稅務(wù)局機(jī)要室管理制度

稅務(wù)局機(jī)要室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)稅務(wù)局機(jī)要室管理，確保機(jī)要文件、資料和信息的安全與保密，規(guī)范機(jī)要室工作流程，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于稅務(wù)局機(jī)要室工作人員及因工作需要進(jìn)入機(jī)要室的相關(guān)人員。（三）基本原則1.安全保密原則：機(jī)要室的文件、資料和信息必須嚴(yán)格保密，防止失密、泄密事件發(fā)生。2.規(guī)范操作原則：機(jī)要室工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保各項(xiàng)工作規(guī)范、有序。3.高效服務(wù)原則：機(jī)要室工作人員應(yīng)樹立服務(wù)意識(shí)，為稅務(wù)局各部門提供及時(shí)、準(zhǔn)確、高效的機(jī)要服務(wù)。二、機(jī)要室人員管理（一）人員配備1.機(jī)要室應(yīng)配備政治素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)熟練的工作人員。工作人員應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的政治審查和保密教育，具備良好的保密意識(shí)和職業(yè)道德。2.根據(jù)工作需要，合理確定機(jī)要室工作人員數(shù)量，并明確各崗位的職責(zé)分工。（二）人員培訓(xùn)1.定期組織機(jī)要室工作人員參加保密知識(shí)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，不斷提高工作人員的保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、保密技術(shù)防范知識(shí)、機(jī)要文件管理規(guī)定、辦公自動(dòng)化設(shè)備使用安全等。（三）人員考核1.建立機(jī)要室工作人員考核制度，對(duì)工作人員的工作表現(xiàn)、保密紀(jì)律執(zhí)行情況等進(jìn)行定期考核。2.考核結(jié)果作為工作人員評(píng)先評(píng)優(yōu)、晉升晉級(jí)的重要依據(jù)。對(duì)考核不合格的工作人員，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整或辭退。（四）人員保密要求1.機(jī)要室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露機(jī)要室的文件、資料和信息。2.工作人員應(yīng)妥善保管個(gè)人的工作證件和鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.在工作期間，工作人員不得擅自離崗，確需離開機(jī)要室時(shí)，應(yīng)將機(jī)要文件等妥善保管，并關(guān)閉門窗、電源等。4.工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保密規(guī)定，不得在連接互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上處理、存儲(chǔ)機(jī)要文件等信息。三、機(jī)要文件管理（一）文件接收1.機(jī)要文件由專人負(fù)責(zé)接收，接收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的數(shù)量、編號(hào)、密級(jí)等信息，確保文件完整、準(zhǔn)確。2.對(duì)接收的機(jī)要文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并注明文件的來源、日期、密級(jí)等內(nèi)容。（二）文件登記1.機(jī)要文件登記應(yīng)使用專門的登記簿，登記內(nèi)容應(yīng)包括文件編號(hào)、文件標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、收發(fā)時(shí)間、收發(fā)人員等。2.登記應(yīng)做到字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，不得隨意涂改。（三）文件傳閱1.機(jī)要文件傳閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍。2.傳閱文件時(shí)，應(yīng)使用專門的傳閱夾，并注明傳閱人員姓名、傳閱時(shí)間等。傳閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將文件閱畢，并簽字確認(rèn)。3.對(duì)急件、特急件，應(yīng)優(yōu)先傳閱，并及時(shí)催辦。（四）文件借閱1.因工作需要借閱機(jī)要文件的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)機(jī)要室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還文件，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或延長(zhǎng)借閱時(shí)間。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得在文件上涂改、圈劃、批注等，不得泄露文件內(nèi)容。（五）文件保管1.機(jī)要文件應(yīng)存放在專門的機(jī)要保險(xiǎn)柜內(nèi)，并配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施。2.機(jī)要保險(xiǎn)柜應(yīng)定期檢查，確保安全可靠。3.機(jī)要文件應(yīng)分類存放，便于查找和管理。對(duì)絕密級(jí)文件，應(yīng)實(shí)行專人專柜保管。（六）文件清退1.定期對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行清退，對(duì)已辦理完畢的文件，應(yīng)及時(shí)收回并進(jìn)行整理、歸檔。2.清退文件時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的數(shù)量、編號(hào)等信息，確保文件清退完整。3.對(duì)清退過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（七）文件銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的機(jī)要文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.文件銷毀應(yīng)填寫銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)機(jī)要室負(fù)責(zé)人審核、單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.文件銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保文件銷毀徹底，防止失密、泄密事件發(fā)生。四、機(jī)要室設(shè)備管理（一）設(shè)備配備1.機(jī)要室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)等。2.