財務(wù)防疫物資管理制度

財務(wù)防疫物資管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司防疫物資的財務(wù)管理，規(guī)范防疫物資的采購、儲備、使用、核算等行為，確保防疫物資合理配置、安全保管和有效使用，保障公司正常運營和員工身體健康，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)防疫物資的財務(wù)管理相關(guān)活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司對防疫物資實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，確保防疫物資管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.保障需求原則根據(jù)公司實際情況和疫情防控要求，合理確定防疫物資儲備數(shù)量和種類，優(yōu)先保障一線員工及重點區(qū)域防疫物資需求，確保防疫工作順利開展。3.厲行節(jié)約原則在滿足防疫工作需要的前提下，嚴(yán)格控制防疫物資采購成本和使用消耗，避免浪費，提高防疫物資使用效率。4.規(guī)范透明原則防疫物資的采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放、使用、核算等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，做到手續(xù)完備、賬目清晰、公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計。二、職責(zé)分工（一）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定防疫物資財務(wù)管理制度和核算辦法，明確財務(wù)流程和審批權(quán)限。2.參與防疫物資采購計劃的編制，從財務(wù)角度提出合理建議，審核采購預(yù)算。3.負(fù)責(zé)防疫物資采購款項的支付審核，確保資金支付合規(guī)、準(zhǔn)確。4.建立防疫物資財務(wù)臺賬，對防疫物資的采購、入庫、領(lǐng)用、庫存等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄和核算，定期與實物管理部門核對賬目，做到賬賬相符、賬實相符。5.定期對防疫物資的使用情況進(jìn)行財務(wù)分析，為公司防疫物資管理決策提供數(shù)據(jù)支持和財務(wù)建議。6.配合公司內(nèi)部審計部門對防疫物資管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，及時整改審計發(fā)現(xiàn)的問題。（二）采購部門1.根據(jù)公司防疫工作需求和庫存情況，負(fù)責(zé)編制防疫物資采購計劃，經(jīng)審批后組織實施采購工作。2.選擇合格的防疫物資供應(yīng)商，進(jìn)行詢價、比價、議價等采購談判，簽訂采購合同，確保采購物資的質(zhì)量、價格和交貨期符合要求。3.負(fù)責(zé)跟進(jìn)采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保防疫物資及時、足額供應(yīng)。4.配合財務(wù)部門做好采購款項的支付結(jié)算工作，提供采購發(fā)票、驗收單等相關(guān)憑證。（三）實物管理部門1.負(fù)責(zé)防疫物資的驗收、入庫、保管、發(fā)放、盤點等實物管理工作。2.建立防疫物資實物臺賬，詳細(xì)記錄防疫物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、批次、出入庫時間、領(lǐng)用部門及人員等信息，確保實物賬與財務(wù)賬一致。3.按照安全、防潮、防火、防蟲等要求，妥善保管防疫物資，定期檢查物資庫存情況，確保物資質(zhì)量完好、數(shù)量準(zhǔn)確。4.根據(jù)公司防疫工作安排和實際需求，及時、準(zhǔn)確地發(fā)放防疫物資，并做好發(fā)放記錄，做到賬實相符。5.定期組織防疫物資盤點工作，編制盤點報告，對盤盈、盤虧情況進(jìn)行分析和說明，提出處理意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行賬務(wù)處理。（四）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門防疫物資的領(lǐng)取、使用和管理，指定專人負(fù)責(zé)防疫物資的日常保管和發(fā)放工作。2.根據(jù)實際工作需要，合理領(lǐng)用防疫物資，嚴(yán)格按照規(guī)定用途使用，不得擅自挪用、轉(zhuǎn)借或超范圍使用防疫物資。3.配合實物管理部門做好本部門防疫物資的盤點工作，如實提供物資使用情況。（五）公司管理層1.審批防疫物資采購計劃、采購預(yù)算、使用計劃等重要事項，確保防疫物資管理工作符合公司整體利益和疫情防控要求。2.協(xié)調(diào)解決防疫物資管理工作中出現(xiàn)的重大問題，為防疫物資管理提供必要的資源支持和決策指導(dǎo)。