酒店商品采購合同管理規(guī)定

酒店商品采購合同管理規(guī)定

酒店商品采購合同管理規(guī)定一、總則1.目的：為加強(qiáng)酒店商品采購合同的管理，規(guī)范采購合同的簽訂、履行、變更與解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障酒店的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于酒店所有商品采購合同的管理，包括但不限于食品、飲品、客房用品、辦公用品、設(shè)備及耗材等采購合同。3.管理原則：-合法性原則：合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。-公平公正原則：在合同簽訂過程中，應(yīng)確保雙方權(quán)利義務(wù)對等，遵循公平公正的原則。-誠實(shí)守信原則：合同各方應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)。-全過程管理原則：對采購合同從簽訂前的審批、簽訂、履行到終止的全過程進(jìn)行規(guī)范管理。二、合同簽訂前管理1.采購需求確認(rèn)-各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時(shí)間等信息。-《采購需求申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。-采購部門對各部門提交的采購需求進(jìn)行匯總、分析，結(jié)合庫存情況，確定最終的采購需求。2.供應(yīng)商選擇-采購部門建立供應(yīng)商信息庫，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行收集、評估和篩選。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。-采購人員通過實(shí)地考察、市場調(diào)研、查閱供應(yīng)商過往業(yè)績等方式，對供應(yīng)商進(jìn)行全面了解。必要時(shí)，可要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行檢測，以評估其產(chǎn)品質(zhì)量是否符合酒店要求。-對符合要求的供應(yīng)商，采購部門填寫《供應(yīng)商評估表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，納入合格供應(yīng)商名單。合格供應(yīng)商名單應(yīng)定期更新和維護(hù)。3.采購談判-采購人員根據(jù)采購需求和合格供應(yīng)商名單，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。談判內(nèi)容包括商品價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。-在談判過程中，采購人員應(yīng)做好記錄，形成《采購談判記錄》，明確雙方達(dá)成的共識和分歧。談判記錄應(yīng)經(jīng)雙方參與人員簽字確認(rèn)。-采購部門應(yīng)根據(jù)談判結(jié)果，綜合考慮各方面因素，選擇最適合酒店的供應(yīng)商和采購方案。4.合同起草-采購合同應(yīng)采用書面形式，合同文本應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：-合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息；-采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、金額等詳細(xì)信息；-交貨時(shí)間、地點(diǎn)、方式；-付款方式、付款期限；-質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、方法及異議處理方式；-違約責(zé)任、爭議解決方式；-其他雙方約定的條款。-采購合同應(yīng)使用酒店統(tǒng)一制定的合同模板，特殊情況需要對合同條款進(jìn)行修改或補(bǔ)充的，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核同意。5.合同審批-采購合同起草完成后，采購人員應(yīng)填寫《合同審批表》，并附上合同文本、采購需求申請表、供應(yīng)商評估表、采購談判記錄等相關(guān)資料，提交部門負(fù)責(zé)人審核。-部門負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核合同的采購內(nèi)容、價(jià)格、供應(yīng)商選擇等方面的合理性和合規(guī)性，審核通過后簽字確認(rèn)，再提交至財(cái)務(wù)部門審核。-財(cái)務(wù)部門主要審核合同的付款方式、付款期限、稅務(wù)條款等是否符合酒店財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求，提出審核意見，審核通過后提交至法務(wù)部門。-法務(wù)部門對合同的合法性、完整性、條款的嚴(yán)謹(jǐn)性等進(jìn)行全面審核，對存在的法律風(fēng)險(xiǎn)提出修改建議。如合同涉及重大法律問題或風(fēng)險(xiǎn)，法務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行專項(xiàng)討論。-經(jīng)法務(wù)部門審核通過的合同，根據(jù)合同金額大小，按照酒店的授權(quán)審批制度，分別提交至分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。合同金額較大或涉及重大事項(xiàng)的合同，可能還需提交至酒店董事會(huì)審批。-各級審批人員應(yīng)在《合同審批表》上明確簽署審批意見，對不同意的合同，應(yīng)說明理由并退回修改。三、合同簽訂管理1.簽訂主體資格審查-在簽訂合同前，采購人員應(yīng)再次核實(shí)供應(yīng)商的主體資格，確保其具有簽訂和履行合同的能力和資質(zhì)。審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證等相關(guān)證件的有效性和真實(shí)性。-對于特殊行業(yè)的商品采購，還需審查供應(yīng)商是否具備相應(yīng)的專業(yè)資質(zhì)和認(rèn)證，如食品供應(yīng)商需具備食品生產(chǎn)許可證、食品經(jīng)營許可證等。2.授權(quán)代表簽字-合同經(jīng)審批通過后，由酒店法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商授權(quán)代表簽訂合同。授權(quán)代表應(yīng)持有有效的授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍和期限。-簽訂合同前，采購人員應(yīng)仔細(xì)核對雙方授權(quán)代表的身份信息和授權(quán)委托書的真實(shí)性、有效性，確保簽字代表具有合法的簽約權(quán)限。3.合同蓋章-合同簽訂后，雙方授權(quán)代表應(yīng)在合同文本上簽字并加蓋單位公章或合同專用章。酒店合同專用章由專人負(fù)責(zé)保管，蓋章時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照酒店印章管理制度進(jìn)行登記和審批。-合同文本應(yīng)一式多份，酒店留存至少兩份，一份由采購部門歸檔保管，一份交財(cái)務(wù)部門作為付款和核算的依據(jù)。供應(yīng)商留存份數(shù)根據(jù)雙方約定確定。四、合同履行管理1.交貨管理-采購人員應(yīng)按照合同約定的交貨時(shí)間、地點(diǎn)和方式，跟蹤供應(yīng)商的交貨情況。在交貨前，采購人員應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)交貨安排，并通知相關(guān)部門做好接貨準(zhǔn)備。