局公文收發(fā)管理制度

局公文收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范本局公文收發(fā)管理工作，提高公文處理效率，確保公文傳遞準確、及時、安全，根據國家有關法律法規(guī)和上級部門的相關規(guī)定，結合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局機關各部門及下屬各單位的公文收發(fā)管理工作。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則。公文的收發(fā)、傳遞、處理應嚴格遵循國家有關法律法規(guī)和公文處理的各項規(guī)定，確保公文格式規(guī)范、內容準確。2.及時高效原則。公文收發(fā)應做到及時登記、傳遞、辦理，不得積壓延誤，確保公文處理的時效性。3.安全保密原則。嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，加強公文收發(fā)過程中的保密管理，防止公文丟失、泄密等事件發(fā)生。二、公文種類及定義（一）種類本局公文主要包括以下幾類：1.請示：適用于向上級機關請求指示、批準。2.報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。3.通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。4.通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。5.批復：適用于答復下級機關請示事項。6.函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。7.紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。（二）定義1.上行文：指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。2.下行文：指上級機關向下級機關發(fā)送的公文，如通知、通報、批復等。3.平行文：指不相隸屬機關之間往來的公文，如函等。三、公文收發(fā)管理職責（一）辦公室職責1.負責本局公文收發(fā)的日常管理工作，制定和完善公文收發(fā)管理制度。2.統(tǒng)一接收、登記、分發(fā)、傳遞、保管各類公文，確保公文流轉順暢。3.對收到的公文進行初審，提出擬辦意見，按程序呈送領導閱批。4.負責公文的催辦、查辦工作，及時掌握公文辦理進度，確保公文按時辦結。5.做好公文的歸檔、整理和銷毀工作，妥善保管公文檔案。（二）各部門職責1.負責本部門公文的起草、審核、印制和發(fā)送工作，確保公文質量。2.及時簽收、處理辦公室分發(fā)的公文，按照要求認真辦理，并在規(guī)定時間內將辦理結果反饋給辦公室。3.配合辦公室做好公文收發(fā)管理的相關工作，遵守公文處理的各項規(guī)定。（三）領導職責1.負責對重要公文的審批和簽發(fā)，對公文處理工作進行指導和監(jiān)督。2.及時閱批公文，做出明確的批示和處理意見，確保公文辦理工作順利進行。四、公文收發(fā)流程（一）收文1.簽收辦公室指定專人負責公文簽收工作，對收到的公文進行逐件清點，核對無誤后在送文簿上簽字。對注明“親啟”的公文，由收件人本人簽收。2.登記簽收后的公文，應及時在公文收發(fā)登記簿上進行詳細登記，登記內容包括公文的編號、來文機關、文號、標題、密級、份數、日期、承辦部門等。電子公文應在專門的電子公文管理系統(tǒng)中進行登記，確保登記信息準確完整。3.初審辦公室對收到的公文進行初審，重點審核公文的文種、格式、內容等是否符合要求。對不符合要求的公文，應及時與發(fā)文機關聯系，要求其補充或更正。4.擬辦根據公文內容和性質，辦公室提出擬辦意見，明確公文的承辦部門、辦理要求和辦理時限等。擬辦意見應準確、具體、具有可操作性，經辦公室負責人審核后呈送領導閱批。5.批辦領導對辦公室呈送的擬辦意見進行閱批，做出明確的批示和處理意見。領導批示應簡潔明了，符合公文處理的有關規(guī)定，涉及多個部門的公文，應明確主辦部門和協辦部門。6.承辦承辦部門收到批辦后的公文，應按照領導批示和辦理要求，及時安排人員進行辦理。承辦人員應認真閱讀公文，領會公文精神，嚴格按照規(guī)定的程序和時限辦理，確保公文辦理質量。7.傳閱對于需要多位領導傳閱的公文，辦公室應按照領導職務順序或公文內容所涉及的部門順序進行傳閱。傳閱過程中，應使用公文傳閱單，記錄公文傳閱的時間、人員等信息，確保公文傳閱有序進行。傳閱人員應在公文傳閱單上簽字，注明傳閱時間，不得擅自擴大傳閱范圍或延誤傳閱時間。8.催辦辦公室負責對公文承辦情況進行催辦，定期檢查公文辦理進度，及時掌握承辦部門的辦理情況。對超過辦理時限的公文，應及時向承辦部門發(fā)出催辦通知，要求其說明原因，并加快辦理進度。承辦部門應將公文辦理結果及時反饋給辦公室，對于因特殊原因不能按時辦結的公文，應向辦公室說明情況，并提出延期辦理的申請。9.辦結反饋承辦部門辦理完畢公文后，應將辦理結果以書面形式反饋給辦公室。反饋內容應包括公文的處理情況、執(zhí)行情況、存在的問題及建議等，確保公文辦理結果清晰明了。辦公室對承辦部門反饋的辦理結果進行審核，審核無誤后將公文及辦理結果歸檔保存。（二）發(fā)文1.擬稿各部門負責公文的擬稿工作，擬稿人應根據工作需要和上級要求，認真撰寫公文內容，確保公文主題明確、內容準確、邏輯嚴謹、語言規(guī)范。擬稿完成后，擬稿人應在公文稿紙的相應位置簽名，并注明擬稿日期。2.審核公文擬稿后，由部門負責人進行審核，重點審核公文的內容是否符合政策法規(guī)和工作實際，格式是否規(guī)范，文字表述是否準確等。審核通過后，部門負責人在公文稿紙的審核欄簽字，并注明審核日期。3.會簽涉及多個部門的公文，應進行會簽。會簽部門應認真審核公文內容，提出意見和建議，并在公文稿紙的會簽欄簽字。