企業(yè)管理合同管理制度

企業(yè)管理合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則：合同雙方當(dāng)事人在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)公平合理，不得顯失公平，保障雙方的合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理部門及職責(zé)（一）合同管理部門公司設(shè)立合同管理辦公室，作為合同管理的歸口部門，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一管理工作。合同管理辦公室設(shè)在公司綜合管理部。（二）職責(zé)分工1.合同管理辦公室職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司合同管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)合同文本的起草、審核、編號(hào)、歸檔等工作。負(fù)責(zé)對(duì)合同簽訂、履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，協(xié)調(diào)處理合同糾紛。負(fù)責(zé)建立合同管理臺(tái)賬，定期統(tǒng)計(jì)合同簽訂、履行情況，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。負(fù)責(zé)組織合同管理人員的培訓(xùn)和考核工作。2.業(yè)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的洽談、起草、初審等工作。負(fù)責(zé)合同的簽訂、履行、變更、解除等具體工作，并及時(shí)向合同管理辦公室報(bào)告合同履行情況。負(fù)責(zé)收集、整理與合同相關(guān)的資料，配合合同管理辦公室做好合同糾紛的處理工作。3.財(cái)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及的資金收付進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保資金安全。負(fù)責(zé)根據(jù)合同約定及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，并做好相關(guān)賬務(wù)處理。協(xié)助合同管理辦公室對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋。4.法務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)合同文本進(jìn)行法律審查，提出法律意見和建議。參與合同糾紛的處理，提供法律支持和服務(wù)。負(fù)責(zé)對(duì)公司員工進(jìn)行法律知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。三、合同的簽訂（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行洽談，達(dá)成一致意見后，起草合同文本。2.合同文本起草完成后，業(yè)務(wù)部門將合同文本提交給合同管理辦公室進(jìn)行審核。3.合同管理辦公室對(duì)合同文本進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通修改。4.合同文本審核通過后，業(yè)務(wù)部門將合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。5.法務(wù)部門對(duì)合同文本進(jìn)行法律審查，提出法律意見和建議。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門和合同管理辦公室溝通修改。6.合同文本經(jīng)審核、審查通過后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同審批權(quán)限，將合同文本提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。7.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，業(yè)務(wù)部門與合同對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同，并加蓋公司公章或合同專用章。8.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門將合同文本原件一份交合同管理辦公室存檔，一份自留，一份交財(cái)務(wù)部門作為付款依據(jù)。（二）合同審批權(quán)限1.合同金額在[X]萬元以下的，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.合同金額在[X]萬元至[X]萬元之間的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.合同金額在[X]萬元以上的，由公司總經(jīng)理審批。（三）合同簽訂注意事項(xiàng)1.合同當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)具有相應(yīng)的民事行為能力，能夠獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任。2.合同內(nèi)容應(yīng)當(dāng)明確、具體，包括合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等條款。3.合同條款應(yīng)當(dāng)符合法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。4.合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式，由雙方當(dāng)事人簽字（蓋章）確認(rèn)。合同文本應(yīng)當(dāng)一式多份，雙方當(dāng)事人各執(zhí)一份，公司相關(guān)部門各執(zhí)一份。5.合同簽訂前，應(yīng)當(dāng)對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信狀況、履約能力等進(jìn)行調(diào)查了解，確保合同的履行。四、合同的履行（一）履行原則合同雙方當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，遵循誠實(shí)信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。（二）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體履行工作，并指定專人負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行情況。2.合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、解除等情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知合同管理辦公室，并按照本制度的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.合同管理辦公室負(fù)責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促業(yè)務(wù)部門整改。（三）履行記錄1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂時(shí)間、履行期限、履行情況、款項(xiàng)收付情況等信息。2.合同履行臺(tái)賬應(yīng)當(dāng)定期更新，并報(bào)合同管理辦公室備案。3.合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)將合同履行情況總結(jié)報(bào)告合同管理辦公室。五、合同的變更與解除（一）變更條件1.合同簽訂后，經(jīng)雙方當(dāng)事人協(xié)商一致，可以變更合同內(nèi)容。2.合同履行過程中，因不可抗力、政策調(diào)整等原因，導(dǎo)致合同無法履行或部分無法履行的，可以變更合同內(nèi)容。3.合同履行過程中，一方當(dāng)事人提出變更合同內(nèi)容的請(qǐng)求，另一方當(dāng)事人同意的，可以變更合同內(nèi)容。（二）變更程序1.合同變更由業(yè)務(wù)部門提出申請(qǐng)，填寫《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明合同變更的原因、內(nèi)容等情況。2.《合同變更申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交給合同管理辦公室進(jìn)行審核。3.