人才檔案借閱管理制度

人才檔案借閱管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人才檔案的借閱管理，確保人才檔案的安全與完整，充分發(fā)揮人才檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工借閱人才檔案的管理。（三）基本原則1.嚴格審批原則：借閱人才檔案必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保借閱目的明確、合理。2.安全保密原則：借閱過程中要確保人才檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。3.限期歸還原則：借閱人才檔案必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還，不得逾期。二、人才檔案的定義與范圍（一）定義人才檔案是指公司在招聘、培訓、考核、晉升等人力資源管理活動中形成的，反映員工個人基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)、培訓記錄、獎懲情況等信息的文件材料。（二）范圍1.員工個人簡歷、應(yīng)聘登記表、面試評估表等招聘相關(guān)材料。2.員工培訓記錄、培訓證書、考試成績等培訓相關(guān)材料。3.員工績效考核記錄、考核報告、績效獎金發(fā)放記錄等考核相關(guān)材料。4.員工晉升審批表、崗位調(diào)動記錄、薪酬調(diào)整記錄等晉升與薪酬相關(guān)材料。5.員工獎懲決定、獎勵證書、違紀記錄等獎懲相關(guān)材料。6.其他與員工個人相關(guān)的重要文件材料。三、借閱流程（一）借閱申請1.公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱人才檔案時，應(yīng)由借閱部門填寫《人才檔案借閱申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細注明借閱目的、借閱檔案清單、預計借閱期限等信息。2.申請表需經(jīng)借閱部門負責人簽字確認后，提交至人力資源部。（二）審批1.人力資源部收到申請表后，對借閱申請進行審核。審核內(nèi)容包括借閱目的是否合理、借閱期限是否符合規(guī)定、借閱檔案清單是否準確等。2.對于重要崗位人員或涉及敏感信息的人才檔案借閱申請，需經(jīng)人力資源總監(jiān)審批。審批通過后，人力資源部在申請表上加蓋“同意借閱”章，并注明審批意見。（三）借閱登記1.人力資源部根據(jù)審批通過的申請表，對借閱人才檔案的相關(guān)信息進行登記。登記內(nèi)容包括借閱部門、借閱人姓名、借閱檔案清單、借閱期限、審批意見等。2.登記完成后，人力資源部將申請表及借閱檔案清單留存一份，作為借閱管理的依據(jù)；另一份申請表及借閱檔案清單交借閱人，作為借閱憑證。（四）檔案借閱1.借閱人憑人力資源部開具的借閱憑證到檔案管理人員處領(lǐng)取所借閱的人才檔案。檔案管理人員在發(fā)放檔案時，應(yīng)與借閱人共同核對檔案清單，確保檔案數(shù)量準確、內(nèi)容完整。2.借閱人領(lǐng)取檔案后，應(yīng)妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、抽取、撤換或損壞檔案材料。（五）歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借閱的人才檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向人力資源部提出書面申請，經(jīng)批準后方可延期。2.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案數(shù)量和內(nèi)容，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向借閱人核實，并做好記錄。3.檔案管理人員確認檔案完好無損后，在借閱登記記錄上注明歸還日期，并將檔案歸檔。同時，將借閱憑證收回存檔。四、借閱期限（一）一般情況下，人才檔案的借閱期限為[X]個工作日。（二）特殊情況需要延長借閱期限的，需經(jīng)人力資源總監(jiān)批準，但最長不得超過[X]個工作日。五、借閱權(quán)限（一）人力資源部有權(quán)查閱和借閱公司所有員工的人才檔案。（二）公司內(nèi)部各部門負責人有權(quán)查閱和借閱本部門員工的人才檔案，但涉及重要崗位人員或敏感信息的檔案需經(jīng)人力資源總監(jiān)批準。（三）其他人員因工作需要借閱人才檔案的，需經(jīng)人力資源總監(jiān)批準。六、保密規(guī)定（一）借閱人應(yīng)對所借閱的人才檔案內(nèi)容嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。（二）在借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自復印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需復印部分檔案內(nèi)容，需經(jīng)人力資源部同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。（三）借閱人歸還檔案時，應(yīng)確保檔案內(nèi)容未被泄露，如有違反保密規(guī)定的行為，將依法追究其責任。七、檔案保管與維護（一）人力資源部應(yīng)指定專人負責人才檔案的保管工作，確保檔案存放安全、有序。（二）檔案管理人員應(yīng)定期對人才檔案進行整理、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。同時，要做好檔案的防潮、防蟲、防火等工作，確保檔案的完整性和可讀性。（三）對于破損、褪色或字跡模糊的檔案材料，檔案管理人員應(yīng)及時進行修復或復制，以保證檔案的質(zhì)量。八、監(jiān)督與檢查（一）人力資源部負責對人才檔案借閱情況進行定期檢查，確保借閱流程規(guī)范、檔案安全。（二）對于違反本制度的借閱行為，人力資源部應(yīng)及時進行糾正，并