電腦公司檔案管理制度

電腦公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集公司各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案，包括但不限于行政文件、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)合同等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀等工作。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）各部門1.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案材料移交綜合管理部歸檔。3.協(xié)助綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等工作，確保檔案的安全和完整。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；行政公文、通知、通報(bào)、報(bào)告等；公司規(guī)章制度、工作流程、崗位職責(zé)等；會(huì)議紀(jì)要、記錄等。2.人事檔案：員工個(gè)人基本信息、入職登記表、勞動(dòng)合同、薪資福利記錄、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲記錄、離職手續(xù)等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)預(yù)算與決算等。4.業(yè)務(wù)檔案：銷售合同、采購合同、項(xiàng)目合同、技術(shù)協(xié)議、招投標(biāo)文件、客戶資料、項(xiàng)目文檔等。5.技術(shù)檔案：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利證書、軟件著作權(quán)等。6.其他檔案：包括聲像檔案（照片、錄像、錄音等）、實(shí)物檔案（獎(jiǎng)杯、證書、牌匾等）、電子檔案（存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的各類文件）等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，按照檔案分類類別進(jìn)行編號(hào)。2.編號(hào)格式為：類別代碼+年份+流水號(hào)。例如：行政檔案（XZ）2023001，人事檔案（RS）2023002等。3.類別代碼如下：行政檔案：XZ人事檔案：RS財(cái)務(wù)檔案：CW業(yè)務(wù)檔案：YW技術(shù)檔案：JS其他檔案：QT四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案材料。2.檔案材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行有效的備份存儲(chǔ)。（二）整理要求1.綜合管理部檔案管理人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一整理。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂和存放，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。4.電子檔案應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和鏈接，便于檢索和查閱。五、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案材料移交綜合管理部歸檔。2.對(duì)于重要的、緊急的檔案材料，應(yīng)及時(shí)移交歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的類別、編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息，并簽字確認(rèn)。2.綜合管理部檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后在《檔案移交清單》上簽字接收。3.檔案管理人員將接收的檔案按照檔案整理要求進(jìn)行進(jìn)一步整理和歸檔，并更新檔案管理信息系統(tǒng)。六、檔案的保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、年度、編號(hào)順序排列存放，便于查閱和檢索。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.聲像檔案、實(shí)物檔案等應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管，確保其完整性和可讀性。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案包括公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、重要合同協(xié)議等。3.定期保管的檔案期限分為[具體期限1]、[具體期限2]、[具體期限3]等，到期后經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案清查1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫《檔案清查報(bào)告》，對(duì)清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，并提出改進(jìn)建議。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到綜合管理部查閱檔案。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人持《檔案查閱申請(qǐng)表》到綜合管理部檔案庫房，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對(duì)無誤后在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司機(jī)密的檔案，借閱申請(qǐng)人還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱人持經(jīng)批準(zhǔn)的《檔案借閱申請(qǐng)表》到綜合管理部檔案庫房，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.借閱人應(yīng)向檔案管理人員出具借條，借條應(yīng)注明檔案編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息，并簽字確認(rèn)。3.借閱人應(yīng)按照約定的時(shí)間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記表》上簽字注銷。（五）查閱與借閱限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要檔案，未經(jīng)公司書面授權(quán)，不得查閱和借閱給外部單位或個(gè)人。2.檔案查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作分析和決策的依據(jù)。（二）檔案鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由綜合管理部牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估，提出鑒定意見。4.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。九、檔案的銷毀（一）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的類別、編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組組長、綜合管理部負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等。4.檔案銷毀完畢后，負(fù)責(zé)銷毀的人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。（二）監(jiān)督與檢查1.公司審計(jì)部門應(yīng)對(duì)檔案銷毀工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案銷毀工作符合規(guī)定程序。2.如發(fā)現(xiàn)檔案銷毀過程中存在違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。十、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、軟件系統(tǒng)等，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化技能