團(tuán)學(xué)會(huì)公章管理制度

團(tuán)學(xué)會(huì)公章管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)團(tuán)學(xué)會(huì)公章的管理，確保公章使用的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)團(tuán)學(xué)會(huì)的正常工作秩序和合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于團(tuán)學(xué)會(huì)各部門及下屬分支機(jī)構(gòu)在開展工作過程中涉及公章使用的相關(guān)事宜。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：公章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保用章事項(xiàng)合法合規(guī)。2.登記備案原則：每次公章使用都要進(jìn)行詳細(xì)登記，以備查詢和追溯。3.專人保管原則：指定專人負(fù)責(zé)公章的保管，確保公章存放安全。4.規(guī)范使用原則：公章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和程序進(jìn)行，不得擅自更改或擴(kuò)大使用范圍。二、公章的種類及用途（一）種類1.團(tuán)學(xué)會(huì)公章：用于以團(tuán)學(xué)會(huì)名義發(fā)布的重要文件、通知、決議、報(bào)告等正式公文，以及對(duì)外簽訂的重要合同、協(xié)議等。2.團(tuán)學(xué)會(huì)財(cái)務(wù)專用章：用于團(tuán)學(xué)會(huì)財(cái)務(wù)收支、報(bào)銷、結(jié)算等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。3.團(tuán)學(xué)會(huì)法定代表人章：用于特定的財(cái)務(wù)事項(xiàng)或需要法定代表人簽字確認(rèn)的文件。4.部門專用章：各部門根據(jù)工作需要自行刻制的專用章，用于本部門職責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)往來和文件處理。（二）用途1.團(tuán)學(xué)會(huì)公章以團(tuán)學(xué)會(huì)名義向上級(jí)主管部門、其他單位或個(gè)人發(fā)送的正式文件、函件、報(bào)告等。代表團(tuán)學(xué)會(huì)簽訂的各類合同、協(xié)議、合作意向書等。用于證明團(tuán)學(xué)會(huì)身份、資質(zhì)、榮譽(yù)等的相關(guān)文件和證書。其他需要加蓋團(tuán)學(xué)會(huì)公章的重要事項(xiàng)。2.團(tuán)學(xué)會(huì)財(cái)務(wù)專用章各類財(cái)務(wù)票據(jù)的蓋章，如支票、匯票、發(fā)票等。財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告等財(cái)務(wù)文件的蓋章。與財(cái)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議等文件的蓋章。3.團(tuán)學(xué)會(huì)法定代表人章按照財(cái)務(wù)制度規(guī)定，在需要法定代表人簽字的財(cái)務(wù)文件上蓋章。其他特定情況下需要法定代表人確認(rèn)的文件蓋章。4.部門專用章本部門內(nèi)部使用的文件、通知、報(bào)表等蓋章。與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的對(duì)外聯(lián)系函件、證明材料等蓋章。經(jīng)團(tuán)學(xué)會(huì)授權(quán)，在規(guī)定范圍內(nèi)代表本部門簽訂的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等蓋章。三、公章的保管（一）保管人員1.團(tuán)學(xué)會(huì)公章由辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.團(tuán)學(xué)會(huì)財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)熟悉財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)和相關(guān)規(guī)定。3.團(tuán)學(xué)會(huì)法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)的專人負(fù)責(zé)保管。4.部門專用章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管，并報(bào)辦公室備案。（二）保管要求1.公章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱，確保公章存放安全，防止丟失、被盜或損壞。2.保管人員不得將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自委托他人代管公章。3.公章保管人員應(yīng)妥善保管存放公章的鑰匙或密碼，不得隨意透露給他人。4.如遇公章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要更換時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理公章交接手續(xù)，確保公章保管的連續(xù)性和安全性。四、公章的使用（一）使用流程1.用章申請凡需要使用公章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《團(tuán)學(xué)會(huì)公章使用申請表》，詳細(xì)說明用章事項(xiàng)、用途、文件名稱、份數(shù)等內(nèi)容。用章申請應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，重要事項(xiàng)還需經(jīng)團(tuán)學(xué)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。2.