大會(huì)場(chǎng)使用管理制度

大會(huì)場(chǎng)使用管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司大會(huì)場(chǎng)的使用，確保大會(huì)場(chǎng)的正常運(yùn)行，提高大會(huì)場(chǎng)的使用效率，滿足公司各類會(huì)議、活動(dòng)等需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)在公司大會(huì)場(chǎng)舉辦的各類會(huì)議、培訓(xùn)、講座、慶典、演出等活動(dòng)。（三）大會(huì)場(chǎng)管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)大會(huì)場(chǎng)的日常管理和維護(hù)，包括設(shè)施設(shè)備的檢查、清潔、維修等工作。制定大會(huì)場(chǎng)的使用計(jì)劃和安排，協(xié)調(diào)各部門對(duì)大會(huì)場(chǎng)的使用需求。負(fù)責(zé)大會(huì)場(chǎng)使用的登記、備案工作，對(duì)使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。2.使用部門提前向行政部門提交大會(huì)場(chǎng)使用申請(qǐng)，明確使用時(shí)間、內(nèi)容、參會(huì)人數(shù)等信息。按照規(guī)定的使用流程和要求使用大會(huì)場(chǎng)，愛護(hù)大會(huì)場(chǎng)的設(shè)施設(shè)備，保持大會(huì)場(chǎng)的整潔衛(wèi)生。在使用過程中如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與行政部門溝通解決，使用結(jié)束后配合行政部門進(jìn)行場(chǎng)地清理和檢查。二、大會(huì)場(chǎng)使用申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.使用部門如需使用大會(huì)場(chǎng)，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日填寫《大會(huì)場(chǎng)使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明使用日期、開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容、參會(huì)人數(shù)等信息，并提交至行政部門。2.《大會(huì)場(chǎng)使用申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋部門公章。（二）審批流程1.行政部門收到《大會(huì)場(chǎng)使用申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合大會(huì)場(chǎng)的使用條件和安排。2.對(duì)于一般性會(huì)議和活動(dòng)，行政部門負(fù)責(zé)人審批即可；對(duì)于重要會(huì)議、大型活動(dòng)或涉及多個(gè)部門的活動(dòng)，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，行政部門將《大會(huì)場(chǎng)使用申請(qǐng)表》反饋給使用部門，并根據(jù)使用安排進(jìn)行大會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備工作。（三）特殊情況申請(qǐng)如遇緊急情況需要臨時(shí)使用大會(huì)場(chǎng)，使用部門應(yīng)在第一時(shí)間向行政部門口頭申請(qǐng)，并在事后[X]個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊《大會(huì)場(chǎng)使用申請(qǐng)表》及相關(guān)審批手續(xù)。三、大會(huì)場(chǎng)使用安排（一）使用時(shí)間大會(huì)場(chǎng)的正常使用時(shí)間為工作日的[具體時(shí)間段]，如遇特殊情況需要在非工作時(shí)間使用，使用部門應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）使用優(yōu)先級(jí)1.公司級(jí)重要會(huì)議、活動(dòng)優(yōu)先安排。2.涉及多個(gè)部門的會(huì)議、活動(dòng)優(yōu)先于單個(gè)部門的會(huì)議、活動(dòng)。3.按照申請(qǐng)時(shí)間先后順序安排，同等條件下先申請(qǐng)先使用。（三）使用期限每次大會(huì)場(chǎng)的使用期限一般不得超過[X]小時(shí)，如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，使用部門應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。四、大會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備管理（一）設(shè)施設(shè)備清單大會(huì)場(chǎng)配備的設(shè)施設(shè)備包括但不限于音響設(shè)備、燈光設(shè)備、投影儀、幕布、桌椅、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備等，行政部門應(yīng)建立詳細(xì)的設(shè)施設(shè)備清單，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）設(shè)施設(shè)備使用要求1.使用部門在使用大會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備前，應(yīng)熟悉設(shè)備的操作方法和注意事項(xiàng)，按照操作規(guī)程正確使用。2.不得擅自拆卸、改裝大會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時(shí)通知行政部門進(jìn)行維修。3.使用過程中要注意保護(hù)設(shè)施設(shè)備，避免因人為原因造成損壞，如因使用不當(dāng)造成損壞的，使用部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）設(shè)施設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)大會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.對(duì)于重要的設(shè)施設(shè)備，應(yīng)安排專業(yè)人員進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，并做好維護(hù)記錄。