企業(yè)外包審批管理制度

企業(yè)外包審批管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司外包業(yè)務(wù)的審批流程，確保外包活動符合公司戰(zhàn)略目標(biāo)、法律法規(guī)要求，保障公司利益，提高外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量和效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外包項目，包括但不限于信息技術(shù)外包（ITO）、業(yè)務(wù)流程外包（BPO）、知識流程外包（KPO）等各類外包業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：外包業(yè)務(wù)必須符合國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定。2.效益性原則：確保外包業(yè)務(wù)能夠為公司帶來經(jīng)濟效益，提高公司的運營效率和競爭力。3.風(fēng)險可控原則：對外包業(yè)務(wù)可能產(chǎn)生的風(fēng)險進行充分評估和控制，保障公司的業(yè)務(wù)安全和穩(wěn)定。4.監(jiān)督管理原則：建立健全的監(jiān)督管理機制，對外包業(yè)務(wù)的全過程進行監(jiān)督和管理。二、外包業(yè)務(wù)分類及定義（一）信息技術(shù)外包（ITO）指企業(yè)將信息技術(shù)相關(guān)的工作，如軟件開發(fā)、系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)處理等，委托給外部專業(yè)機構(gòu)完成。（二）業(yè)務(wù)流程外包（BPO）企業(yè)將部分或全部業(yè)務(wù)流程，如采購、物流、客服等，外包給第三方進行管理和運作。（三）知識流程外包（KPO）涉及知識密集型的業(yè)務(wù)流程外包，如市場調(diào)研、數(shù)據(jù)分析、知識產(chǎn)權(quán)管理等，由專業(yè)的知識服務(wù)提供商完成。三、外包審批流程（一）需求提出1.業(yè)務(wù)部門：各業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，結(jié)合公司戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)目標(biāo)，提出外包業(yè)務(wù)需求。需求應(yīng)明確外包業(yè)務(wù)的內(nèi)容、范圍、期限、預(yù)算等關(guān)鍵信息。2.填寫申請表：業(yè)務(wù)部門填寫《外包業(yè)務(wù)申請表》，詳細(xì)描述外包業(yè)務(wù)的背景、目的、具體要求以及預(yù)期效果等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）初步評估1.歸口管理部門：申請表提交至歸口管理部門，歸口管理部門根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和職責(zé)范圍，對申請進行初步評估。評估內(nèi)容包括外包業(yè)務(wù)的必要性、可行性、合規(guī)性等。2.組織論證：對于復(fù)雜或重大的外包項目，歸口管理部門可組織相關(guān)部門和專家進行論證，從技術(shù)、經(jīng)濟、法律等方面進行綜合分析，提出評估意見。（三）審批環(huán)節(jié)1.部門審批歸口管理部門：歸口管理部門負(fù)責(zé)人對初步評估通過的申請進行審批，簽署審批意見。財務(wù)部門：財務(wù)部門對項目預(yù)算進行審核，確保預(yù)算合理、合規(guī)，并簽署意見。法務(wù)部門：法務(wù)部門對合同條款等法律事項進行審查，防范法律風(fēng)險，簽署法律意見。2.高層審批：經(jīng)部門審批通過的申請，提交至公司高層領(lǐng)導(dǎo)進行最終審批。高層領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和資源狀況，做出審批決策。（四）合同簽訂1.確定供應(yīng)商：審批通過后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照公司采購管理相關(guān)規(guī)定，通過招標(biāo)、詢價、談判等方式確定外包供應(yīng)商。2.合同起草與審核：業(yè)務(wù)部門與選定的供應(yīng)商起草外包合同，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、保密條款、違約責(zé)任等。合同初稿提交法務(wù)部門進行法律審核，審核通過后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.簽訂合同：合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商簽訂正式合同。（五）項目實施與監(jiān)控1.項目啟動：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門組織召開項目啟動會議，明確項目團隊成員職責(zé)，制定項目實施計劃，確保項目順利開展。2.過程監(jiān)控：項目實施過程中，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對外包項目進行日常監(jiān)控，定期檢查項目進度、質(zhì)量、成本等情況。歸口管理部門可根據(jù)需要進行不定期抽查。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，督促其采取措施解決。3.溝通協(xié)調(diào)：建立有效的溝通協(xié)調(diào)機制，業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商之間應(yīng)保持密切溝通，及時解決項目實施過程中出現(xiàn)的問題。涉及跨部門的問題，由業(yè)務(wù)部門牽頭組織相關(guān)部門進行協(xié)調(diào)解決。（六）驗收與結(jié)算1.項目驗收：項目完成后，業(yè)務(wù)部門按照合同要求組織驗收。驗收內(nèi)容包括工作成果的質(zhì)量、數(shù)量、進度等方面。驗收合格后，業(yè)務(wù)部門填寫《外包項目驗收報告》。2.費用結(jié)算：財務(wù)部門根據(jù)合同約定和驗收報告，辦理費用結(jié)算手續(xù)。結(jié)算金額應(yīng)與合同約定相符，如有差異，需查明原因并按規(guī)定處理。