會簽完成后，由主辦部門將公文稿紙及相關材料一并送辦公室進行核稿。4.核稿辦公室對送審的公文進行核稿，重點審核公文的文種、格式、內容、行文規(guī)則等是否符合規(guī)定，會簽意見是否落實等。核稿過程中，如發(fā)現問題應及時與擬稿部門溝通，要求其進行修改完善。核稿通過后，辦公室負責人在公文稿紙的核稿欄簽字，并注明核稿日期。5.簽發(fā)經辦公室核稿后的公文，按照本局公文簽發(fā)權限規(guī)定，呈送領導簽發(fā)。領導簽發(fā)公文時，應認真審閱公文內容，簽署明確的意見和姓名，并注明簽發(fā)日期。重要公文或涉及面廣、影響較大的公文，應經主要領導簽發(fā)；一般性公文可由分管領導簽發(fā)。6.編號公文簽發(fā)后，由辦公室負責編號。編號應按照一定的規(guī)則進行，確保公文編號的唯一性和連續(xù)性。公文編號應標注在公文首頁的左上角。7.印制辦公室根據領導簽發(fā)的公文稿紙，安排專人進行印制。印制過程中，應嚴格按照公文格式要求進行排版、印刷，確保公文印制質量。印制完成后，應對公文進行校對，校對無誤后在公文印刷清單上簽字。8.用印公文印制完成后，由辦公室負責用印。用印前，應認真核對公文內容、份數、格式等是否與原稿一致，確認無誤后方可用印。用印應在公文落款處加蓋本局公章，印章應端正、清晰，不得模糊不清或歪蓋。9.分發(fā)辦公室根據公文的發(fā)送范圍和份數，進行公文分發(fā)。分發(fā)時，應填寫公文發(fā)送清單，注明公文的編號、標題、發(fā)送單位、份數等信息。公文分發(fā)可采用機要交換、專人送達、郵寄等方式進行，確保公文及時、準確送達收件單位。10.歸檔公文辦理完畢后，辦公室應及時將公文的原稿、正文、附件、領導批示、辦理結果等相關材料進行整理歸檔。歸檔應按照本局檔案管理的有關規(guī)定進行，確保公文檔案的完整、準確、安全。五、公文格式及排版要求（一）格式要求1.公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。2.份號：公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。3.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。4.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.發(fā)文機關標志：由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。6.發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。7.簽發(fā)人：上行文應當標注簽發(fā)人姓名。8.標題：由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。9.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。10.正文：公文的主體，用來表述公文的內容。11.附件說明：公文附件的順序號和名稱。12.發(fā)文機關署名：署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。13.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。14.印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。15.附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。16.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。17.抄送機關：除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。18.印發(fā)機關和印發(fā)日期：公文的送印機關和送印日期。19.頁碼：公文頁數順序號。（二）排版要求1.公文用紙采用國際標準A4型紙（210mm×297mm），左側裝訂。2.排版字體：標題一般用二號小標宋體字，正文一般用三號仿宋體字，如有小標題，小標題一般用三號黑體字，份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等一般用三號仿宋體字。3.行距：一般為固定值28磅。4.頁邊距：上、下、左、右頁邊距一般均為2.54cm。六、公文保密管理（一）保密措施1.嚴格控制公文的知悉范圍，按照規(guī)定的閱讀范圍和審批程序進行傳閱、借閱，不得擅自擴大知悉范圍。2.對涉密公文，應按照國家保密法律法規(guī)的要求進行管理，采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施，確保涉密公文的安全。3.公文傳遞過程中，應通過機要交通、機要通信等符合保密要求的方式進行，不得通過普通郵政、快遞等方式傳遞涉密公文。4.嚴禁在互聯網及其他公共信息網絡或未采取保密措施的有線和無線通信中傳遞涉密公文。5.定期對公文保密情況進行檢查，發(fā)現問題及時整改，消除安全隱患。（二）保密責任1.各部門負責人為本部門公文保密工作的第一責任人，負責組織本部門人員學習公文保密規(guī)定，落實保密措施，確保公文安全。2.公文承辦人員在辦理公文過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露公文內容和辦理情況。3.對違反公文保密規(guī)定的行為，應依法依規(guī)追究相關人員的責任。七、公文歸檔與銷毀（一）歸檔1.公文辦理完畢后，承辦部門應及時將公文的原稿、正文、附件、領導批示、辦理結果等相關材料整理齊全，移交辦公室歸檔。2.辦公室應按照本局檔案管理的有關規(guī)定，對歸檔的公文進行分類、編號、裝訂、編目等整理工作，確保公文檔案的完整、準確、規(guī)范。3.歸檔的公文應