中石油合同管理制度

中石油合同管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范中國石油天然氣集團公司（以下簡稱“中石油”）合同管理活動，加強合同風(fēng)險防范，維護公司合法權(quán)益，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行。2.適用范圍本制度適用于中石油總部及所屬各企事業(yè)單位、全資子公司、控股子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）各類合同的訂立、履行、變更、解除、終止及相關(guān)管理活動。3.基本原則（1）依法合規(guī)原則。合同的訂立、履行、變更、解除等活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。（2）平等自愿原則。合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致，簽訂合同。（3）誠實守信原則。合同雙方應(yīng)誠實守信，履行合同約定的義務(wù)，不得欺詐、脅迫或惡意串通。（4）全面履行原則。合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，確保合同目的的實現(xiàn)。（5）效益優(yōu)先原則。合同管理應(yīng)注重經(jīng)濟效益，合理控制成本，提高合同的履行質(zhì)量和效率。二、合同管理機構(gòu)及職責(zé)1.合同管理委員會（1）組成合同管理委員會由公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負責(zé)人等組成，主任由公司主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。（2）職責(zé)合同管理委員會負責(zé)審議重大合同事項，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題，指導(dǎo)和監(jiān)督公司合同管理工作。2.合同管理部門（1）設(shè)置公司總部及各單位應(yīng)設(shè)立專門的合同管理部門，負責(zé)本單位合同的歸口管理工作。（2）職責(zé)合同管理部門的主要職責(zé)包括：制定和完善合同管理制度；參與合同的談判、起草、審查、簽訂等工作；負責(zé)合同的登記、歸檔、保管等工作；監(jiān)督合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行中的問題；處理合同糾紛；定期對合同管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議等。3.合同承辦部門（1）職責(zé)合同承辦部門負責(zé)本部門合同的起草、談判、申請簽訂等工作，并在合同簽訂后負責(zé)組織合同的履行，及時向合同管理部門報告合同履行情況。同時，合同承辦部門應(yīng)指定專人負責(zé)合同管理工作，確保合同管理工作的順利進行。三、合同的訂立1.合同訂立的流程（1）合同立項合同承辦部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，明確合同的名稱、標的、對方當(dāng)事人、合同金額、履行期限等基本內(nèi)容，并經(jīng)本部門負責(zé)人審核后報合同管理部門。（2）合同談判合同管理部門對合同立項申請進行審核，審核通過后，組織合同承辦部門與對方當(dāng)事人進行合同談判。談判過程中，合同承辦部門應(yīng)收集對方當(dāng)事人的主體資格、資質(zhì)、信用等相關(guān)資料，了解對方的合同要求和談判底線，制定談判策略，確保合同條款符合公司利益。（3）合同起草合同談判達成一致意見后，合同承辦部門負責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同示范文本，如無示范文本，應(yīng)參照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)慣例起草，確保合同條款完整、準確、合法、有效。合同文本中應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、合同標的、合同金額、履行期限、違約責(zé)任等主要內(nèi)容。（4）合同審查合同承辦部門起草完成合同文本后，應(yīng)將合同文本提交本部門負責(zé)人審核，經(jīng)審核無誤后，報合同管理部門進行審查。合同管理部門應(yīng)從法律、財務(wù)、技術(shù)等方面對合同文本進行全面審查，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，是否存在風(fēng)險漏洞，是否維護了公司的合法權(quán)益等。對于審查中發(fā)現(xiàn)的問題，合同管理部門應(yīng)及時與合同承辦部門溝通，提出修改意見，合同承辦部門應(yīng)根據(jù)修改意見對合同文本進行修改完善。（5）合同簽訂合同文本經(jīng)審查通過后，合同承辦部門應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程，將合同文本提交公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)授權(quán)人審批。審批通過后，合同承辦部門應(yīng)與對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同專用章，并由法定代表人或其授權(quán)代表簽字。合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)將合同副本一份交合同管理部門存檔。2.合同主體資格審查合同承辦部門在簽訂合同前，應(yīng)認真審查對方當(dāng)事人的主體資格、資質(zhì)、信用等情況，確保對方當(dāng)事人具有簽訂合同的合法資格和履行合同的能力。審查內(nèi)容包括：（1）對方當(dāng)事人的營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等證照是否齊全、有效；（2）對方當(dāng)事人的經(jīng)營范圍是否與合同標的相符；（3）對方當(dāng)事人的法定代表人或授權(quán)代表的身份證明是否真實、有效；（4）對方當(dāng)事人的信用狀況，是否存在違約記錄、涉訴案件等情況。對于涉及重大合同或風(fēng)險較高的合同，合同承辦部門可以委托專業(yè)的信用評估機構(gòu)對對方當(dāng)事人的信用狀況進行評估，作為簽訂合同的參考依據(jù)。3.合同條款審查合同管理部門在審查合同文本時，應(yīng)重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，是否存在風(fēng)險漏洞，是否維護了公司的合法權(quán)益等。審查內(nèi)容包括：（1）合同標的是否明確、具體，數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等是否清晰；（2）合同金額是否明確，付款方式、付款期限等是否合理；（3）合同履行期限、地點、方式等是否明確；（4）雙方的權(quán)利和義務(wù)是否對等，違約責(zé)任是否明確、合理；（5）合同爭議解決方式是否明確、合法，是否有利于公司維護自身權(quán)益；（6）合同其他條款是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，是否存在歧義、矛盾或潛在風(fēng)險等。四、合同的履行1.合同履行的原則合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，遵循誠實信用原則，及時通知對方有關(guān)合同履行中的重大事項，積極配合對方履行合同，確保合同目的的實現(xiàn)。2.合同履行的跟蹤與監(jiān)督合同承辦部門應(yīng)負責(zé)合同的履行工作，指定專人跟蹤合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進行檢查和監(jiān)督，建立合同履行臺賬，記錄合同的履行進度、付款情況、質(zhì)量驗收等信息，及時掌握合同履行動態(tài)。