合同及造價管理制度

合同及造價管理制度總則目的為加強公司合同及造價管理，規(guī)范合同簽訂、履行及造價控制流程，防范經(jīng)營風險，維護公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、子公司在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同以及涉及工程造價的相關(guān)業(yè)務(wù)?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：合同及造價管理應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)、政策以及公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.平等自愿原則：合同簽訂應(yīng)基于雙方平等自愿的基礎(chǔ)，不得強迫或欺詐對方。3.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。4.風險防范原則：充分識別、評估合同及造價業(yè)務(wù)中的風險，并采取有效措施進行防范和控制。合同管理合同簽訂流程1.合同立項業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同立項申請，詳細說明合同的背景、目的、主要內(nèi)容、預(yù)計金額、履行期限等信息。提交立項申請時，需附上相關(guān)的業(yè)務(wù)資料，如項目可行性報告、合作意向書等。立項申請經(jīng)部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.合同起草立項審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負責起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等主要條款。涉及工程造價的合同，應(yīng)明確造價的計算依據(jù)、計價方式、付款方式、結(jié)算辦法等條款。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免模糊不清或歧義性表述。3.合同審核合同起草完成后，先由業(yè)務(wù)部門內(nèi)部審核，重點審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求、權(quán)利義務(wù)是否對等、風險防范措施是否得當?shù)取I(yè)務(wù)部門審核通過后，將合同文本及相關(guān)資料提交法務(wù)部門審核。法務(wù)部門主要從法律合規(guī)性角度進行審核，審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風險等。法務(wù)部門審核通過后，再提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門重點審核合同的付款方式、結(jié)算辦法、資金安排等是否符合公司財務(wù)制度和資金狀況，是否存在財務(wù)風險。各審核部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并出具審核意見。業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善。4.合同簽訂經(jīng)審核無誤的合同，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。合同簽訂前，應(yīng)檢查對方當事人的主體資格、資信狀況等，確保合同相對方具備履約能力。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本分送相關(guān)部門存檔，如法務(wù)部門、財務(wù)部門、檔案管理部門等。合同履行管理1.合同執(zhí)行跟蹤業(yè)務(wù)部門負責合同的具體履行，應(yīng)指定專人跟蹤合同執(zhí)行情況，及時掌握合同履行進度。定期向合同管理部門匯報合同履行情況，包括已完成的工作、未完成的工作及原因、預(yù)計后續(xù)進度等。2.合同變更管理合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出書面變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響等。變更申請經(jīng)合同管理部門審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理合同變更手續(xù)。合同變更后，應(yīng)及時對相關(guān)合同文本進行修改，并按照合同簽訂流程重新進行審核和簽訂。3.合同糾紛處理如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，提出解決方案。糾紛解決方案應(yīng)報合同管理部門審核，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后實施。對于重大合同糾紛，應(yīng)及時咨詢法務(wù)部門意見，必要時通過法律途徑解決。合同檔案管理1.合同歸檔合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將合同正本及相關(guān)附件、審批文件等整理齊全，移交檔案管理部門歸檔。檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定對合同檔案進行分類、編號、裝訂，并妥善保管。2.合同查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱合同檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定地點進行，不得擅自將合同檔案帶出或復(fù)制。3.合同銷毀合同檔案超過保存期限需要銷毀的，由檔案管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀合同檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。造價管理造價預(yù)算編制1.項目啟動階段項目發(fā)起部門應(yīng)組織相關(guān)人員對項目進行初步評估，確定項目的范圍、目標、工期等基本信息。根據(jù)項目初步信息，由造價管理部門或委托有資質(zhì)的造價咨詢機構(gòu)編制項目造價預(yù)算。2.預(yù)算編制依據(jù)造價預(yù)算應(yīng)依據(jù)項目設(shè)計文件、施工圖紙、工程量清單計價規(guī)范、市場價格信息等進行編制。對于采用新技術(shù)、新工藝、新材料的項目，應(yīng)參考類似項目的造價資料，并結(jié)合實際情況進行合理估算。3.預(yù)算審核造價預(yù)算編制完成后，先由造價管理部門內(nèi)部審核，審核人員應(yīng)重點審查預(yù)算編制的準確性、完整性、合規(guī)性等。審核通過后，提交財務(wù)部門、項目發(fā)起部門等相關(guān)部門進行會審。會審部門應(yīng)從各自專業(yè)角度提出意見和建議，對預(yù)算進行進一步完善。經(jīng)會審后的造價預(yù)算報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。造價過程控制1.工程計量與支付施工過程中，施工單位應(yīng)按照合同約定和相關(guān)規(guī)范要求，定期提交已完工程量報告。造價管理部門或監(jiān)理單位應(yīng)及時對施工單位提交的工程量進行計量審核，并出具計量報告。財務(wù)部門根據(jù)計量報告和合同約定的付款方式進行工程款支付，確保支付金額準確無誤。2.工程變更造價控制對于工程變更，造價管理部門應(yīng)及時對變更部分進行造價核算，分析變更對工程造價的影響。工程變更造價核算應(yīng)依據(jù)變更通知、設(shè)計變更圖紙、現(xiàn)場簽證等資料進行，確保核算結(jié)果準確合理。變更造價經(jīng)審核后，按照合同約定的程序調(diào)整合同價款。3.造價動態(tài)監(jiān)控造價管理部門應(yīng)建立造價動態(tài)監(jiān)控機制，定期對項目造價情況進行分析和評估。對比實際造價與預(yù)算造價的差異，查找原因，及時采取措施進行糾偏，確保項目造價控制在預(yù)算范圍內(nèi)。造價結(jié)算管理1.結(jié)算資料準備工程竣工后，施工單位應(yīng)按照合同約定和相關(guān)規(guī)定，及時整理并提交完整的結(jié)算資料，包括竣工圖紙、工程量清單、工程變更資料、現(xiàn)場簽證、結(jié)算報告等。造價管理部門應(yīng)審核施工單位提交的結(jié)算資料是否齊全、真實、有效。2.結(jié)算審核造價管理部門或委托有資質(zhì)的造價咨詢機構(gòu)對施工單位提交的結(jié)算報告進行審核。審核過程中，應(yīng)重點審查工程量計算是否準確、計價方式是否符合合同約定、取費標準是否正確等。審核人員應(yīng)與施工單位進行溝通，對有爭議的問題進行協(xié)商解決。3.結(jié)算定案經(jīng)審核后的結(jié)算報告報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，作為工程最終結(jié)算價款的依據(jù)。造價管理部門應(yīng)將結(jié)算定案資料整理歸檔，作為項目成本核算和后續(xù)類似項目造價參考的重要依據(jù)。監(jiān)督與考核監(jiān)督機制1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對合同及造價管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同簽訂、履行、造價控制等環(huán)節(jié)是否符合公司制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.日常檢查監(jiān)督合同管理部門和造價管理部門定期對各部門合同及造價業(yè)務(wù)進行檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂流程執(zhí)行情況、造價預(yù)算編制與執(zhí)行情況、檔案管理情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時督促相關(guān)部門進行整改，并將檢查結(jié)果納入部門績效考核。考核辦法1.考核指標合同簽訂的及時性、準確性、合規(guī)性。合同履行的情況，包括是否按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。造價預(yù)算的準確性、造價控制情況，是否超預(yù)算。合同及造價檔案管理的規(guī)范性。2.考核周期合同及造價管理考核每半年進行一次。3.考核結(jié)果應(yīng)用考核結(jié)果與部門和個人績效掛鉤，對合同及造價管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門