-貨物到達(dá)酒店后，采購部門應(yīng)會(huì)同使用部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員，按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括商品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。-驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《驗(yàn)收報(bào)告》，經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，作為貨物入庫和付款的依據(jù)。如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，按照合同約定的異議處理方式解決。2.付款管理-財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款方式和付款期限，結(jié)合驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)資料，審核付款申請。付款申請應(yīng)包括合同編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式等信息，并附上發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等有效憑證。-財(cái)務(wù)部門審核無誤后，按照酒店財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行付款審批。審批通過后，辦理付款手續(xù)。付款時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和酒店財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，確保付款的準(zhǔn)確性和安全性。-在付款過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為或其他問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)暫停付款，并及時(shí)通知采購部門進(jìn)行處理。待問題解決后，再根據(jù)處理結(jié)果決定是否繼續(xù)付款。3.合同變更與解除-在合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同內(nèi)容，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面的《合同變更協(xié)議》?！逗贤兏鼌f(xié)議》應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、對合同其他條款的影響以及雙方的權(quán)利義務(wù)等。-《合同變更協(xié)議》的簽訂流程與原合同簽訂流程相同，需經(jīng)相關(guān)部門審核、審批后，由雙方授權(quán)代表簽字蓋章生效。-如因不可抗力、一方嚴(yán)重違約等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行或需要解除合同的，采購部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，并按照合同約定的解除條件和法律規(guī)定辦理合同解除手續(xù)。-合同解除后，采購部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，對已履行部分進(jìn)行結(jié)算和清理，妥善處理善后事宜。五、合同檔案管理1.檔案收集-采購部門負(fù)責(zé)采購合同檔案的收集工作，在合同簽訂、履行過程中產(chǎn)生的各類文件資料，包括合同文本、審批表、采購需求申請表、供應(yīng)商評估表、采購談判記錄、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票、付款憑證、合同變更協(xié)議等，都應(yīng)及時(shí)收集整理。-采購人員應(yīng)確保收集的檔案資料真實(shí)、完整、有效，對于重要文件資料，應(yīng)留存原件或復(fù)印件。2.檔案整理與歸檔-采購部門對收集到的合同檔案資料進(jìn)行分類整理，按照合同編號、簽訂時(shí)間、供應(yīng)商等維度進(jìn)行編號和歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，方便查詢和管理。-紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照分類順序排列存放，并做好防潮、防火、防蟲等措施。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在酒店指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案查閱與借閱-酒店內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到采購部門辦理查閱手續(xù)。-如需借閱合同檔案，借閱人應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和采購部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。-借閱人應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得擅自涂改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借他人。歸還檔案時(shí)，采購部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。4.檔案保管期限與銷毀-采購合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和酒店檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行，一般為自合同履行完畢之日起[X]年。-保管期限屆滿的合同檔案，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制-酒店成立合同監(jiān)督小組，由法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對采購合同的簽訂、履行、管理等情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。-監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方法和檢查標(biāo)準(zhǔn)。檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂的合法性和規(guī)范性、合同履行的進(jìn)度和質(zhì)量、合同檔案的管理情況等。-監(jiān)督小組在檢查過程中，可通過查閱合同檔案、財(cái)務(wù)賬目、實(shí)地走訪供應(yīng)商等方式收集證據(jù)，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.考核機(jī)制-建立采購合同管理考核制度，將采購合同管理工作納入部門和員工的績效考核體系。考核內(nèi)容包括合同審批的及時(shí)性和準(zhǔn)確性、合同履行的質(zhì)量和效率、合同風(fēng)險(xiǎn)的防控情況、合同檔案管理的規(guī)范性等方面。-根據(jù)考核結(jié)果，對在采購合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對存在問題的部門和個(gè)人進(jìn)行批評教育，并按照酒店績效考核制度進(jìn)行