對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險，合同承辦部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，合同管理部門應(yīng)會同相關(guān)部門共同研究解決方案，采取有效措施防范風(fēng)險，確保合同的順利履行。3.合同變更合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，合同承辦部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人協(xié)商，達成一致意見后，簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)采用書面形式，明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等，并按照合同簽訂的審批流程進行審批。合同變更協(xié)議簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將變更情況通知合同管理部門，合同管理部門應(yīng)將變更后的合同文本存檔，并對合同履行臺賬進行相應(yīng)調(diào)整。4.合同解除合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除事由，合同承辦部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人協(xié)商，解除合同。合同解除應(yīng)簽訂合同解除協(xié)議，明確解除的原因、時間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等，并按照合同簽訂的審批流程進行審批。合同解除協(xié)議簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將解除情況通知合同管理部門，合同管理部門應(yīng)將解除后的合同文本存檔，并對合同履行臺賬進行相應(yīng)調(diào)整。對于因解除合同給對方造成損失的，公司應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、合同的檔案管理1.合同檔案的收集合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)在合同生效之日起[X]個工作日內(nèi)，將合同副本一份交合同管理部門存檔。合同管理部門應(yīng)及時收集合同履行過程中形成的各種文件資料，包括合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來函件、會議紀要、驗收報告、付款憑證等，確保合同檔案的完整性。2.合同檔案的整理與歸檔合同管理部門應(yīng)對收集到的合同檔案進行整理和歸檔，按照合同的類別、年份、編號等進行分類存放，建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行保存，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并定期進行備份，確保檔案的安全性和完整性。3.合同檔案的查閱與借閱（1）查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核后，報合同管理部門負責(zé)人批準。合同管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱合同檔案，不得擅自將合同檔案帶出查閱地點，不得在合同檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等。（2）借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱的原因、期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核后，報合同管理部門負責(zé)人批準。合同管理部門應(yīng)與借閱人員簽訂《合同檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還合同檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。借閱人員不得將合同檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、傳播合同檔案內(nèi)容。六、合同糾紛的處理1.合同糾紛的預(yù)防合同管理部門應(yīng)加強合同管理工作，定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。合同承辦部門在簽訂合同和履行合同過程中，應(yīng)嚴格遵守法律法規(guī)和公司規(guī)定，認真履行合同義務(wù)，加強與對方當(dāng)事人的溝通和協(xié)調(diào)，及時處理對方提出的問題，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.合同糾紛的處理程序（1）糾紛發(fā)生后，合同承辦部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人溝通協(xié)商，了解對方的意見和要求，分析糾紛產(chǎn)生的原因，尋求解決方案。（2）如協(xié)商不成，合同承辦部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，合同管理部門應(yīng)會同法律事務(wù)部門等相關(guān)部門共同研究處理方案。根據(jù)糾紛的性質(zhì)和復(fù)雜程度，必要時可聘請律師或?qū)I(yè)機構(gòu)提供法律支持和咨詢服務(wù)。（3）對于涉及重大利益或影響較大的合同糾紛，合同管理部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，按照公司領(lǐng)導(dǎo)的指示進行處理。在處理合同糾紛過程中，應(yīng)注意收集和保存相關(guān)證據(jù)材料，如合同文本、往來函件、會議紀要、驗收報告、付款憑證等，為維護公司合法權(quán)益提供有力支持。（4）合同糾紛處理完畢后，合同承辦部門應(yīng)及時將處理結(jié)果向合同管理部門報告，合同管理部門應(yīng)將處理情況記錄在案，并對合同管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議，避免類似糾紛的再次發(fā)生。七、合同的信息化管理1.合同管理信息系統(tǒng)建設(shè)公司應(yīng)建立合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同從立項、談判、起草、審查、簽訂、履行、變更、解除到檔案管理等全過程的信息化管理。合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備合同模板管理、合同審批流程設(shè)置、合同文本在線編輯、合同履行跟蹤、合同檔案存儲與查詢等功能，提高合同管理工作的效率和質(zhì)量。2.合同數(shù)據(jù)錄入與維護合同承辦部門應(yīng)按照合同管理信息系統(tǒng)的要求，及時將合同相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。合同管理部門應(yīng)定期對合同數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際合同情況一致。同時，應(yīng)加強對合同管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。八、合同管理的考核與獎懲1.考核內(nèi)容公司對各單位合同管理工作進行考核，考核內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的質(zhì)量和效率、合同風(fēng)險防范情況、合同糾紛處理情況、合同檔案管理情況等。2.考核方式公司合同管理部門定期對各單位合同管理工作進行檢查和評估，根據(jù)考核內(nèi)容制定考核指標和評分標準，采取定性與定量相結(jié)合的方式進行考核?？己私Y(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。