企業(yè)走訪物料管理制度

企業(yè)走訪物料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)走訪物料的管理，規(guī)范物料的采購、使用、保管及核銷等流程，確保走訪工作順利開展，提高物料使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各部門在走訪客戶、合作伙伴、參加行業(yè)展會等各類走訪活動中涉及的物料管理。（三）基本原則1.計(jì)劃性原則：走訪物料的采購、使用應(yīng)根據(jù)走訪計(jì)劃提前規(guī)劃，確保物料供應(yīng)及時、充足，避免浪費(fèi)。2.節(jié)約性原則：在保證走訪效果的前提下，合理控制物料采購成本，節(jié)約使用物料，杜絕鋪張浪費(fèi)。3.歸口管理原則：明確各部門在走訪物料管理中的職責(zé)，實(shí)行歸口管理，確保管理工作的有序進(jìn)行。4.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行物料的采購、使用、保管及核銷等操作，保證管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、職責(zé)分工（一）走訪物料管理小組成立由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的走訪物料管理小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)走訪物料管理工作，制定走訪物料管理政策和標(biāo)準(zhǔn)，審批重大走訪物料采購計(jì)劃和核銷報告等。（二）采購部門1.根據(jù)走訪計(jì)劃和需求，負(fù)責(zé)走訪物料的采購工作，包括供應(yīng)商的選擇、采購合同的簽訂、采購訂單的下達(dá)等。2.確保采購物料的質(zhì)量符合要求，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決采購過程中的問題。3.建立采購臺賬，記錄采購物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、供應(yīng)商等信息。（三）使用部門1.根據(jù)走訪任務(wù)和實(shí)際需求，提出走訪物料的使用申請，詳細(xì)說明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等。2.負(fù)責(zé)走訪物料的領(lǐng)取、使用和保管，按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)使用物料，確保物料的安全和完整。3.在走訪結(jié)束后，及時將剩余物料交回倉庫，并配合做好物料的核銷工作。（四）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)走訪物料的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作，確保物料的安全和完好。2.建立物料庫存臺賬，定期盤點(diǎn)庫存，及時掌握物料的庫存數(shù)量和狀態(tài)。3.根據(jù)使用部門的領(lǐng)料申請，按照規(guī)定的流程發(fā)放物料，并做好發(fā)放記錄。（五）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)走訪物料采購費(fèi)用的審核和報銷工作，確保費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。2.參與走訪物料的成本核算和控制工作，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和分析。3.對走訪物料的管理情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，確保物料管理工作的規(guī)范和透明。三、采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.各使用部門應(yīng)根據(jù)走訪計(jì)劃和實(shí)際需求，提前[X]個工作日填寫《走訪物料采購申請表》，詳細(xì)列出所需物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交采購部門。2.采購部門匯總各部門的采購申請，結(jié)合庫存情況，制定走訪物料采購計(jì)劃，明確采購物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預(yù)算金額等，并報走訪物料管理小組審批。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購物料的特點(diǎn)和要求，通過多種渠道選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商名錄。2.對新供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面，確保供應(yīng)商能夠滿足公司的采購需求。3.定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核和評價，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄，淘汰不合格供應(yīng)商。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.采購合同應(yīng)報公司法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。3.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（四）采購訂單下達(dá)1.根據(jù)采購合同，采購部門下達(dá)采購訂單，明確采購物料的具體要求和交貨時間等信息。2.采購訂單應(yīng)及時傳遞給供應(yīng)商，并跟蹤訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時發(fā)貨。3.在采購過程中，如因特殊情況需要變更采購訂單，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。四、使用管理（一）物料領(lǐng)取1.使用部門憑經(jīng)審批的《走訪物料采購申請表》到倉庫管理部門領(lǐng)取走訪物料，倉庫管理部門根據(jù)申請表發(fā)放物料，并做好發(fā)放記錄。2.發(fā)放記錄應(yīng)包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人等信息，確保物料發(fā)放的準(zhǔn)確性和可追溯性。3.使用部門領(lǐng)取物料后，應(yīng)及時核對物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與申請表一致，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與倉庫管理部門溝通解決。（二）物料使用1.