中央公文收發(fā)管理制度

中央公文收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為了確保中央公文收發(fā)工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理效率，保證公文傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在中央公文收發(fā)過程中的管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時(shí)原則公文收發(fā)要準(zhǔn)確無誤地傳遞公文內(nèi)容，確保公文在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送達(dá)相關(guān)部門和人員。2.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保公文在傳遞、處理過程中的安全，防止公文內(nèi)容泄露。3.規(guī)范有序原則公文收發(fā)工作要按照規(guī)定的程序和流程進(jìn)行，做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、有序化。二、公文接收（一）接收渠道1.專人接收設(shè)立專門的公文接收崗位，由專人負(fù)責(zé)接收中央公文。接收人員要熟悉公文接收流程，具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.電子渠道利用公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等電子渠道接收中央公文。接收人員要定期查看電子收件箱，及時(shí)下載和處理公文。（二）接收登記1.紙質(zhì)公文接收紙質(zhì)公文時(shí)，接收人員要認(rèn)真核對公文的來文單位、文號(hào)、標(biāo)題、密級、份數(shù)等信息，并在《中央公文接收登記表》上進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括公文編號(hào)、來文日期、來文單位、文號(hào)、標(biāo)題、密級、份數(shù)、附件、簽收人等。2.電子公文接收電子公文時(shí)，接收人員要及時(shí)將公文下載保存，并按照紙質(zhì)公文的登記要求在《中央公文接收登記表》上進(jìn)行登記。同時(shí)，要注明電子公文的存儲(chǔ)位置和文件名。（三）公文初審1.內(nèi)容審核接收人員對收到的中央公文進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核公文的內(nèi)容是否符合公司的政策法規(guī)和工作要求，是否存在錯(cuò)別字、語病等問題。2.格式審核審核公文的格式是否符合規(guī)范要求，包括字體、字號(hào)、排版、頁碼等。3.完整性審核檢查公文是否齊全，有無缺頁、漏頁等情況。（四）分辦與傳閱1.分辦初審?fù)ㄟ^的公文，接收人員要根據(jù)公文的內(nèi)容和性質(zhì)，按照公司的職責(zé)分工進(jìn)行分辦。分辦時(shí)要填寫《中央公文分辦單》，注明分送部門、分送時(shí)間等信息，并將公文及分辦單一并送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽收。2.傳閱對于需要傳閱的公文，接收人員要按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱。傳閱時(shí)要填寫《中央公文傳閱登記表》，記錄公文的傳閱時(shí)間、傳閱人員等信息。傳閱人員要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將公文閱畢，并簽字確認(rèn)。三、公文處理（一）承辦部門處理1.明確責(zé)任承辦部門收到分辦的公文后，要指定專人負(fù)責(zé)處理。承辦人員要認(rèn)真閱讀公文內(nèi)容，領(lǐng)會(huì)公文精神，按照要求及時(shí)辦理。2.辦理要求承辦人員要根據(jù)公文的性質(zhì)和要求，采取相應(yīng)的辦理措施。對于需要答復(fù)的公文，要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)；對于需要落實(shí)的公文，要制定具體的實(shí)施方案，并認(rèn)真組織實(shí)施。3.辦理期限承辦部門要嚴(yán)格按照規(guī)定的辦理期限處理公文。一般公文的辦理期限為[X]個(gè)工作日，緊急公文要特事特辦，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成辦理。（二）審核把關(guān)1.部門審核承辦部門辦理完畢的公文，要由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括公文的辦理情況是否符合要求，公文的格式是否規(guī)范，公文的語言是否準(zhǔn)確等。2.綜合審核對于重要公文或涉及多個(gè)部門的公文，要由公司綜合管理部門進(jìn)行綜合審核。綜合審核要從公司整體利益出發(fā)，對公文的內(nèi)容、格式、辦理情況等進(jìn)行全面審查，確保公文質(zhì)量。（三）簽發(fā)1.一般公文一般公文經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，由承辦部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.重要公文重要公文經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門審核后，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（四）發(fā)文登記公文簽發(fā)后，承辦人員要在《中央公文發(fā)文登記表》上進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括公文編號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文單位、文號(hào)、標(biāo)題、密級、份數(shù)、附件、簽發(fā)人等。