石油公司采購管理制度

石油公司采購管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營所需物資的及時(shí)供應(yīng)，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及的各類物資、設(shè)備、服務(wù)等采購活動(dòng)。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，合理安排采購，避免盲目采購和積壓浪費(fèi)。質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資、設(shè)備、服務(wù)的質(zhì)量符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。公平公正原則：采購活動(dòng)應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，在同等條件下?lián)駜?yōu)選擇供應(yīng)商，確保采購過程的透明度和公正性。成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益，確保采購工作的廉潔性。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會(huì)負(fù)責(zé)審議和批準(zhǔn)重大采購項(xiàng)目、采購政策和采購計(jì)劃，對采購工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部，作為采購工作的執(zhí)行部門。采購部負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作，包括供應(yīng)商開發(fā)與管理、采購計(jì)劃制定與執(zhí)行、采購合同簽訂與履行、采購物資驗(yàn)收與付款等工作。3.相關(guān)部門職責(zé)需求部門：負(fù)責(zé)提出物資、設(shè)備、服務(wù)等的采購需求，提供詳細(xì)的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量要求等信息，并參與采購過程中的技術(shù)評審、驗(yàn)收等工作。質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對采購物資、設(shè)備的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保所采購物資符合質(zhì)量要求。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同付款條款，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，并對采購成本進(jìn)行核算和分析。法務(wù)部門：負(fù)責(zé)審查采購合同的合法性、合規(guī)性，為采購工作提供法律支持和風(fēng)險(xiǎn)防范建議。三、采購流程1.采購需求提出需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人對采購需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購計(jì)劃制定采購部根據(jù)批準(zhǔn)的《采購申請表》，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)情況，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容。采購計(jì)劃經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重大采購項(xiàng)目，采購計(jì)劃還需提交采購決策委員會(huì)審議批準(zhǔn)。3.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商開發(fā)：采購部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查、評估，選擇符合公司要求的供應(yīng)商進(jìn)行合作。供應(yīng)商評估：采購部定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評估，建立供應(yīng)商評估檔案。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對于不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。供應(yīng)商選擇：采購人員根據(jù)采購計(jì)劃和供應(yīng)商評估情況，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)遵循公平公正原則，綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等因素。4.采購談判與合同簽訂采購談判：采購人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購物資的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。合同簽訂：采購談判達(dá)成協(xié)議后，采購人員起草采購合同，經(jīng)法務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。5.采購訂單下達(dá)采購部根據(jù)簽訂的采購合同，下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解采購要求。6.采購物資驗(yàn)收到貨通知：采購物資到貨前，采購部應(yīng)及時(shí)通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。驗(yàn)收實(shí)施：需求部門和質(zhì)量部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量、外觀等方面。對于重要物資和大型設(shè)備，還應(yīng)進(jìn)行性能測試和試運(yùn)行。驗(yàn)收報(bào)告：驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫《采購物資驗(yàn)收報(bào)告》，簽字確認(rèn)。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、驗(yàn)收情況等內(nèi)容。對于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商更換或退貨。7.采購付款付款申請：采購物資驗(yàn)收合格后，采購部根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，填寫《采購付款申請表》，附上相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等資料，提交財(cái)務(wù)部門審核。付款審核：財(cái)務(wù)部門對采購付款申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購合同條款、驗(yàn)收情況、發(fā)票真實(shí)性等內(nèi)容。審核無誤后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的采購付款申請，辦理付款手續(xù)，支付采購款項(xiàng)給供應(yīng)商。四、采購方式1.招標(biāo)采購對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭充分的采購項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，通過發(fā)布招標(biāo)公告、資格預(yù)審、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等程序，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。2.詢價(jià)采購對于金額較小、技術(shù)簡單、市場供應(yīng)充足的采購項(xiàng)目，采用詢價(jià)采購方式。采購部向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇最低價(jià)成交供應(yīng)商。3.競爭性談判采購對于緊急采購項(xiàng)目、獨(dú)家供應(yīng)項(xiàng)目或需要與供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)談判的采購項(xiàng)目，采用競爭性談判采購方式。采購部與多家供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過比較供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、售后服務(wù)等因素，選擇最合適的供應(yīng)商。4.單一來源采購對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資、設(shè)備或服務(wù)，采用單一來源采購方式。單一來源采購應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批程序進(jìn)行，確保采購的合理性和必要性。五、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和采購計(jì)劃，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購金額等內(nèi)容，并按照公司財(cái)務(wù)預(yù)算管理要求進(jìn)行編制和審批。2.預(yù)算執(zhí)行采購部應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，控制采購成本。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行審批。3.預(yù)算分析與考核財(cái)務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和考核，對比實(shí)際采購金額與預(yù)算金額，分析差異原因，提出改進(jìn)措施。對于采購預(yù)算執(zhí)行較好的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對于預(yù)算執(zhí)行不力的部門和個(gè)人進(jìn)行批評和處罰。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評估采購部應(yīng)定期對采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評估，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握物資價(jià)格波動(dòng)情況，通過合理安排采購時(shí)間、簽訂長期合同等方式，降低市場風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格驗(yàn)收程序，確保采購物資的質(zhì)量符合要求。對于質(zhì)量問題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，必要時(shí)采取退貨、換貨等措施。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：建立供應(yīng)商評估和管理機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商進(jìn)行合作。加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和考核，及時(shí)淘汰不合格供應(yīng)商。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同的合法性、合規(guī)性和完整性。在合同履行過程中，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)商解決。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警采購部應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評估。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)超過設(shè)定的預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，確保采購工作的順利進(jìn)行。七、采購信息管理1.采購信息收集采購部應(yīng)廣泛收集與采購工作相關(guān)的信息，包括市場價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、采購政策法規(guī)信息等。通過多種渠道獲取信息，如網(wǎng)絡(luò)、行業(yè)期刊、供應(yīng)商報(bào)價(jià)等，為采購決策提供依據(jù)。2.采購信息分析與利用采購部應(yīng)對收集到的采購信息進(jìn)行分析和整理，提取有價(jià)值的信息，為采購決策、供應(yīng)商選擇、采購成本控制等提供支持。同時(shí)，應(yīng)建立采購信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)采購信息的共享和利用。3.采購信息保密采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司信息保密制度，對采購過程中涉及的商業(yè)秘密、供應(yīng)商信息、采購價(jià)格等信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。八、采購績效評估1.評估指標(biāo)采購績效評估指標(biāo)包括采購成本、采購質(zhì)量、交貨期、服務(wù)水平等方面。具體指標(biāo)如下：采購成本：采購物資的實(shí)際采購價(jià)格與預(yù)算價(jià)格的差異率。采購質(zhì)量：采購物資的驗(yàn)收合格率。交貨期：采購物資的實(shí)際交貨時(shí)間與合同約定交貨時(shí)間的符合率。服務(wù)水平：供應(yīng)商的售后服務(wù)滿意度。2.評估方法采購績效評估采用定量與定性相結(jié)合的方法，定期對采購工作進(jìn)行評估。具體評估方法如下：定量評估：根據(jù)采購成本、采購質(zhì)量、交貨期等指標(biāo)的實(shí)際完成情況，進(jìn)行量化打分。定性評估：通過問卷調(diào)查、供應(yīng)商評價(jià)、內(nèi)部客戶反饋等方式，對采購服務(wù)水平等方面進(jìn)行定性評價(jià)。3.評估周期采購績效評