設(shè)備外委備件管理制度

設(shè)備外委備件管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司設(shè)備外委備件管理工作，確保設(shè)備正常運(yùn)行，降低維修成本，提高設(shè)備使用壽命，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及設(shè)備外委維修及備件采購(gòu)、管理的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.確保設(shè)備正常運(yùn)行原則：以保障設(shè)備穩(wěn)定、高效運(yùn)行為首要目標(biāo)，合理安排外委維修和備件供應(yīng)。2.成本控制原則：在滿(mǎn)足設(shè)備維修需求的前提下，通過(guò)優(yōu)化備件采購(gòu)渠道、控制庫(kù)存水平等方式，降低維修成本。3.質(zhì)量保證原則：嚴(yán)格把控外委維修質(zhì)量和備件質(zhì)量，確保符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。4.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)和人員在設(shè)備外委備件管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、管理職責(zé)（一）設(shè)備管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定設(shè)備外委維修計(jì)劃和備件需求計(jì)劃。2.審核外委維修供應(yīng)商資質(zhì)，建立供應(yīng)商檔案。3.參與外委維修項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，對(duì)維修質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估。4.定期盤(pán)點(diǎn)備件庫(kù)存，分析備件消耗情況，提出優(yōu)化建議。（二）采購(gòu)部門(mén)1.根據(jù)設(shè)備管理部門(mén)提供的備件需求計(jì)劃，負(fù)責(zé)外委備件的采購(gòu)工作。2.選擇合格的備件供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，確保備件質(zhì)量和交貨期。3.跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)備件的到貨驗(yàn)收、入庫(kù)及付款等工作。（三）使用部門(mén)1.配合設(shè)備管理部門(mén)制定設(shè)備外委維修計(jì)劃，提供設(shè)備運(yùn)行狀況及故障信息。2.負(fù)責(zé)外委維修設(shè)備的交接工作，協(xié)助維修人員進(jìn)行設(shè)備維修。3.對(duì)領(lǐng)用的備件進(jìn)行驗(yàn)收，確保備件符合使用要求。4.反饋備件使用過(guò)程中的問(wèn)題，提出改進(jìn)意見(jiàn)。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.審核設(shè)備外委維修費(fèi)用和備件采購(gòu)費(fèi)用的預(yù)算及報(bào)銷(xiāo)。2.監(jiān)督外委維修費(fèi)用和備件采購(gòu)費(fèi)用的支付情況，確保資金使用合規(guī)。（五）質(zhì)量控制部門(mén)1.對(duì)外委維修質(zhì)量進(jìn)行抽檢，確保維修質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)采購(gòu)的備件進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，防止不合格備件進(jìn)入公司。三、外委維修管理（一）維修申請(qǐng)1.使用部門(mén)發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障后，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《設(shè)備外委維修申請(qǐng)表》，詳細(xì)描述設(shè)備故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、影響程度等信息，并提交給設(shè)備管理部門(mén)。2.設(shè)備管理部門(mén)接到維修申請(qǐng)后，對(duì)設(shè)備故障進(jìn)行評(píng)估，確定是否需要外委維修。如需要外委維修，應(yīng)制定維修計(jì)劃，明確維修內(nèi)容、維修期限、維修費(fèi)用預(yù)算等，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇1.設(shè)備管理部門(mén)根據(jù)維修項(xiàng)目的要求，通過(guò)招標(biāo)、詢(xún)價(jià)、邀請(qǐng)招標(biāo)等方式選擇合格的外委維修供應(yīng)商。2.對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、業(yè)績(jī)、技術(shù)能力等進(jìn)行審核，建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商應(yīng)具備以下條件：具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力。具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度。具有履行合同所必需的設(shè)備和專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力。有依法繳納稅收和社會(huì)保障資金的良好記錄。參加采購(gòu)活動(dòng)前三年內(nèi)，在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中沒(méi)有重大違法記錄。法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件。（三）維修合同簽訂1.設(shè)備管理部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂《設(shè)備外委維修合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同應(yīng)包括以下內(nèi)容：維修項(xiàng)目名稱(chēng)、內(nèi)容、要求。維修期限。維修費(fèi)用及支付方式。質(zhì)量保證期及售后服務(wù)承諾。雙方的違約責(zé)任。爭(zhēng)議解決方式。2.合同簽訂后，設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)將合同副本分發(fā)給采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)。（四）維修過(guò)程監(jiān)督1.設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)外委維修項(xiàng)目的監(jiān)督工作，定期檢查維修進(jìn)度和質(zhì)量。2.監(jiān)督人員應(yīng)及時(shí)了解維修過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并協(xié)調(diào)供應(yīng)商解決。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未按照合同要求進(jìn)行維修，應(yīng)及時(shí)要求其整改；如整改后仍不符合要求，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。（五）維修驗(yàn)收1.維修項(xiàng)目完成后，供應(yīng)商應(yīng)向設(shè)備管理部門(mén)提交《設(shè)備外委維修驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，申請(qǐng)驗(yàn)收。