福特公司采購管理制度

福特公司采購管理制度總則1.目的本采購管理制度旨在規(guī)范福特公司（以下簡稱“公司”）采購活動，確保采購工作的高效、規(guī)范、透明，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，降低采購成本，提高公司整體經(jīng)濟(jì)效益和市場競爭力。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及采購活動的部門和人員，包括但不限于原材料采購、零部件采購、設(shè)備采購、辦公用品采購等各類采購事項(xiàng)。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，合理安排采購，確保物資供應(yīng)的及時性和準(zhǔn)確性。質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴(yán)格把控采購物資的質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。成本效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購活動應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益，杜絕不正當(dāng)交易行為。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益，確保采購工作的廉潔性。采購組織與職責(zé)1.采購部門設(shè)置及職責(zé)采購部：作為公司采購管理的核心部門，負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃、尋找供應(yīng)商、組織采購談判、簽訂采購合同、跟進(jìn)采購訂單執(zhí)行情況等工作。采購計(jì)劃制定：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和庫存情況，定期制定物資采購計(jì)劃，明確采購物資的種類、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間等要求。供應(yīng)商開發(fā)與管理：通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，對其進(jìn)行資質(zhì)審核、實(shí)地考察、評估和篩選，建立合格供應(yīng)商名錄，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行績效評估和管理。采購談判與合同簽訂：與供應(yīng)商就采購物資的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判，達(dá)成一致后簽訂采購合同，確保合同條款明確、合法、有效。采購訂單執(zhí)行：根據(jù)采購合同，及時下達(dá)采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)到公司。采購數(shù)據(jù)分析與報告：定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如采購成本、采購量、供應(yīng)商交貨情況等，撰寫采購分析報告，為公司決策提供參考依據(jù)。其他相關(guān)部門：需求部門：負(fù)責(zé)提出物資需求申請，明確物資的具體規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時間等信息，并對采購物資的質(zhì)量和適用性負(fù)責(zé)。質(zhì)量部門：參與采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)工作，對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和檢驗(yàn)，確保所采購物資符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同付款條款，監(jiān)督采購資金的支付情況，對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財務(wù)支持和決策建議。2.采購人員職責(zé)與權(quán)限職責(zé)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度，廉潔奉公，誠實(shí)守信，保守公司商業(yè)秘密。按照采購程序和要求，認(rèn)真完成采購任務(wù)，確保采購物資的質(zhì)量、價格、交貨期等符合公司要求。積極與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，建立良好的合作關(guān)系，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。定期收集市場信息，了解物資價格走勢和供應(yīng)商動態(tài)，為公司采購決策提供參考依據(jù)。配合其他部門完成與采購相關(guān)的工作，如物資驗(yàn)收、庫存管理等。權(quán)限在公司授權(quán)范圍內(nèi)，自主選擇合格供應(yīng)商進(jìn)行采購談判和交易。根據(jù)采購任務(wù)的緊急程度和實(shí)際情況，合理安排采購進(jìn)度和交貨時間。對不符合質(zhì)量要求或交貨期延誤的供應(yīng)商，有權(quán)提出整改要求或采取相應(yīng)的處罰措施。采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)使用時間、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人對采購申請的必要性、合理性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，簽署意見后報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。對于金額較大或重要的采購申請，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購計(jì)劃制定采購部收到經(jīng)審批的《采購申請表》后，結(jié)合公司庫存情況和采購周期，制定詳細(xì)的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的具體規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、采購方式等內(nèi)容。采購計(jì)劃經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計(jì)劃作為采購工作的執(zhí)行依據(jù)。3.供應(yīng)商選擇與評估根據(jù)采購計(jì)劃，采購人員通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其相關(guān)資質(zhì)證明文件，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等。對符合基本條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力、售后服務(wù)等方面的情況?？疾旖Y(jié)束后，填寫《供應(yīng)商考察報告》，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估。根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄。對于新開發(fā)的供應(yīng)商，需經(jīng)過至少三個月的試用期，試用期間對其供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行跟蹤評估，合格后方可正式納入合格供應(yīng)商名錄。定期對合格供應(yīng)商進(jìn)行績效評估，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)績效評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。4.采購談判與合同簽訂采購人員根據(jù)采購計(jì)劃和供應(yīng)商選擇情況，與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。談判內(nèi)容包括物資價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解市場行情和供應(yīng)商成本構(gòu)成，運(yùn)用談判技巧爭取有利的采購條件。談判達(dá)成一致后，采購人員根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核后，報公司法律顧問審核，確保合同條款合法合規(guī)。采購合同經(jīng)公司法律顧問審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂后的采購合同原件由采購部負(fù)責(zé)存檔，同時將合同副本分發(fā)給需求部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門按照合同要求履行職責(zé)。5.