學校檔案房管理制度

學校檔案房管理制度一、總則（一）目的為了加強學校檔案房的管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門及全體教職員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案房對全校各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映學校各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法規(guī)，對涉及學校機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。4.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提供便捷的服務。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善學校檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理學校各類檔案，包括文書檔案、教學檔案、科研檔案、人事檔案、財務檔案、學生檔案等。3.對檔案進行分類、整理、編目、裝訂，建立健全檔案檢索體系，便于檔案的查找和利用。4.做好檔案的安全保管工作，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。5.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。6.開展檔案利用服務工作，為學校各項工作提供檔案信息支持。7.組織檔案業(yè)務培訓，提高全校教職員工的檔案意識和業(yè)務水平。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交學校檔案房。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供相關檔案信息。4.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）檔案形成人員職責1.在工作中形成的各類文件材料，應及時整理、歸檔，確保檔案的真實、準確、完整。2.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案。3.積極配合檔案管理部門的工作，提供檔案形成過程中的相關信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學校黨、政、工、團等組織形成的文件材料。2.學校教學、科研、管理等各項工作中形成的文件材料。3.學校人事、財務、資產等方面的文件材料。4.學校招生、就業(yè)、學生管理等工作中形成的文件材料。5.學校對外交流、合作等活動中形成的文件材料。6.其他與學校工作相關的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時、準確。2.檔案形成人員應在文件材料形成后及時整理，按照檔案管理的要求進行分類、編號，移交本部門兼職檔案員。3.兼職檔案員應認真審核收集的檔案材料，確保材料齊全、完整、真實，符合歸檔要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范和標準。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.教學檔案：按照教學環(huán)節(jié)、課程、專業(yè)等進行分類整理，建立教學檔案數(shù)據庫。3.科研檔案：按照科研項目、課題等進行分類整理，建立科研檔案信息系統(tǒng)。4.人事檔案：按照干部人事檔案管理的有關規(guī)定進行整理，建立人事檔案信息庫。5.財務檔案：按照會計檔案管理的要求進行整理，編制會計檔案目錄。6.學生檔案：按照學生類別、年級等進行分類整理，建立學生檔案信息系統(tǒng)。四、檔案的保管（一）保管場所學校檔案房應具備專門的檔案保管場所，面積應滿足檔案存放的需要。保管場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度適宜，并有防火、防潮、防蟲、防盜等設施。（二）檔案裝具檔案應使用符合標準的檔案柜、檔案盒等裝具進行存放。檔案柜應排列整齊，編號清晰，便于查找。檔案盒應按照檔案分類編號進行標識，注明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案存放1.不同類別的檔案應分類存放，不得混放。2.同一類檔案應按照保管期限、年度等順序排列存放，便于管理和查找。3.對重要檔案和珍貴檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。（四）檔案保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映學校主要職能活動和歷史面貌的，對學校、國家和社會具有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在相當長的時期內對學校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時期內對學校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年以下。（五）檔案定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、質量等。2.檢查中發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理，如對破損、褪色的檔案進行修復，對丟失、損壞的檔案進行查找和補充等。3.對檢查情況應做好記錄，建立檔案檢查臺賬。五、檔案的利用（一）利用范圍1.學校內部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱學校檔案，須經學校有關部門批準。3.個人因特殊原因需要查閱本人檔案或與本人有關的檔案，須經學校檔案管理部門同意。（二）利用手續(xù)1.校內各部門查閱檔案，須填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、范圍等，經本部門負責人簽字后，交檔案管理部門審批。2.外單位查閱檔案，須持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、范圍等，經學校有關部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門審批。3.個人查閱檔案，須填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、范圍等，經檔案管理部門同意后，方可查閱。（三）利用方式1.檔案管理部門應根據查閱申請，提供相應的檔案供利用者查閱。查閱檔案應在檔案房內進行，不得擅自將檔案帶出。2.因工作需要復印檔案的，須經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。復印的檔案應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。3.如需摘錄檔案內容的，應經檔案管理部門同意，摘錄內容應準確、完整，并注明出處。（四）利用登記檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，包括查閱時間、查閱人、查閱內容、利用方式等。登記記錄應妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學校成立檔案鑒定工作領導小組，由分管檔案工作的校領導擔任組長，檔案管理部門負責人及相關部門負責人為成員。鑒定工作領導小組負責對學校檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.依據國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合學校實際情況，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，應予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應繼續(xù)保管。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作領導小組對需鑒定的檔案進行審查，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。4.《檔案銷毀清冊》經檔案鑒定工作領導小組組長簽字后，報學校分管領導審批。（四）銷毀實施1.經批準銷毀的檔案，應在檔案鑒定工作領導小組的監(jiān)督下，由檔案管理部門指定專人負責銷毀。2.銷毀檔案應采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程應做好記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀記錄應與《檔案銷毀清冊》一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立學校檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化：對學校各類檔案進行掃描、錄入，建立檔案數(shù)據庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合學校檔案管理的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線管理、查詢、借閱等功能。3.網絡建設：建立檔案管理部門內部局域網，實現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應配備必要的計算機設備和軟件，確保檔案信息化管理工作的正常開展。2.檔案管理