2.設(shè)備管理部門(mén)組織使用部門(mén)、質(zhì)量控制部門(mén)等相關(guān)人員對(duì)維修項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括維修質(zhì)量、維修期限、維修費(fèi)用等。3.驗(yàn)收合格后，設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)在《設(shè)備外委維修驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》上簽字確認(rèn)，并將驗(yàn)收結(jié)果通知采購(gòu)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)要求供應(yīng)商返工，直至驗(yàn)收合格為止。四、備件管理（一）備件需求計(jì)劃制定1.設(shè)備管理部門(mén)根據(jù)設(shè)備運(yùn)行狀況、維修歷史數(shù)據(jù)等，定期制定備件需求計(jì)劃。備件需求計(jì)劃應(yīng)包括備件名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。2.備件需求計(jì)劃應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交給采購(gòu)部門(mén)。（二）備件采購(gòu)1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)設(shè)備管理部門(mén)提供的備件需求計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確備件的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、價(jià)格、付款方式等條款。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保備件按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。如因供應(yīng)商原因?qū)е聜浼舆t到貨或質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）備件驗(yàn)收1.備件到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知質(zhì)量控制部門(mén)、設(shè)備管理部門(mén)等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同要求，對(duì)備件的質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等進(jìn)行檢驗(yàn)。如發(fā)現(xiàn)備件存在質(zhì)量問(wèn)題或與合同要求不符，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.驗(yàn)收合格的備件，由采購(gòu)部門(mén)辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫(xiě)《備件入庫(kù)單》。入庫(kù)單應(yīng)包括備件名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱(chēng)等信息。（四）備件庫(kù)存管理1.設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)備件的庫(kù)存管理工作，建立備件庫(kù)存臺(tái)賬，記錄備件的出入庫(kù)情況。2.備件應(yīng)按照類(lèi)別、規(guī)格型號(hào)、存放位置等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)備件庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存短缺或損壞，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。4.根據(jù)備件的使用頻率和重要性，合理確定備件的庫(kù)存水平，避免庫(kù)存積壓或缺貨。（五）備件領(lǐng)用1.使用部門(mén)因設(shè)備維修需要領(lǐng)用備件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《備件領(lǐng)用單》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，到設(shè)備管理部門(mén)領(lǐng)取。2.設(shè)備管理部門(mén)根據(jù)《備件領(lǐng)用單》發(fā)放備件，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄備件的領(lǐng)用情況。3.領(lǐng)用人員應(yīng)對(duì)領(lǐng)用的備件進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)備件存在質(zhì)量問(wèn)題或與領(lǐng)用單不符，應(yīng)及時(shí)退回設(shè)備管理部門(mén)。五、費(fèi)用管理（一）預(yù)算管理1.設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)設(shè)備外委維修計(jì)劃和備件需求計(jì)劃，編制設(shè)備外委維修費(fèi)用預(yù)算和備件采購(gòu)費(fèi)用預(yù)算。2.預(yù)算應(yīng)包括維修項(xiàng)目名稱(chēng)、費(fèi)用明細(xì)、預(yù)計(jì)金額等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格控制預(yù)算執(zhí)行情況，對(duì)超預(yù)算的費(fèi)用支出進(jìn)行審核和控制。（二）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1.外委維修費(fèi)用和備件采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等憑證。2.報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給財(cái)務(wù)部門(mén)審核。3.財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后予以報(bào)銷(xiāo)。（三）費(fèi)用結(jié)算1.設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)維修合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，及時(shí)與供應(yīng)商辦理費(fèi)用結(jié)算手續(xù)。2.費(fèi)用結(jié)算時(shí)，應(yīng)按照合同約定的付款方式進(jìn)行支付。如因質(zhì)量問(wèn)題或其他原因需要扣除費(fèi)用的，應(yīng)在結(jié)算時(shí)明確扣除金額，并通知供應(yīng)商。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)設(shè)備外委備件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查維修計(jì)劃執(zhí)行情況、備件采購(gòu)情況、費(fèi)用支出情況等。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立設(shè)備外委備件管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)和人員在設(shè)備外委備件管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括維修質(zhì)量、維