合同及合同管理制度

合同及合同管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司合同的管理流程，確保合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)合法合規(guī)，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益，防范合同風(fēng)險，提高公司的運(yùn)營效率。2.適用范圍本制度適用于公司及其所屬各部門在經(jīng)營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對方。公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得顯失公平，確保雙方權(quán)利義務(wù)對等。誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的合法性、合規(guī)性，對合同條款進(jìn)行法律風(fēng)險評估，并提出法律意見和建議。參與重大合同的談判、起草、簽訂等工作，為公司提供專業(yè)的法律支持。負(fù)責(zé)處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序，維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的發(fā)起、談判、起草等工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求和公司利益。負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同順利履行。負(fù)責(zé)向法務(wù)部門提供合同相關(guān)的業(yè)務(wù)資料和信息，協(xié)助法務(wù)部門進(jìn)行合同審核。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的財務(wù)條款，確保合同的付款方式、結(jié)算周期、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等符合公司財務(wù)規(guī)定。參與合同的談判，從財務(wù)角度對合同條款提出意見和建議，防范財務(wù)風(fēng)險。負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，按照合同約定及時辦理收款和付款手續(xù)，并進(jìn)行賬務(wù)處理。4.行政部門負(fù)責(zé)合同檔案的管理，包括合同的簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件、資料的收集、整理、歸檔和保管。負(fù)責(zé)合同專用章的保管和使用，按照規(guī)定辦理合同蓋章手續(xù)。協(xié)助業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門處理合同相關(guān)的行政事務(wù)，如合同審批流程的流轉(zhuǎn)、文件的傳遞等。三、合同簽訂流程1.合同發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《合同審批表》，詳細(xì)說明合同的基本情況、對方當(dāng)事人信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款，并附上相關(guān)的業(yè)務(wù)資料和背景說明。2.合同審核法務(wù)審核：《合同審批表》及合同草案提交至法務(wù)部門，法務(wù)部門對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險，并出具法律審核意見。業(yè)務(wù)審核：業(yè)務(wù)部門對合同的業(yè)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求，條款明確、具體、可操作性強(qiáng)，能夠保障業(yè)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。財務(wù)審核：財務(wù)部門對合同的財務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、稅務(wù)處理等，確保合同的財務(wù)安排合理、合規(guī)，不會給公司帶來財務(wù)風(fēng)險。3.合同審批經(jīng)法務(wù)、業(yè)務(wù)、財務(wù)部門審核通過后的合同，按照公司的審批權(quán)限進(jìn)行審批。審批流程一般為：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→總經(jīng)理審批（根據(jù)合同金額大小和重要程度確定具體審批層級）。4.合同簽訂合同審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同時，應(yīng)確保合同文本與審批通過的合同草案一致，合同雙方當(dāng)事人應(yīng)在合同上簽字（或蓋章），并加蓋公司合同專用章。合同一式多份，分別由業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、行政部門等留存。四、合同履行管理1.履行跟蹤業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤管理，指定專人負(fù)責(zé)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時掌握合同的執(zhí)行進(jìn)度，確保合同雙方按照合同約定履行各自的義務(wù)。2.問題處理在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)任何問題或風(fēng)險，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人溝通協(xié)商，尋求解決方案。對于重大問題或可能影響公司利益的問題，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并會同法務(wù)部門等相關(guān)部門共同研究處理措施。3.變更管理合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更審批表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等，并附上相關(guān)的證明材料。經(jīng)法務(wù)、業(yè)務(wù)、財務(wù)部門審核通過后，按照公司的審批權(quán)限進(jìn)行審批。合同變更審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人簽訂合同變更協(xié)議，并按照變更后的合同履行。4.終止管理合同履行完畢或提前終止時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同終止審批表》，說明合同終止的原因、時間、剩余未履行的義務(wù)等情況。經(jīng)法務(wù)、業(yè)務(wù)、財務(wù)部門審核通過后，按照公司的審批權(quán)限進(jìn)行審批。合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時辦理相關(guān)的結(jié)算手續(xù)，清理合同檔案，并對合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和評估。五、合同檔案管理1.檔案收集行政部門負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，及時收集相關(guān)的文件、資料，包括合同文本、審批表、往來函件、補(bǔ)充協(xié)議、驗(yàn)收報告、結(jié)算憑證等。2.檔案整理行政部門對收集到的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類編號，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。3.檔案歸檔整理后的合同檔案應(yīng)及時歸檔，存入公司的檔案管理系統(tǒng)或檔案庫房。檔案應(yīng)妥善保管，便于查閱和使用。4.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照、帶出檔案原件。涉及商業(yè)秘密或敏感信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。六、合同專用章管理1.印章保管合同專用章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全。印章應(yīng)存放在保險柜或其他安全的地方，不得隨意放置。2.印章使用合同專用章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。使用時，由業(yè)務(wù)部門填寫《合同專用章使用申請表》，詳細(xì)說明用章的原因、合同名稱、合同編號、用章內(nèi)容等，并附上合同文本或相關(guān)文件。經(jīng)法務(wù)、業(yè)務(wù)、財務(wù)部門審核通過后，按照公司的審批權(quán)限進(jìn)行審批。審批通過后，保管人員方可在合同上加蓋合同專用章，并做好用章登記記錄。3.印章停用合同專用章如有損壞、遺失或不再使用等情況，行政部門應(yīng)及時辦理印章停用手續(xù)，并將停用的印章交回公司統(tǒng)一銷毀。銷毀印章時，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門會同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。七、合同風(fēng)險防范1.風(fēng)險識別與評估法務(wù)部門應(yīng)定期對公司簽訂的合同進(jìn)行風(fēng)險識別與評估，分析合同可能存在的法律風(fēng)險、商業(yè)風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險等，并提出相應(yīng)的防范措施和建議。2.風(fēng)險應(yīng)對措施加強(qiáng)合同審核：嚴(yán)格按照合同審核流程，對合同條款進(jìn)行全面、細(xì)致的審核，確保合同合法合規(guī)，降低風(fēng)險。完善合同條款：在合同中明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款，避免模糊不清或歧義條款，減少糾紛發(fā)生的可能性。加強(qiáng)合同履行監(jiān)督：業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對合同履行情況的跟蹤監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決，確保合同順利履行。開展法律培訓(xùn)：定期組織公司員工進(jìn)行法律知識培訓(xùn)，提高員工的法律意識和風(fēng)險防范能力，使其在簽訂和履行合同過程中能夠自覺遵守法律法規(guī)和公司制度。建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制：對可能出現(xiàn)的重大合同風(fēng)險進(jìn)行預(yù)警，及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并會同相關(guān)部門制定應(yīng)對預(yù)案，降低風(fēng)險損失。八、合同糾紛處理1.糾紛協(xié)商合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，了解對方的意見和要求，尋求解決方案。協(xié)商過程中，應(yīng)注意收集相關(guān)證據(jù)，如合同文本、往來函件、會議紀(jì)要、驗(yàn)收報告、結(jié)算憑證等，為后續(xù)的糾紛處理提供支持。2.糾紛調(diào)解如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或雙方協(xié)商一致，選擇第三方調(diào)解機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解。調(diào)解過程中，應(yīng)積極配合調(diào)解機(jī)構(gòu)，提供相關(guān)證據(jù)和資料，爭取達(dá)成調(diào)解協(xié)議，解決糾紛。3.糾紛仲裁或訴訟如調(diào)解不