四、外包業(yè)務(wù)風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別：在項目啟動階段，業(yè)務(wù)部門、歸口管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員共同參與，對外包業(yè)務(wù)可能面臨的風(fēng)險進行全面識別，包括但不限于供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、安全風(fēng)險、法律風(fēng)險、信息泄露風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估：對識別出的風(fēng)險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.風(fēng)險規(guī)避：對于高風(fēng)險且無法有效控制的外包業(yè)務(wù)，應(yīng)考慮放棄外包，選擇其他方式完成相關(guān)工作。2.風(fēng)險降低：通過加強供應(yīng)商管理、完善合同條款、建立質(zhì)量監(jiān)控體系等措施，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移：對于部分風(fēng)險，可通過購買保險、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等方式進行風(fēng)險轉(zhuǎn)移。4.風(fēng)險接受：對于一些發(fā)生可能性較小且影響程度較低的風(fēng)險，在經(jīng)過充分評估后，可選擇接受風(fēng)險，但需制定相應(yīng)的監(jiān)控措施，及時發(fā)現(xiàn)并處理風(fēng)險事件。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.風(fēng)險監(jiān)控：建立風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對已識別的風(fēng)險進行跟蹤監(jiān)控，及時掌握風(fēng)險狀態(tài)的變化情況。2.預(yù)警設(shè)置：根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)和閾值。當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)接近或達到預(yù)警閾值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取應(yīng)對措施。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：建立供應(yīng)商庫，業(yè)務(wù)部門根據(jù)外包業(yè)務(wù)需求，從供應(yīng)商庫中篩選符合條件的潛在供應(yīng)商。對于新的供應(yīng)商，應(yīng)進行嚴(yán)格的資質(zhì)審查和信用評估。2.綜合評估：對篩選出的供應(yīng)商進行綜合評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的技術(shù)能力、服務(wù)水平、價格競爭力、信譽狀況、管理能力等方面。可采用打分法等方式進行評估，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合作對象。（二）供應(yīng)商考核1.考核指標(biāo)：制定供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，包括服務(wù)質(zhì)量、項目進度、成本控制、客戶滿意度等方面?？己酥笜?biāo)應(yīng)明確、具體、可量化。2.考核周期：定期對供應(yīng)商進行考核，考核周期可根據(jù)項目特點和實際情況確定，一般為季度或年度考核。3.考核結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行相應(yīng)的獎懲。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予更多的合作機會和獎勵；對于考核不達標(biāo)或出現(xiàn)嚴(yán)重問題的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施，如警告、暫停合作、終止合同等。（三）供應(yīng)商關(guān)系管理1.溝通協(xié)調(diào)：建立與供應(yīng)商的定期溝通機制，及時了解供應(yīng)商的工作進展和需求，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.合作培訓(xùn)：為供應(yīng)商提供必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助其更好地理解公司的業(yè)務(wù)需求和標(biāo)準(zhǔn)，提高服務(wù)質(zhì)量。3.合作發(fā)展：與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同探討合作發(fā)展機會，實現(xiàn)互利共贏。六、保密管理（一）保密責(zé)任1.公司員工：公司所有員工都有保守公司商業(yè)秘密和外包業(yè)務(wù)相關(guān)信息的義務(wù)。在參與外包項目過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露任何涉及公司機密和供應(yīng)商機密的信息。2.供應(yīng)商：與公司簽訂外包合同的供應(yīng)商，應(yīng)在合同中明確保密條款，承諾對在合作過程中知悉的公司機密信息予以保密。如因供應(yīng)商原因?qū)е鹿緳C密信息泄露，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（二）保密措施1.信息分類：對外包業(yè)務(wù)涉及的信息進行分類管理，明確不同級別信息的保密要求和訪問權(quán)限。2.物理隔離：對于涉及公司核心機密的信息，應(yīng)采取物理隔離措施，防止信息被非法獲取。3.網(wǎng)絡(luò)安全：加強網(wǎng)絡(luò)安全防護，采取防火墻、加密技術(shù)等手段，保障信息傳輸?shù)陌踩浴?.人員管理：對接觸機密信息的人員進行背景審查和培訓(xùn)，提高其保密意識和技能。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期檢查：公司定期對外包業(yè)務(wù)的保密情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.違規(guī)處理：對于