠、防塵、防光、防有害氣體等條件，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。3.定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，每年至少一次，檢查檔案的保管狀況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢測(cè)、維護(hù)，確保其可讀性和可用性。五、會(huì)計(jì)檔案的利用（一）查閱審批1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、年度、查閱理由等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要查閱公司會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案保管人員的陪同下查閱。查閱過程中，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出或復(fù)制、拍照、錄像等，如有特殊需要，應(yīng)另行辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱登記檔案保管人員應(yīng)對(duì)查閱會(huì)計(jì)檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱理由、歸還日期等信息，確保查閱記錄完整、可追溯。（三）利用限制1.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱范圍，不得擅自查閱與工作無(wú)關(guān)的檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制、摘抄、出借會(huì)計(jì)檔案。如因工作需要確需復(fù)制、摘抄的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案保管人員的監(jiān)督下進(jìn)行。復(fù)制、摘抄的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與原件一致，并注明用途，由檔案保管人員登記備案。3.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任。六、會(huì)計(jì)檔案的移交（一）內(nèi)部移交1.公司內(nèi)部因機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)等原因需要移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，原檔案保管部門應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等信息，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。2.交接雙方應(yīng)按照移交清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行逐項(xiàng)核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。交接完畢后，交接雙方和監(jiān)交人應(yīng)在移交清冊(cè)上簽名或蓋章。（二）向外部移交1.公司因合并、分立、撤銷等原因終止時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，在終止前將會(huì)計(jì)檔案移交有關(guān)部門指定的單位，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。2.向外部移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，公司應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，并由公司負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案保管人員等簽字確認(rèn)。移交清冊(cè)應(yīng)一式多份，分別交接收單位、檔案管理部門等留存。3.接收單位應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和雙方約定，對(duì)接收的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管和利用。七、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀審批1.會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由檔案保管部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同進(jìn)行鑒定，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明擬銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。一般會(huì)計(jì)檔案，由公司檔案保管部門和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷；涉及未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。2.監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)按照銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。（三）特殊情況處理1.對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。2.在建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，需要移交給其他單位的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查會(huì)計(jì)檔案的整理、保管、利用、移交、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的日常監(jiān)督，定期檢查檔案保管情況，對(duì)檔案管理工作中存在的問題及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。（二）外部檢查1.接受國(guó)家有關(guān)部門和上級(jí)主管單位的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供會(huì)計(jì)檔案資料，