藥品靜物道具管理制度

藥品靜物道具管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司藥品靜物道具的管理，規(guī)范道具的采購、使用、保管、維護(hù)及報(bào)廢等流程，確保道具的安全、完整與有效使用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及藥品靜物道具的部門和人員，包括但不限于研發(fā)部門、市場部門、培訓(xùn)部門、陳列展示區(qū)域等。3.定義本制度所稱藥品靜物道具，是指用于展示藥品外觀、劑型、規(guī)格等特征，輔助藥品相關(guān)培訓(xùn)、宣傳推廣、陳列布置等活動(dòng)的物品，如藥品模型、仿制藥包裝、展示架、燈光設(shè)備等。二、管理職責(zé)1.采購部門負(fù)責(zé)根據(jù)各部門需求，制定藥品靜物道具采購計(jì)劃，選擇合格供應(yīng)商進(jìn)行采購。確保所采購的道具符合質(zhì)量要求，按時(shí)到貨，并辦理相關(guān)驗(yàn)收手續(xù)。2.使用部門提出藥品靜物道具的需求申請，明確道具的規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。負(fù)責(zé)道具的日常使用、保管，確保道具的正常使用和安全，及時(shí)反饋道具使用過程中的問題。按照規(guī)定對道具進(jìn)行定期盤點(diǎn)，協(xié)助做好道具的維護(hù)、維修及報(bào)廢等工作。3.資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)建立藥品靜物道具臺(tái)賬，記錄道具的采購、領(lǐng)用、使用、保管、維修、報(bào)廢等情況。定期組織對道具進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。監(jiān)督檢查各部門對道具的管理情況，對違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。4.質(zhì)量控制部門對采購的藥品靜物道具進(jìn)行質(zhì)量抽檢，確保道具符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和使用要求。參與道具的驗(yàn)收工作，對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題提出處理意見。5.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核藥品靜物道具采購費(fèi)用的預(yù)算和報(bào)銷，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。對道具的采購成本進(jìn)行核算和分析，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、采購管理1.采購計(jì)劃使用部門應(yīng)根據(jù)工作需要，提前[X]個(gè)工作日填寫《藥品靜物道具采購申請表》，詳細(xì)說明道具名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交采購部門。采購部門匯總各部門采購申請，結(jié)合庫存情況，制定年度、季度和月度藥品靜物道具采購計(jì)劃，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行評估和審核，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作。對于新的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察，索取相關(guān)資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，并進(jìn)行資質(zhì)審核。3.采購合同采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。采購合同應(yīng)報(bào)法律合規(guī)部門審核，確保合同的合法性和有效性。4.采購驗(yàn)收道具到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門、資產(chǎn)管理部門和質(zhì)量控制部門共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對道具的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、質(zhì)量等進(jìn)行檢查，填寫《藥品靜物道具驗(yàn)收單》。對于驗(yàn)收合格的道具，驗(yàn)收人員應(yīng)簽字確認(rèn)；對于驗(yàn)收不合格的道具，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其更換或退貨，并做好記錄。四、使用管理1.領(lǐng)用登記使用部門根據(jù)實(shí)際需要，填寫《藥品靜物道具領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到資產(chǎn)管理部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。資產(chǎn)管理部門按照審批后的申請表發(fā)放道具，并在臺(tái)賬上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、道具名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.使用規(guī)范使用人員應(yīng)按照道具的使用說明書和操作規(guī)程正確使用道具，不得擅自更改道具的結(jié)構(gòu)和用途。在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)道具存在損壞、故障等問題，應(yīng)及時(shí)停止使用，并報(bào)告資產(chǎn)管理部門和使用部門負(fù)責(zé)人。使用部門應(yīng)定期對道具進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，確保道具的整潔和完好。3.借用管理因工作需要，道具在部門之間借用時(shí)，借用部門應(yīng)填寫《藥品靜物道具借用申請表》，注明借用原因、借用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)借出部門和借入部門負(fù)責(zé)人審批后，到資產(chǎn)管理部門辦理借用手續(xù)。資產(chǎn)管理部門應(yīng)在臺(tái)賬上記錄借用情況，并跟蹤道具的歸還情況。借用期滿后，借入部門應(yīng)及時(shí)歸還道具，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。