三、采購管理（一）采購計劃編制1.采購部門應(yīng)定期收集各部門防疫物資需求信息，結(jié)合公司實際庫存情況和疫情防控形勢變化，編制防疫物資采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確防疫物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)實物管理部門和財務(wù)部門審核。3.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司資金狀況和預(yù)算安排，對采購計劃的資金合理性進(jìn)行審核，確保采購計劃在公司財力可承受范圍內(nèi)。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)選擇具有合法經(jīng)營資質(zhì)、信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商作為防疫物資供應(yīng)商。2.采購部門應(yīng)對擬合作的供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查評估，包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面，建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商相關(guān)信息。3.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，對于不符合要求的供應(yīng)商及時進(jìn)行調(diào)整或淘汰。（三）采購合同簽訂1.采購部門應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交財務(wù)部門審核合同條款的合法性、合理性及資金支付安排等內(nèi)容，確保合同符合公司利益和財務(wù)規(guī)定。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本送交財務(wù)部門和實物管理部門備案，作為財務(wù)核算和物資驗收的依據(jù)。（四）采購款項支付1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同約定和物資驗收情況，嚴(yán)格審核采購款項支付申請。2.采購款項支付申請應(yīng)附采購合同、發(fā)票、驗收單等相關(guān)憑證，確保支付憑證齊全、真實、有效。3.財務(wù)部門按照公司資金審批流程，辦理采購款項支付手續(xù)，確保資金支付安全、準(zhǔn)確、及時。四、庫存管理（一）驗收與入庫1.實物管理部門應(yīng)在防疫物資到貨后，及時組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等是否與采購合同及發(fā)票一致。2.驗收合格的防疫物資應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，入庫單應(yīng)詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、批次、供應(yīng)商等信息。3.入庫單一式三聯(lián)，實物管理部門、財務(wù)部門、供應(yīng)商各執(zhí)一聯(lián)，作為物資入庫核算和付款結(jié)算的依據(jù)。（二）保管1.實物管理部門應(yīng)設(shè)立專門的防疫物資倉庫，按照防疫物資的類別、特性進(jìn)行分類存放，確保物資存放安全、有序。2.防疫物資倉庫應(yīng)配備必要的保管設(shè)備和設(shè)施，如貨架、溫濕度計、滅火器等，滿足物資保管要求。3.實物管理部門應(yīng)定期對防疫物資進(jìn)行檢查和盤點，檢查物資的質(zhì)量狀況、庫存數(shù)量等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對于有保質(zhì)期要求的防疫物資，實物管理部門應(yīng)建立保質(zhì)期預(yù)警機(jī)制，在保質(zhì)期到期前及時通知相關(guān)部門進(jìn)行處理，避免物資過期失效。（三）發(fā)放1.使用部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，填寫防疫物資領(lǐng)用申請表，注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到實物管理部門領(lǐng)取防疫物資。2.實物管理部門應(yīng)按照審批后的領(lǐng)用申請表發(fā)放防疫物資，填寫發(fā)放記錄，詳細(xì)記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門及人員、物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。3.發(fā)放記錄應(yīng)及時更新防疫物資實物臺賬，確保賬實相符。同時，實物管理部門應(yīng)定期將發(fā)放記錄傳遞給財務(wù)部門，作為財務(wù)核算的依據(jù)。