3.根據(jù)設(shè)施設(shè)備的使用情況和壽命周期，及時(shí)進(jìn)行更新和更換，以保證大會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備的先進(jìn)性和可靠性。五、大會(huì)場(chǎng)環(huán)境衛(wèi)生管理（一）環(huán)境衛(wèi)生要求1.使用部門在使用大會(huì)場(chǎng)期間，應(yīng)保持大會(huì)場(chǎng)的整潔衛(wèi)生，不得在大會(huì)場(chǎng)內(nèi)吸煙、亂扔垃圾。2.活動(dòng)結(jié)束后，使用部門應(yīng)組織人員對(duì)大會(huì)場(chǎng)進(jìn)行清理，將垃圾清理干凈，桌椅擺放整齊，恢復(fù)大會(huì)場(chǎng)的原狀。（二）衛(wèi)生清潔標(biāo)準(zhǔn)1.地面清潔無雜物、無污漬，保持光亮。2.桌椅擺放整齊，無灰塵、無污漬。3.墻面、門窗清潔干凈，無灰塵、無污漬。4.音響設(shè)備、燈光設(shè)備、投影儀等設(shè)施設(shè)備表面清潔，無灰塵、無污漬。（三）衛(wèi)生監(jiān)督與檢查1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)大會(huì)場(chǎng)的環(huán)境衛(wèi)生進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知使用部門進(jìn)行整改。2.對(duì)于違反環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定的行為，行政部門有權(quán)責(zé)令使用部門限期整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。六、大會(huì)場(chǎng)安全管理（一）安全責(zé)任1.使用部門是大會(huì)場(chǎng)安全管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門在大會(huì)場(chǎng)活動(dòng)期間的安全工作。2.行政部門負(fù)責(zé)大會(huì)場(chǎng)的整體安全管理，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，并組織實(shí)施。（二）安全措施1.大會(huì)場(chǎng)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，如滅火器、消火栓、應(yīng)急照明等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.使用部門在使用大會(huì)場(chǎng)前，應(yīng)檢查安全設(shè)施是否完好，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知行政部門進(jìn)行處理。3.在大會(huì)場(chǎng)活動(dòng)期間，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)安全管理，維持現(xiàn)場(chǎng)秩序，確保人員安全。4.嚴(yán)禁在大會(huì)場(chǎng)內(nèi)使用明火和大功率電器設(shè)備，如需使用特殊設(shè)備，應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)，并采取相應(yīng)的安全措施。（三）應(yīng)急預(yù)案1.行政部門應(yīng)制定大會(huì)場(chǎng)安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織安全演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。3.如發(fā)生安全事故或突發(fā)事件，使用部門應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處置，并及時(shí)報(bào)告行政部門和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，配合做好事故調(diào)查和處理工作。七、大會(huì)場(chǎng)費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司內(nèi)部各部門使用大會(huì)場(chǎng)，原則上不收取費(fèi)用。2.如因特殊情況需要收取費(fèi)用的，由行政部門根據(jù)實(shí)際情況制定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）費(fèi)用結(jié)算1.對(duì)于收取費(fèi)用的大會(huì)場(chǎng)使用，使用部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)將費(fèi)用支付至行政部門指定的賬戶。2.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)大會(huì)場(chǎng)費(fèi)用進(jìn)行核算和管理，定期向公司財(cái)務(wù)部門報(bào)送費(fèi)用收支情況。（三）費(fèi)用使用范圍大會(huì)場(chǎng)費(fèi)用主要用于大會(huì)場(chǎng)的設(shè)施設(shè)備維護(hù)、清潔衛(wèi)生、水電費(fèi)等方面的支出。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)審批擅自使用大會(huì)場(chǎng)。2.未按照規(guī)定的使用時(shí)間和期限使用大會(huì)場(chǎng)。3.損壞大會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備，未及時(shí)通知行政部門維修或未承擔(dān)賠償責(zé)任。4.違反大會(huì)場(chǎng)環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定，未保持大會(huì)場(chǎng)整潔衛(wèi)生。5.違反大會(huì)場(chǎng)安全管理規(guī)定，造成安全事故或隱患。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)行為，行政部門將給予口頭警告，并責(zé)令限期整改。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的行為，行政部門將視情節(jié)輕重給予書面警告、罰款、限制使用大會(huì)場(chǎng)等處罰，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。3.因