4.歸還注銷使用完畢或借用期滿后，使用人員應(yīng)將道具歸還資產(chǎn)管理部門，并辦理歸還手續(xù)。資產(chǎn)管理部門對歸還的道具進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定追究使用人員的責(zé)任。對于不再使用或已報(bào)廢的道具，資產(chǎn)管理部門應(yīng)及時(shí)辦理注銷手續(xù)，并在臺(tái)賬上進(jìn)行記錄。五、保管管理1.保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的藥品靜物道具保管倉庫，倉庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保道具的安全存放。道具應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。對于特殊要求的道具，如易燃易爆、有毒有害等道具，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放和管理。2.保管人員職責(zé)倉庫保管人員負(fù)責(zé)藥品靜物道具的日常保管工作，定期對道具進(jìn)行盤點(diǎn)、檢查，確保道具的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。保管人員應(yīng)做好倉庫的清潔衛(wèi)生工作，保持倉庫環(huán)境整潔。嚴(yán)格遵守倉庫管理制度，不得擅自允許無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。3.庫存盤點(diǎn)資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期組織對藥品靜物道具進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[X]個(gè)月。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對道具的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息，填寫《藥品靜物道具盤點(diǎn)表》。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。對于盤盈或盤虧的道具，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。六、維護(hù)管理1.維護(hù)計(jì)劃使用部門應(yīng)根據(jù)道具的使用頻率和狀況，制定年度藥品靜物道具維護(hù)計(jì)劃，明確維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)時(shí)間、維護(hù)責(zé)任人等信息。維護(hù)計(jì)劃應(yīng)報(bào)資產(chǎn)管理部門備案。2.維護(hù)實(shí)施維護(hù)責(zé)任人應(yīng)按照維護(hù)計(jì)劃對道具進(jìn)行維護(hù)，確保道具的正常使用和性能良好。對于簡單的維護(hù)工作，維護(hù)責(zé)任人可自行進(jìn)行；對于復(fù)雜的維護(hù)工作，應(yīng)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。在維護(hù)過程中，應(yīng)做好記錄，包括維護(hù)時(shí)間、維護(hù)內(nèi)容、維修更換的零部件等信息。3.維修記錄資產(chǎn)管理部門應(yīng)建立藥品靜物道具維修記錄檔案，記錄每次維修的情況，包括維修時(shí)間、維修原因、維修費(fèi)用、維修人員等信息。維修記錄檔案應(yīng)妥善保管，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、報(bào)廢管理1.報(bào)廢鑒定藥品靜物道具出現(xiàn)下列情況之一的，可申請報(bào)廢：已超過使用年限，且無法正常使用或維修的；因損壞嚴(yán)重，無法修復(fù)或修復(fù)成本過高的；因技術(shù)更新?lián)Q代，已無使用價(jià)值的；其他符合報(bào)廢條件的情況。使用部門填寫《藥品靜物道具報(bào)廢申請表》，詳細(xì)說明道具報(bào)廢原因、購置時(shí)間、使用情況等信息，并附上相關(guān)證明材料，報(bào)資產(chǎn)管理部門審核。資產(chǎn)管理部門組織相關(guān)人員對申請報(bào)廢的道具進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。2.報(bào)廢審批經(jīng)鑒定符合報(bào)廢條件的道具，由資產(chǎn)管理部門填寫《藥品靜物道具報(bào)廢審批表》，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。3.報(bào)廢處理對于批準(zhǔn)報(bào)廢的道具，資產(chǎn)管理部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如變賣、捐贈(zèng)、銷毀等。在報(bào)廢處理過程中，應(yīng)做好記錄，包括報(bào)廢時(shí)間、報(bào)廢方式、處理收入等信息。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)報(bào)廢處理記錄，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。八、監(jiān)督檢查1.定期檢查資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期對各部門藥品靜物道具的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括道具的采購、使用、保管、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)。檢查人員應(yīng)填寫《藥品靜物道具管理檢查記錄表》，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.專項(xiàng)檢查根據(jù)工作需要，公司可組織對藥品靜物道具管理進(jìn)行專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查道具管理的合規(guī)性、安全性、有效性等方面。專項(xiàng)檢查結(jié)束后，應(yīng)形成專項(xiàng)檢查報(bào)告，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分析總結(jié)，并提出改進(jìn)措施和建議。3