（四）盤點1.實物管理部門應(yīng)定期組織防疫物資盤點工作，盤點周期一般為[盤點周期時長，如每月、每季度等]。2.盤點工作應(yīng)做到全面、準(zhǔn)確，盤點人員應(yīng)認(rèn)真核對物資實物數(shù)量與實物臺賬記錄是否一致，并填寫盤點表。3.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，實物管理部門應(yīng)查明原因，提出處理意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行賬務(wù)處理，并調(diào)整實物臺賬和財務(wù)賬。4.財務(wù)部門應(yīng)參與防疫物資盤點工作，對盤點結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督和核實，確保盤點工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。五、核算管理（一）賬務(wù)處理1.財務(wù)部門應(yīng)按照相關(guān)會計準(zhǔn)則和財務(wù)制度，對防疫物資的采購、入庫、領(lǐng)用、庫存等業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范的賬務(wù)處理。2.防疫物資采購時，按照實際支付的金額借記“庫存商品——防疫物資”科目，貸記“銀行存款”等科目；如取得增值稅專用發(fā)票，還應(yīng)借記“應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項稅額）”科目。3.防疫物資入庫時，根據(jù)入庫單金額，借記“庫存商品——防疫物資（明細(xì)科目）”科目，貸記“庫存商品——防疫物資（暫估科目，如有）”科目（已付款未入庫物資）或“應(yīng)付賬款——暫估應(yīng)付款（未付款未入庫物資）”科目。4.防疫物資領(lǐng)用時，按照領(lǐng)用物資的實際成本，借記“管理費用——防疫費”、“銷售費用——防疫費”、“制造費用——防疫費”等科目，貸記“庫存商品——防疫物資（明細(xì)科目）”科目。5.月末，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)庫存物資盤點結(jié)果，調(diào)整賬務(wù)，確保賬實相符。如盤盈物資，借記“庫存商品——防疫物資（明細(xì)科目）”科目，貸記“待處理財產(chǎn)損溢——待處理流動資產(chǎn)損溢”科目；經(jīng)批準(zhǔn)后，借記“待處理財產(chǎn)損溢——待處理流動資產(chǎn)損溢”科目，貸記“管理費用——防疫費”等科目。如盤虧物資，借記“待處理財產(chǎn)損溢——待處理流動資產(chǎn)損溢”科目，貸記“庫存商品——防疫物資（明細(xì)科目）”科目；屬于應(yīng)由責(zé)任人賠償或保險公司賠償?shù)牟糠郑栌洝捌渌麘?yīng)收款”科目，貸記“待處理財產(chǎn)損溢——待處理流動資產(chǎn)損溢”科目；屬于無法查明原因的，經(jīng)批準(zhǔn)后，借記“管理費用——防疫費”等科目，貸記“待處理財產(chǎn)損溢——待處理流動資產(chǎn)損溢”科目。（二）財務(wù)報表列示1.防疫物資采購金額在資產(chǎn)負(fù)債表“存貨——庫存商品——防疫物資”項目中列示。2.防疫物資領(lǐng)用金額在利潤表“管理費用——防疫費”、“銷售費用——防疫費”、“制造費用——防疫費”等相應(yīng)費用項目中列示，影響公司當(dāng)期損益。（三）財務(wù)分析1.財務(wù)部門應(yīng)定期對防疫物資的使用情況進(jìn)行財務(wù)分析，分析指標(biāo)包括防疫物資采購成本、庫存周轉(zhuǎn)率、單位防疫成本等。2.通過財務(wù)分析，評估防疫物資管理的合理性和有效性，發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出改進(jìn)建議，為公司防疫物資管理決策提供參考依據(jù)。3.財務(wù)分析報告應(yīng)報送公司管理層及相關(guān)部門，作為公司防疫物資管理工作的決策支持文件。六、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對防疫物資管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查防疫物資采購、庫存、核算等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況，核實物資賬目和實物的一致性。審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，督促相關(guān)部門及時整改落實。（二）日常監(jiān)督檢查1.財務(wù)部門、采購部門、實物管理部門等應(yīng)加強(qiáng)對防疫物資管理工作的日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正工作中存在的問題。2.各部門應(yīng)定期對本部門防疫物資管理情況進(jìn)行自查自糾，確保防疫物資管理工作規(guī)范、