辦公設(shè)備應(yīng)符合保密要求，不得使用未經(jīng)安全檢測(cè)的設(shè)備。（二）設(shè)備使用1.機(jī)要室工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用辦公設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備的配置和參數(shù)。2.在使用計(jì)算機(jī)處理機(jī)要文件時(shí)，應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)軟件，并設(shè)置開機(jī)密碼、屏幕保護(hù)密碼等。3.不得在連接互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上使用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，確需使用的，應(yīng)先進(jìn)行病毒檢測(cè)。4.打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備應(yīng)專人專用，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。在使用設(shè)備時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)設(shè)備的安全，防止損壞。（三）設(shè)備維護(hù)1.定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.對(duì)設(shè)備出現(xiàn)的故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。3.在設(shè)備維修期間，應(yīng)采取必要的安全措施，防止機(jī)要文件等信息泄露。（四）設(shè)備報(bào)廢1.對(duì)已損壞無法修復(fù)或已達(dá)到報(bào)廢年限的辦公設(shè)備，應(yīng)及時(shí)辦理報(bào)廢手續(xù)。2.設(shè)備報(bào)廢應(yīng)填寫報(bào)廢申請(qǐng)表，經(jīng)機(jī)要室負(fù)責(zé)人審核、單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。3.報(bào)廢設(shè)備應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理，不得隨意丟棄，防止失密、泄密事件發(fā)生。五、機(jī)要室環(huán)境管理（一）安全保衛(wèi)1.機(jī)要室應(yīng)安裝必要的安全防范設(shè)施，如監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等，確保機(jī)要室的安全。2.機(jī)要室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全保衛(wèi)制度，不得擅自允許無關(guān)人員進(jìn)入機(jī)要室。3.對(duì)進(jìn)入機(jī)要室的人員，應(yīng)進(jìn)行身份驗(yàn)證，并登記相關(guān)信息。（二）環(huán)境衛(wèi)生1.機(jī)要室應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.機(jī)要室內(nèi)不得堆放雜物，文件、資料等應(yīng)擺放整齊。3.機(jī)要室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，并定期進(jìn)行檢查，確保消防器材完好有效。（三）溫度濕度1.機(jī)要室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在18℃26℃之間，濕度一般控制在40%60%之間。2.應(yīng)安裝空調(diào)、加濕器、除濕器等設(shè)備，確保機(jī)要室的溫度和濕度符合要求。六、機(jī)要室工作流程（一）文件接收流程1.機(jī)要文件送達(dá)時(shí)，接收人員應(yīng)首先核對(duì)文件的數(shù)量、編號(hào)、密級(jí)等信息。2.確認(rèn)無誤后，接收人員在文件交接單上簽字，并注明接收時(shí)間。3.接收人員將文件帶回機(jī)要室，進(jìn)行登記，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行處理。（二）文件傳閱流程1.機(jī)要室工作人員根據(jù)文件內(nèi)容和傳閱范圍，確定傳閱人員名單。2.將文件放入傳閱夾，并注明傳閱人員姓名、傳閱時(shí)間等。3.傳閱人員在收到文件后，應(yīng)在傳閱夾上簽字，并注明傳閱時(shí)間。4.傳閱人員閱畢文件后，應(yīng)及時(shí)將文件傳給下一位傳閱人員。5.機(jī)要室工作人員定期對(duì)傳閱文件進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件及時(shí)傳閱完畢。（三）文件借閱流程1.借閱人員填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間等信息。2.將借閱申請(qǐng)表提交給機(jī)要室負(fù)責(zé)人審批。3.機(jī)要室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，借閱人員到機(jī)要室辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取文件。4.借閱人員在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還文件，并在借閱登記簿上簽字確認(rèn)。（四）文件保管流程1.機(jī)要文件接收后，應(yīng)及時(shí)存放在機(jī)要保險(xiǎn)柜內(nèi)。2.按照文件的密級(jí)、類別等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行盤點(diǎn)，確保文件數(shù)量準(zhǔn)確、存放安全。（五）文件清退流程1.定期對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行清退，確定清退文件的范圍和時(shí)間。2.機(jī)要室工作人員按照清退范圍，逐一核對(duì)文件的數(shù)量、編號(hào)等信息。3.將清退文件收回，并進(jìn)行整理、歸檔。4.對(duì)清退過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（六）文件銷毀流程1.對(duì)已失去保存價(jià)值的機(jī)要文件，填寫銷毀申請(qǐng)表。2.將銷毀申請(qǐng)表提交給機(jī)要室負(fù)責(zé)人審核、單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.在指定的地點(diǎn)進(jìn)行文件銷毀，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.建立機(jī)要室監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)機(jī)要室的工作進(jìn)行檢查，確保機(jī)要室管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括機(jī)要文件管理、人員管理、設(shè)備管理、環(huán)境管理等方面。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）責(zé)任