工作群備案管理制度

工作群備案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司工作群的管理，確保工作群信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、高效，維護(hù)公司正常的工作秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有工作群，包括但不限于部門工作群、項(xiàng)目工作群、跨部門協(xié)作工作群等。（三）基本原則1.合法性原則：工作群的使用和管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.規(guī)范性原則：明確工作群的建立、使用、維護(hù)等流程和要求，確保群內(nèi)信息規(guī)范有序。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)公司機(jī)密信息，防止在工作群中泄露。4.高效性原則：充分發(fā)揮工作群的溝通協(xié)作功能，提高工作效率。二、工作群的建立與備案（一）建立流程1.因工作需要建立工作群的部門或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，由負(fù)責(zé)人向公司人事部門提出申請(qǐng)。2.申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)包括工作群名稱、群成員范圍、建群目的、主要負(fù)責(zé)人等信息。3.人事部門審核申請(qǐng)信息，對(duì)于符合要求的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并進(jìn)行備案登記。（二）群成員管理1.工作群成員應(yīng)嚴(yán)格限定在與工作相關(guān)的人員范圍內(nèi)，不得隨意拉人入群。2.群成員需使用真實(shí)姓名或公司統(tǒng)一的昵稱，并確保信息準(zhǔn)確。3.對(duì)于離職或崗位變動(dòng)不再屬于群成員范圍的人員，群管理員應(yīng)及時(shí)將其移出群聊。（三）備案信息維護(hù)1.人事部門負(fù)責(zé)建立工作群備案臺(tái)賬，記錄工作群名稱、群成員、建群時(shí)間、主要負(fù)責(zé)人等信息。2.工作群如有信息變更，如群名稱調(diào)整、群成員增減、主要負(fù)責(zé)人更換等，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知人事部門進(jìn)行備案信息更新。三、工作群使用規(guī)范（一）信息發(fā)布要求1.群內(nèi)發(fā)布的信息應(yīng)與工作相關(guān)，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔，避免無(wú)關(guān)信息和閑聊。2.重要信息應(yīng)確保表述清晰，必要時(shí)可進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明或提供相關(guān)附件。3.涉及公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密、敏感信息等，嚴(yán)禁在工作群中發(fā)布。（二）溝通方式1.鼓勵(lì)群成員積極參與討論和溝通，及時(shí)回復(fù)工作相關(guān)問(wèn)題和信息。2.對(duì)于重要事項(xiàng)或緊急任務(wù)，應(yīng)采用正式、明確的溝通方式，避免產(chǎn)生歧義。3.禁止在群內(nèi)使用不文明、侮辱性、攻擊性語(yǔ)言，保持良好的溝通氛圍。（三）文件共享1.如需在工作群中共享文件，應(yīng)確保文件格式清晰、內(nèi)容完整，并注明文件名稱、版本號(hào)、上傳人等信息。2.對(duì)于較大的文件，可選擇通過(guò)公司內(nèi)部文件共享平臺(tái)或其他安全的方式進(jìn)行傳輸，避免在群內(nèi)直接發(fā)送大文件導(dǎo)致群聊卡頓。3.共享文件應(yīng)妥善保管，定期清理過(guò)期或無(wú)用的文件，確保群內(nèi)文件的有效性和安全性。四、工作群安全管理（一）賬號(hào)安全1.群成員應(yīng)妥善保管個(gè)人賬號(hào)密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。2.如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)異常，如被盜用、密碼泄露等情況，應(yīng)立即通知群管理員，并及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（二）信息安全1.嚴(yán)格遵守公司信息安全規(guī)定，不得在工作群中傳播未經(jīng)證實(shí)的謠言、虛假信息或有害信息。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密信息的討論和交流，應(yīng)在安全的環(huán)境下進(jìn)行，并采取必要的保密措施。3.群管理員有權(quán)對(duì)群內(nèi)信息進(jìn)行監(jiān)控和管理，發(fā)現(xiàn)違規(guī)信息及時(shí)予以刪除或制止，并向相關(guān)部門報(bào)告。五、工作群監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立工作群監(jiān)督小組，成員包括人事部門、行政部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員，負(fù)責(zé)對(duì)工作群的使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組通過(guò)查看群聊記錄、聽(tīng)取群成員反饋等方式，對(duì)工作群的信息發(fā)布、溝通交流、安全管理等方面進(jìn)行監(jiān)督。（二）考核措施1.對(duì)于遵守工作群管理制度的部門和個(gè)人，給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，并在公司內(nèi)部進(jìn)行宣傳推廣。2.對(duì)于違反工作群管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、批評(píng)、績(jī)效扣分等。3.因違反工作群管理制度導(dǎo)致公司利益受損或造成不良影響的，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人事部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與完善