合同管理辦公室對(duì)《合同變更申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同變更的合法性、合規(guī)性、必要性等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通修改。4.《合同變更申請(qǐng)表》經(jīng)審核通過后，業(yè)務(wù)部門將《合同變更申請(qǐng)表》提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。5.法務(wù)部門對(duì)《合同變更申請(qǐng)表》進(jìn)行法律審查，提出法律意見和建議。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門和合同管理辦公室溝通修改。6.《合同變更申請(qǐng)表》經(jīng)審核、審查通過后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同審批權(quán)限，將《合同變更申請(qǐng)表》提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。7.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，業(yè)務(wù)部門與合同對(duì)方當(dāng)事人簽訂《合同變更協(xié)議》，并加蓋公司公章或合同專用章。8.《合同變更協(xié)議》簽訂后，業(yè)務(wù)部門將《合同變更協(xié)議》原件一份交合同管理辦公室存檔，一份自留，一份交財(cái)務(wù)部門作為付款依據(jù)。（三）解除條件1.合同簽訂后，經(jīng)雙方當(dāng)事人協(xié)商一致，可以解除合同。2.合同履行過程中，因不可抗力、政策調(diào)整等原因，導(dǎo)致合同無法履行或部分無法履行的，可以解除合同。3.合同履行過程中，一方當(dāng)事人嚴(yán)重違反合同約定，給另一方當(dāng)事人造成重大損失的，另一方當(dāng)事人可以解除合同。4.合同履行期限屆滿，雙方當(dāng)事人均已履行完畢合同義務(wù)的，合同自動(dòng)解除。（四）解除程序1.合同解除由業(yè)務(wù)部門提出申請(qǐng)，填寫《合同解除申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明合同解除的原因、內(nèi)容等情況。2.《合同解除申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交給合同管理辦公室進(jìn)行審核。3.合同管理辦公室對(duì)《合同解除申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同解除的合法性、合規(guī)性、必要性等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通修改。4.《合同解除申請(qǐng)表》經(jīng)審核通過后，業(yè)務(wù)部門將《合同解除申請(qǐng)表》提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。5.法務(wù)部門對(duì)《合同解除申請(qǐng)表》進(jìn)行法律審查，提出法律意見和建議。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門和合同管理辦公室溝通修改。6.《合同解除申請(qǐng)表》經(jīng)審核、審查通過后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同審批權(quán)限，將《合同解除申請(qǐng)表》提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。7.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，業(yè)務(wù)部門與合同對(duì)方當(dāng)事人簽訂《合同解除協(xié)議》，并加蓋公司公章或合同專用章。8.《合同解除協(xié)議》簽訂后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)清理合同履行過程中的相關(guān)事項(xiàng)，如款項(xiàng)收付、貨物交接等，并將清理情況報(bào)告合同管理辦公室。9.合同管理辦公室負(fù)責(zé)對(duì)合同解除情況進(jìn)行備案，并對(duì)合同履行過程中的相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。六、合同糾紛的處理（一）糾紛預(yù)防1.合同簽訂前，應(yīng)當(dāng)對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信狀況、履約能力等進(jìn)行調(diào)查了解，確保合同的履行。2.合同履行過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照合同約定履行自己的義務(wù)，及時(shí)與合同對(duì)方當(dāng)事人溝通協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)生糾紛。3.加強(qiáng)對(duì)合同管理人員的培訓(xùn)和考核，提高合同管理人員的業(yè)務(wù)水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。（二）糾紛處理1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)向合同管理辦公室報(bào)告，并積極采取措施，妥善處理糾紛。2.合同管理辦公室負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門對(duì)合同糾紛進(jìn)行調(diào)查了解，分析糾紛產(chǎn)生的原因，提出處理意見和建議。3.合同糾紛涉及法律問題的，由法務(wù)部門負(fù)責(zé)提供法律支持和服務(wù)，參與合同糾紛的處理。4.合同糾紛經(jīng)協(xié)商、調(diào)解無法解決的，可以根據(jù)合同約定的仲裁條款或訴訟管轄條款，向仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁或向人民法院提起訴訟。（三）糾紛處理記錄1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)建立合同糾紛處理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同糾紛的發(fā)生時(shí)間、原因、處理過程、處理結(jié)果等信息。2.合同糾紛處理臺(tái)賬應(yīng)當(dāng)定期更新，并報(bào)合同管理辦公室備案。3.合同糾紛處理完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)將合同糾紛處理情況總結(jié)報(bào)告合同管理辦公室。七、合同的歸檔與保管（一）歸檔范圍公司簽訂的各類合同及其相關(guān)資料，包括合同文本、合同審批表、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來函件、會(huì)議紀(jì)要、糾紛處理記錄等。（二）歸檔要求1.合同管理辦公室負(fù)責(zé)合同的歸檔工作，應(yīng)當(dāng)按照合同類別、簽訂時(shí)間等順序進(jìn)行整理歸檔，確保合同資料的完整性和規(guī)范性。2.合同文本應(yīng)當(dāng)使用A4紙張打印或復(fù)印，并加蓋公司公章或合同專用章。合同審批表、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議等相關(guān)資料應(yīng)當(dāng)使用A4紙張打印，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.合同歸檔資料應(yīng)當(dāng)一式兩份，一份由合同管理辦公室存檔，一份由業(yè)務(wù)部門自留。（三）保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)合同的重要程度和性質(zhì)確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。短期保管期限為[X]年，中期保管期限為[X]年，長(zhǎng)期保管期限為[X]年。具體保管期限按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交給合同管理辦公室。2.合同管理辦公室對(duì)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核通過后，為查閱人員提供合同檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)當(dāng)在合同管理辦公室指定的地點(diǎn)查閱合同檔案，不得將合同檔案帶出辦公室。查閱人員應(yīng)當(dāng)愛護(hù)合同檔案，不得在合同檔案上涂改、標(biāo)記、損壞等。