已建立合同管理制度

已建立合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常的經(jīng)營(yíng)秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同當(dāng)事人的法律地位平等，一方不得將自己的意志強(qiáng)加給另一方，簽訂合同應(yīng)出于雙方真實(shí)意愿。3.公平公正原則：合同的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)公平合理，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益，保障合同雙方的合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。（四）職責(zé)分工1.合同管理部門：負(fù)責(zé)公司合同管理制度的制定、修訂和解釋；對(duì)合同簽訂、履行等全過(guò)程進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；參與重大合同的談判、起草、審核等工作；負(fù)責(zé)合同檔案的管理。2.業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門合同的起草、發(fā)起審批流程；組織合同的談判、簽訂；負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)處理合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題；配合合同管理部門進(jìn)行合同管理工作。3.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行法律審核，提出法律意見(jiàn)；參與重大合同的談判，從法律角度提供專業(yè)支持；處理合同糾紛的法律事務(wù)。4.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算期限等；監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付，確保資金安全；參與合同糾紛的處理，提供財(cái)務(wù)方面的相關(guān)資料。5.審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對(duì)合同的簽訂、履行等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同的執(zhí)行情況是否符合公司規(guī)定，有無(wú)違規(guī)行為。二、合同的簽訂（一）合同的起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要起草合同文本，合同文本應(yīng)具備以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量；價(jià)款或者報(bào)酬；履行期限、地點(diǎn)和方式；違約責(zé)任；解決爭(zhēng)議的方法。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰的語(yǔ)言表述，避免產(chǎn)生歧義或模糊不清的條款。對(duì)于格式合同，應(yīng)仔細(xì)審查格式條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在加重對(duì)方責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利等情形。（二）合同的審批1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同審批表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的基本情況、簽訂背景、主要條款等內(nèi)容，并附上合同文本。2.《合同審批表》按照以下流程進(jìn)行審批：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核：對(duì)合同的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合業(yè)務(wù)需求和公司利益，簽署審核意見(jiàn)。法務(wù)部門審核：對(duì)合同進(jìn)行法律審查，重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面，提出法律意見(jiàn)。財(cái)務(wù)部門審核：對(duì)合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算期限、資金預(yù)算等，確保財(cái)務(wù)安排合理可行，簽署審核意見(jiàn)。審計(jì)部門審核（如有需要）：對(duì)重大合同或涉及金額較大的合同進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，審查合同的簽訂、履行等環(huán)節(jié)是否存在風(fēng)險(xiǎn)，簽署審核意見(jiàn)。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)各部門審核意見(jiàn)，對(duì)合同進(jìn)行綜合審批，簽署審批意見(jiàn)?？偨?jīng)理審批：對(duì)重大合同或涉及公司重大利益的合同進(jìn)行最終審批。3.審批過(guò)程中，如任何部門提出修改意見(jiàn)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，重新提交審批，直至合同通過(guò)所有審批環(huán)節(jié)。（三）合同的簽訂1.合同經(jīng)審批通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，如因特殊情況需要使用自制合同文本或?qū)Ψ教峁┑暮贤谋荆仨毷孪冉?jīng)法務(wù)部門審核同意。2.簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同對(duì)方當(dāng)事人具備合法的主體資格，具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。同時(shí)，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的資信狀況、經(jīng)營(yíng)狀況等進(jìn)行調(diào)查了解，防范交易風(fēng)險(xiǎn)。3.合同簽訂時(shí)，應(yīng)確保合同文本的條款與審批通過(guò)的內(nèi)容一致。合同雙方當(dāng)事人應(yīng)在合同上簽字（或蓋章），簽字（或蓋章）應(yīng)清晰、完整，符合法律規(guī)定。合同一式多份，由業(yè)務(wù)部門根據(jù)需要分送相關(guān)部門和人員留存。三、合同的履行（一）合同履行的責(zé)任部門業(yè)務(wù)部門是合同履行的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)組織實(shí)施合同約定的各項(xiàng)義務(wù)，確保合同的全面履行。（二）合同履行的跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的履行情況，包括合同簽訂時(shí)間、履行期限、履行進(jìn)度、交付情況、款項(xiàng)收付等信息。2.合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。如發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人可能無(wú)法履行合同或存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，如協(xié)商解決、追究違約責(zé)任、解除合同等，并向合同管理部門報(bào)告。3.合同管理部門應(yīng)對(duì)合同履行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（三）合同變更與解除1.合同履行過(guò)程中，如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容等，并附上相關(guān)證明材料?！逗贤兏暾?qǐng)表》按照合同審批流程進(jìn)行審批，經(jīng)審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門方可與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同變更協(xié)議。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同解除申請(qǐng)表》，說(shuō)明解除合同的原因、依據(jù)等，并附上相關(guān)證明材料?！逗贤獬暾?qǐng)表》同樣按照合同審批流程進(jìn)行審批，經(jīng)審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人辦理合同解除手續(xù)，簽訂合同解除協(xié)議，并妥善處理合同解除后的相關(guān)事宜。（四）合同糾紛處理1.合同履行過(guò)程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)材料，分析糾紛產(chǎn)生的原因，提出解決方案，并向合同管理部門報(bào)告。2.合同管理部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門等相關(guān)部門對(duì)合同糾紛進(jìn)行研究分析，制定糾紛處理策略。對(duì)于涉及金額較小、爭(zhēng)議不大的糾紛，可通過(guò)協(xié)商、調(diào)解等方式解決；對(duì)于涉及金額較大、爭(zhēng)議較大的糾紛，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)法律程序，通過(guò)仲裁或訴訟等方式維護(hù)公司合法權(quán)益。3.在合同糾紛處理過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合，提供相關(guān)資料和信息，確保糾紛得到妥善解決。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善合同管理制度，防范類似糾紛的再次發(fā)生。四、合同的檔案管理（一）合同檔案的收集與整理1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本、《合同審批表》、相關(guān)證明材料等原件整理歸檔，并移交至合同管理部門。2.合同管理部門應(yīng)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行分類整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行編號(hào)，建立合同檔案目錄，便于查閱和管理。（二）合同檔案的保管1.合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的保管工作，確保合同檔案的安全、完整。2.合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案管理的相關(guān)要求進(jìn)行保管，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況的發(fā)生。3.電子合同檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）合同檔案的查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明查閱的原因、內(nèi)容等，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可查閱。2.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在合同管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將合同檔案帶出指定地點(diǎn)，不得擅自復(fù)印、拍照、掃描合同檔案資料。如需復(fù)印相關(guān)資料，應(yīng)經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人同意，并辦理相應(yīng)的登記手續(xù)。3.因工作需要借閱合同檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱的合同名稱、借閱期限、用途等，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在合同檔案上涂改、標(biāo)注、污損等。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還合同檔案。如發(fā)現(xiàn)合同檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、合同的考核與獎(jiǎng)懲（一）合同考核1.公司建立合同考核機(jī)制，對(duì)各部門合同管理工作進(jìn)行定期考核?？己藘?nèi)容包括合同簽訂的規(guī)范性、履行情況、糾紛處理情況、檔案管理情況等。2.合同管理部門負(fù)責(zé)制定具體的合同考核指標(biāo)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)各部門的合同管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，并根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行排名。（二）獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)于合同管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)方式包括但不限于獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等。2.對(duì)于合同管理工作存在嚴(yán)重問(wèn)題，如因合同簽訂不規(guī)范、履行不當(dāng)?shù)冉o公司造成重大損失的部門和個(gè)人，公司將