四、公文歸檔（一）歸檔范圍1.具有保存價(jià)值的中央公文包括上級機(jī)關(guān)下發(fā)的重要文件、公司制定的規(guī)章制度、重要會(huì)議文件、重要業(yè)務(wù)文件等。2.公文處理過程中形成的相關(guān)材料如公文的起草稿、修改稿、審核意見、簽發(fā)單等。（二）歸檔要求1.整理規(guī)范歸檔公文要按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，做到分類準(zhǔn)確、排列有序、編號(hào)清晰。2.裝訂整齊歸檔公文要進(jìn)行裝訂，確保公文的完整性和牢固性。3.編目準(zhǔn)確歸檔公文要編制詳細(xì)的目錄，包括公文編號(hào)、標(biāo)題、日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。（三）歸檔時(shí)間公文辦理完畢后，承辦部門要及時(shí)將公文及相關(guān)材料整理歸檔。一般情況下，每年[X]月底前完成上一年度公文的歸檔工作。（四）檔案保管1.保管場所公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放中央公文檔案。檔案庫房要具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.保管期限中央公文檔案的保管期限根據(jù)公文的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.檔案查閱因工作需要查閱中央公文檔案的，要填寫《中央公文檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)要在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。五、公文保密（一）保密措施1.人員管理加強(qiáng)對公文處理人員的保密教育，提高保密意識(shí)。與公文處理人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.場所管理對公文處理場所進(jìn)行嚴(yán)格管理，設(shè)置專門的公文處理區(qū)域，配備必要的保密設(shè)備，如碎紙機(jī)、保險(xiǎn)柜等。3.電子公文保密對電子公文要采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等保密措施，防止電子公文泄露。（二）密級劃分中央公文根據(jù)其內(nèi)容的重要程度和保密要求，劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)密級。1.絕密級公文涉及公司核心機(jī)密，泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的公文。2.機(jī)密級公文涉及公司重要機(jī)密，泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的公文。3.秘密級公文涉及公司一般機(jī)密，泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受損害的公文。（三）保密期限密級公文的保密期限根據(jù)公文的性質(zhì)和保密要求確定，絕密級公文保密期限一般不超過[X]年，機(jī)密級公文保密期限一般不超過[X]年，秘密級公文保密期限一般不超過[X]年。（四）解密與公開1.解密密級公文在保密期限屆滿后，自動(dòng)解密。如需提前解密的，由原確定密級的部門或單位提出解密意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后解密。2.公開解密后的公文，按照公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行公開。六、公文傳遞（一）傳遞方式1.專人傳遞對于重要、緊急公文，要安排專人進(jìn)行傳遞。傳遞人員要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保公文安全。2.機(jī)要通信利用機(jī)要通信渠道傳遞中央公文，確保公文傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.電子傳輸通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等電子方式傳遞一般性公文，但要采取加密等安全措施，防止公文泄露。（二）傳遞要求1.及時(shí)傳遞公文傳遞人員要按照規(guī)定的時(shí)間和路線進(jìn)行傳遞，確保公文及時(shí)送達(dá)。2.安全保密傳遞過程中要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止公文丟失、泄露。3.交接手續(xù)公文傳遞時(shí)要辦理交接手續(xù)，填寫《中央公文傳遞交接單》，注明公文編號(hào)、傳遞時(shí)間、傳遞人員等信息。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查公司綜合管理部門定期對中央公文收發(fā)工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括公文接收、處理、歸檔、保密等環(huán)節(jié)的工作情況。2.不定期抽查公司綜合管理部門不定期對中央公文收發(fā)工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核評價(jià)1.考核指標(biāo)建立中央公文收發(fā)工作考核指標(biāo)體系，包括公文處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、規(guī)范性、保密性等方面的指標(biāo)。2.考核方式考核采取自評與上級評價(jià)相結(jié)合的方式進(jìn)行。各部門要定期對本部門的公文收發(fā)工作進(jìn)行自評，公司綜合管理部門根據(jù)自評情況和日常檢查、抽查結(jié)果，對各部門的公文收發(fā)工作進(jìn)行評價(jià)。3.考核結(jié)果應(yīng)用考核結(jié)果作