審核批準(zhǔn)辦公室收到《團(tuán)學(xué)會(huì)公章使用申請表》后，應(yīng)根據(jù)用章規(guī)定和審批權(quán)限進(jìn)行審核。對(duì)于一般性事項(xiàng)，由辦公室負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于重要事項(xiàng)，需報(bào)團(tuán)學(xué)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批。審核批準(zhǔn)后，在《團(tuán)學(xué)會(huì)公章使用申請表》上簽署審批意見，并注明批準(zhǔn)時(shí)間。3.用章登記公章保管人員根據(jù)審核批準(zhǔn)后的《團(tuán)學(xué)會(huì)公章使用申請表》進(jìn)行用章登記，登記內(nèi)容包括用章日期、用章部門、用章事項(xiàng)、文件名稱、份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。用章登記應(yīng)使用專門的《團(tuán)學(xué)會(huì)公章使用登記簿》，確保登記信息準(zhǔn)確、完整、清晰。4.蓋章操作公章保管人員在進(jìn)行蓋章操作時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)用章文件的內(nèi)容與《團(tuán)學(xué)會(huì)公章使用申請表》上的申請事項(xiàng)是否一致，確保用章準(zhǔn)確無誤。蓋章應(yīng)端正、清晰，不得模糊、重疊或顛倒。蓋章后，應(yīng)在文件上加蓋騎縫章，防止文件被更換或篡改。5.用章完畢用章完畢后，公章保管人員應(yīng)將《團(tuán)學(xué)會(huì)公章使用申請表》、用章文件等資料整理歸檔，妥善保存。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)清理用章現(xiàn)場，確保公章存放安全。（二）使用審批權(quán)限1.一般性文件、通知、報(bào)告等，由辦公室負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要事項(xiàng)、重大決策、對(duì)外合同、協(xié)議等文件，需經(jīng)團(tuán)學(xué)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.財(cái)務(wù)相關(guān)文件，按照財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行審批，加蓋財(cái)務(wù)專用章和法定代表人章。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法事先履行用章審批手續(xù)的，用章部門或個(gè)人應(yīng)電話向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，經(jīng)同意后可先行用章，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于異地用章或需要攜帶公章外出的情況，應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序辦理，并采取必要的安全措施，確保公章安全。五、公章的停用與銷毀（一）停用1.因團(tuán)學(xué)會(huì)機(jī)構(gòu)變更、名稱更改、公章?lián)p壞等原因，需要停用公章的，由辦公室提出申請，經(jīng)團(tuán)學(xué)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理公章停用手續(xù)。2.公章停用后，保管人員應(yīng)將公章妥善保管，并及時(shí)通知相關(guān)部門和人員停止使用。（二）銷毀1.對(duì)于停用的公章，由辦公室負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《團(tuán)學(xué)會(huì)公章銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀原因、公章名稱、數(shù)量等信息，并報(bào)團(tuán)學(xué)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，應(yīng)選擇在至少兩名團(tuán)學(xué)會(huì)工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，確保銷毀過程真實(shí)、徹底。3.銷毀完畢后，應(yīng)在《團(tuán)學(xué)會(huì)公章銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)作為檔案資料妥善保存，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公章的使用情況進(jìn)行定期檢查，檢查內(nèi)容包括用章審批手續(xù)是否齊全、用章登記是否規(guī)范、公章保管是否安全等。2.各部門應(yīng)配合辦公室的檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、審計(jì)部門等相關(guān)單位的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供公章使用情況和相關(guān)資料。2.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，應(yīng)及時(shí)糾正，并依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任1.凡違反本制度規(guī)定使用公章的，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過、撤職等處分。2.因違規(guī)使用公章給團(tuán)學(xué)會(huì)造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。（二）保管責(zé)任1.公章保管人員因保管不善導(dǎo)致公章丟失、被盜或損壞的，應(yīng)立即向上級(jí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.對(duì)于因保管責(zé)任導(dǎo)致的公章問題，視情節(jié)輕重給予保管人員批評(píng)教育、警告、記過等處分；如造成嚴(yán)重后果的，應(yīng)