采購訂單下達(dá)與執(zhí)行采購合同簽訂后，采購人員根據(jù)合同要求及時下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商確認(rèn)。供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)確認(rèn)訂單，并按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。采購人員應(yīng)跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)到公司。在物資到貨前，采購人員應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。物資到貨后，由需求部門和質(zhì)量部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資辦理入庫手續(xù)，驗(yàn)收不合格的物資由采購人員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退換貨、補(bǔ)貨、索賠等。6.采購付款采購物資驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商根據(jù)采購合同約定向公司提交付款申請。付款申請應(yīng)包括發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收報告等相關(guān)憑證。采購人員對供應(yīng)商提交的付款申請進(jìn)行審核，核對發(fā)票信息、送貨單與采購訂單及合同的一致性、驗(yàn)收報告等內(nèi)容，確保付款申請的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。審核無誤后，填寫《付款審批表》，附上相關(guān)憑證，提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門對采購付款申請進(jìn)行審核，主要審核付款金額是否符合合同約定、資金是否充足、發(fā)票是否合規(guī)等。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間安排付款。對于貨到付款的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)在物資驗(yàn)收合格后及時支付貨款；對于月結(jié)、季結(jié)等付款方式的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)在約定的付款期限內(nèi)按時支付貨款。采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括但不限于市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。2.風(fēng)險應(yīng)對措施市場風(fēng)險應(yīng)對措施：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解物資價格走勢和市場供應(yīng)情況。通過與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系、簽訂長期采購合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對公司采購成本的影響。供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對措施：加強(qiáng)供應(yīng)商開發(fā)與管理，建立完善的供應(yīng)商評估和考核機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行績效評估。與重要供應(yīng)商簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，增強(qiáng)供應(yīng)商的忠誠度和穩(wěn)定性。同時，建立供應(yīng)商備用機(jī)制，以備在主要供應(yīng)商出現(xiàn)問題時能夠及時找到替代供應(yīng)商。質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對措施：嚴(yán)格把控采購物資的質(zhì)量，加強(qiáng)對供應(yīng)商質(zhì)量管理體系的審核和監(jiān)督。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，增加質(zhì)量保證金等約束性條款。加強(qiáng)物資到貨驗(yàn)收工作，對不合格物資及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，確保所采購物資符合公司質(zhì)量要求。合同風(fēng)險應(yīng)對措施：在采購合同簽訂前，由公司法律顧問對合同條款進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)。加強(qiáng)合同執(zhí)行過程中的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。建立合同糾紛處理機(jī)制，對于合同糾紛及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，可通過法律途徑解決。付款風(fēng)險應(yīng)對措施：加強(qiáng)采購付款管理，嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時間安排付款。在付款前對付款申請進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保付款依據(jù)充分、準(zhǔn)確。建立供應(yīng)商信用檔案，對信用狀況不佳的供應(yīng)商采取謹(jǐn)慎付款策略，如要求提供擔(dān)?；蚩s短付款期限等。采購監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)，審查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本的合理性等方面。審計(jì)人員有權(quán)查閱采購相關(guān)文件、資料、賬目，與采購人員、供應(yīng)商等進(jìn)行溝通訪談。采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報采購工作進(jìn)展情況，包括采購計(jì)劃執(zhí)行情況、采購成本控制情況、供應(yīng)商管理情況等。同時，接受公司內(nèi)部其他部門的監(jiān)督和意見反饋，及時改進(jìn)采購工作中存在的問題。2.外部監(jiān)督積極接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，配合做好采購活動的合規(guī)性審查工作。按照國家法律法規(guī)和政策要求，規(guī)范采購行為，確保采購活動合法合規(guī)。鼓勵供應(yīng)商、客戶及其他利益相關(guān)者對公司采購活動進(jìn)行監(jiān)督。對于收到的投訴和舉報，公司應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果采取相應(yīng)的處理措施。采購績效評估1.評估指標(biāo)采購成本：主要評估采購物資的實(shí)際采購價格與預(yù)算價格的差異情況，以及采購成本的降低率。采購成本降低率=（預(yù)算采購成本實(shí)際采購成本）/預(yù)算采購成本×100%。采購質(zhì)量：通過物資驗(yàn)收合格率、退貨率等指標(biāo)評估采購物資的質(zhì)量情況。物資驗(yàn)收合格率=驗(yàn)收合格物資數(shù)量/采購物資總數(shù)量×100%；退貨率=退貨物資數(shù)量/采購物資總數(shù)量×100%。采購交貨期：以采購訂單按時交貨率來衡量供應(yīng)商的交貨及時性。采購訂單按時交貨率=按時交貨訂單數(shù)量/采購訂單總數(shù)量×100%。供應(yīng)商管理：從供應(yīng)商開發(fā)數(shù)量、供應(yīng)商淘汰率、供應(yīng)商投訴率等方面評估供應(yīng)商管理工作的成效。供應(yīng)商淘汰率=淘汰供應(yīng)商數(shù)量/合格供應(yīng)商總數(shù)量×100%；供應(yīng)商投訴率=收到供應(yīng)商投訴的次數(shù)/采購業(yè)務(wù)總次數(shù)×100%。采購效率：通過采購周期、訂單處理時間等指標(biāo)評估采購工作的效率。采購周期是指從采購申請發(fā)出到物資到貨入庫的整個時間周期；訂單處理時間是指從下達(dá)采購訂單到供應(yīng)商確認(rèn)訂單的時間間隔。2.評估方法定期收集采購相關(guān)數(shù)據(jù)，按照評估指標(biāo)進(jìn)行計(jì)算和分析。數(shù)據(jù)來源包括采購訂單、驗(yàn)收報告、付款記錄、供應(yīng)商反饋等。采用定性與定量相結(jié)合的方法進(jìn)行評估。對于一些無法直接量化的指標(biāo)，如供應(yīng)商合作滿意度、采購服務(wù)質(zhì)量等，通過問卷調(diào)查、訪談等方式進(jìn)行定性評估。與同行業(yè)先進(jìn)水平進(jìn)行對比分析，找出公司采購工作存在的差距和不足，明確改進(jìn)方向。3.評估結(jié)