使用部門應(yīng)按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)使用走訪物料，確保物料的使用效果和安全性。2.在走訪過程中，使用部門應(yīng)妥善保管物料，避免物料丟失、損壞或浪費(fèi)。如因特殊情況需要臨時借用物料，應(yīng)辦理相關(guān)借用手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.使用部門應(yīng)根據(jù)走訪實(shí)際情況合理使用物料，如發(fā)現(xiàn)物料數(shù)量不足或有剩余，應(yīng)及時與采購部門或倉庫管理部門溝通協(xié)調(diào)，進(jìn)行補(bǔ)充或回收。（三）物料回收1.走訪結(jié)束后，使用部門應(yīng)及時將剩余物料整理、清點(diǎn)后交回倉庫管理部門，并填寫《走訪物料回收清單》，詳細(xì)列出剩余物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.倉庫管理部門對回收的物料進(jìn)行驗(yàn)收，核對物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與回收清單一致，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與使用部門溝通解決。3.對回收的可重復(fù)使用物料，倉庫管理部門應(yīng)進(jìn)行妥善保管，以備后續(xù)走訪活動使用；對不可重復(fù)使用的物料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。五、保管管理（一）倉庫環(huán)境要求1.倉庫管理部門應(yīng)確保倉庫環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.根據(jù)物料的特性和保管要求，合理劃分倉庫區(qū)域，設(shè)置不同的存儲貨架和貨位，確保物料分類存放、標(biāo)識清晰。（二）物料存儲方式1.按照物料的類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存儲，便于物料的查找和管理。2.對易受潮、易變質(zhì)的物料，應(yīng)采取防潮、防蟲、防變質(zhì)等措施，如密封包裝、放置干燥劑、定期檢查等。3.對貴重物料、易燃易爆物料等應(yīng)單獨(dú)存放，并采取特殊的保管措施，確保物料的安全。（三）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理部門應(yīng)定期對走訪物料進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少盤點(diǎn)一次，確保賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編制《走訪物料盤點(diǎn)報告》，詳細(xì)列出盤點(diǎn)結(jié)果，包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、賬面數(shù)、實(shí)有數(shù)、盤盈盤虧情況及原因分析等。3.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因，進(jìn)行調(diào)整處理，并上報走訪物料管理小組。對盤盈盤虧較大或存在異常情況的，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)調(diào)查和處理。六、核銷管理（一）核銷申請1.走訪活動結(jié)束后，使用部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)填寫《走訪物料核銷申請表》，詳細(xì)說明走訪活動的基本情況、物料使用情況、剩余物料回收情況等，并附上相關(guān)證明材料，如走訪報告、物料使用清單、回收清單等。2.《走訪物料核銷申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。（二）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門收到《走訪物料核銷申請表》后，對走訪活動的真實(shí)性、物料使用的合理性、費(fèi)用支出的合規(guī)性等進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核結(jié)果，在申請表上簽署審核意見，并將申請表返回使用部門。如審核不通過，應(yīng)說明原因，要求使用部門補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。（三）核銷審批1.使用部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見，對申請表進(jìn)行修改完善后，提交走訪物料管理小組審批。2.走訪物料管理小組對核銷申請進(jìn)行全面審查，根據(jù)走訪活動的實(shí)際情況和公司相關(guān)規(guī)定，做出審批決定。3.如審批通過，走訪物料管理小組在申請表上簽署審批意見，并通知財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核銷處理；如審批不通過，應(yīng)說明理由，退回申請表，要求使用部門重新申請或補(bǔ)充相關(guān)材料。（四）核銷處理1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)走訪物料管理小組的審批意見，對走訪物料采購費(fèi)用進(jìn)行核銷處理，將實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用計(jì)入相關(guān)成本或費(fèi)用科目。2.核銷處理完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將核銷情況進(jìn)行記錄，并歸檔保存相關(guān)資料，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對走訪物料管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購、使用、保管及核銷等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。2.審計(jì)部門根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常檢查1.走訪物料管理小組不定期對各部門走訪物料管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查物料采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、物料使用的規(guī)范性、物料保管的安全性、物料核銷的及時性等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改效果。（三）違規(guī)處理1.對違反本制度規(guī)定的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)