合同項收支管理制度

合同項收支管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同項收支管理，規(guī)范收支行為，確保公司經(jīng)濟利益，提高資金使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有合同項目的收支管理活動，包括但不限于銷售合同、采購合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.合法性原則：合同項收支活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.準確性原則：收支數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，如實反映合同執(zhí)行情況。3.及時性原則：及時辦理合同款項的收付，避免逾期產(chǎn)生不良影響。4.歸口管理原則：明確各部門在合同項收支管理中的職責(zé)，實行歸口管理。二、合同簽訂與審批（一）合同簽訂1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同的起草與談判，確保合同條款明確、具體，符合公司利益。2.合同文本應(yīng)包含雙方的基本信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、付款方式、結(jié)算期限、違約責(zé)任等主要條款。3.涉及重大合同或復(fù)雜業(yè)務(wù)的，應(yīng)組織法務(wù)、財務(wù)等相關(guān)部門進行會審，確保合同合法合規(guī)。（二）合同審批1.合同審批流程應(yīng)明確各環(huán)節(jié)的審批權(quán)限和責(zé)任。2.業(yè)務(wù)部門提交合同審批申請時，應(yīng)附上相關(guān)背景資料和可行性分析報告。3.財務(wù)部門負責(zé)審核合同的付款方式、結(jié)算期限、資金預(yù)算等財務(wù)條款，確保公司資金安全和合理使用。4.法務(wù)部門負責(zé)審查合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險。5.經(jīng)各級審批通過后的合同，方可加蓋公司公章或合同專用章生效。三、收入管理（一）收入確認原則1.按照合同約定的收款時間和條件確認收入。2.對于分期收款的合同，應(yīng)按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，合理分攤各期收入。3.收入確認應(yīng)取得充分、有效的證明文件，如發(fā)票、驗收報告、收款憑證等。（二）收款管理1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時與客戶溝通收款事宜。2.財務(wù)部門根據(jù)合同約定的收款時間和金額，開具發(fā)票并辦理收款手續(xù)。3.對于逾期未收款的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時采取催款措施，并向財務(wù)部門反饋情況。4.財務(wù)部門應(yīng)定期對收款情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出解決方案。（三）收入核算1.財務(wù)部門按照國家會計準則和公司財務(wù)制度的規(guī)定，對合同收入進行準確核算。2.設(shè)立專門的收入臺賬，詳細記錄合同編號、客戶名稱、收入金額、收款時間等信息。3.定期對收入數(shù)據(jù)進行核對和清理，確保賬賬相符、賬實相符。四、支出管理（一）支出預(yù)算1.各部門應(yīng)根據(jù)合同項目的進度和需求，編制年度支出預(yù)算。2.支出預(yù)算應(yīng)包括人員費用、物料采購、設(shè)備租賃、服務(wù)費用等各項支出。3.財務(wù)部門對各部門的支出預(yù)算進行匯總審核，報公司管理層審批后執(zhí)行。（二）支出審批1.嚴格執(zhí)行支出審批制度，明確審批流程和審批權(quán)限。2.支出申請應(yīng)填寫詳細的用途、金額、支付方式等信息，并附上相關(guān)合同、發(fā)票、審批文件等證明材料。3.審批人應(yīng)認真審核支出申請，確保支出合理、合規(guī)，符合公司利益。4.對于重大支出項目，應(yīng)實行集體決策或聯(lián)簽制度。（三）付款管理1.財務(wù)部門根據(jù)審批通過的支出申請，辦理付款手續(xù)。2.付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定和公司資金狀況合理選擇，優(yōu)先采用銀行轉(zhuǎn)賬等安全、便捷的方式。3.對于預(yù)付款項，應(yīng)嚴格按照合同約定進行支付，并加強對預(yù)付款項的跟蹤管理。4.付款后，財務(wù)部門應(yīng)及時取得收款方開具的發(fā)票，并進行賬務(wù)處理。（四）支出核算1.財務(wù)部門按照國家會計準則和公司財務(wù)制度的規(guī)定，對合同支出進行準確核算。2.設(shè)立專門的支出臺賬，詳細記錄合同編號、支出項目、金額、支付時間等信息。3.定期對支出數(shù)據(jù)進行核對和清理，確保賬賬相符、賬實相符。五、收支監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務(wù)部門定期對合同項收支情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.審計部門不定期對合同項收支進行審計，重點檢查收支的真實性、合法性、合規(guī)性。3.各部門應(yīng)配合財務(wù)和審計部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。（二）外部審計1.公司應(yīng)按照法律法規(guī)的要求，定期聘請外部審計機構(gòu)對公司財務(wù)狀況和合同項收支情況進行審計。2.外部審計機構(gòu)出具的審計報告應(yīng)作為公司改進管理、加強監(jiān)督的重要依據(jù)。六、風(fēng)險防控（一）信用風(fēng)險1.加強對客戶信用狀況的評估和管理，建立客戶信用檔案。2.對于信用狀況不佳的客戶，應(yīng)采取適當?shù)娘L(fēng)險防控措施，如要求提供擔保、縮短付款期限等。3.定期對客戶信用狀況進行跟蹤和評估，及時調(diào)整信用政策。（二）資金風(fēng)險1.合理安排資金，確保公司資金鏈安全。2.加強對資金收支的預(yù)測和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決資金短缺或閑置問題。3.嚴格控制資金使用范圍和審批程序，防范資金挪用等風(fēng)險。（三）法律風(fēng)險1.加強合同管理，確保合同合法合規(guī)。2.定期組織員工進行法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識。3.對于重大合同或復(fù)雜業(yè)務(wù)，應(yīng)及時咨詢法務(wù)部門，防范法律風(fēng)險。七、信息化管理（一）建立合同管理系統(tǒng)1.利用信息化手段建立合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同簽訂、審批、執(zhí)行、收支等全過程的信息化管理。2.合同管理系統(tǒng)應(yīng)具備合同信息錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，提高管理效率和準確性。（二）與財務(wù)系統(tǒng)集成1.將合同管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)合同收支數(shù)據(jù)的自動傳遞和共享。2.財務(wù)人員可通過財務(wù)系統(tǒng)實時獲取合同收支信息，進行賬務(wù)處理和資金管理。八、檔案管理（一）合同檔案1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔。2.合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本、審批文件、補充協(xié)議、發(fā)票、驗收報告等。3.建立合同檔案管理制度，明確檔案保管期限、查閱權(quán)限等。（二）收支檔案1.財務(wù)部門應(yīng)將合同項收支的相關(guān)憑證、報表、臺賬等資料整理歸檔。2.收支檔案應(yīng)按照時間順序和類別進行分類存放，便于查閱和管理。3.定期對收支檔案進行清查和盤點，確保檔案的完整性和安全性。九