tsa采購管理制度

tsa采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司TSA采購管理工作，確保采購活動的合法性、規(guī)范性、合理性和高效性，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與TSA采購相關(guān)的部門、人員及采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會。3.公開透明原則：采購信息應(yīng)及時、準(zhǔn)確地公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化和經(jīng)濟(jì)效益的最大化。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議和批準(zhǔn)重大采購項目、采購政策及采購預(yù)算等事項。（二）采購執(zhí)行部門采購部作為公司采購的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購計劃和采購方案。2.尋找、篩選、評估和選擇供應(yīng)商。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案及采購信息數(shù)據(jù)庫。（三）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購需求的合理性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。同時，協(xié)助采購部進(jìn)行供應(yīng)商的評估和選擇，參與采購合同的驗收工作。（四）質(zhì)量控制部門質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)對采購物品或服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行檢驗和監(jiān)督，確保所采購的物資符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和生產(chǎn)經(jīng)營要求。（五）財務(wù)部門財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同付款條款等，辦理采購款項的支付手續(xù)，并對采購成本進(jìn)行核算和分析。三、采購流程（一）采購需求提出1.各需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存狀況等，定期或不定期填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等信息。2.《采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部。（二）采購計劃制定采購部收到《采購申請表》后，進(jìn)行匯總分析，并結(jié)合公司庫存情況、采購周期等因素，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況等相關(guān)資料，建立供應(yīng)商信息檔案。3.采購部組織相關(guān)部門對符合基本條件的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。4.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，選擇得分較高的若干家供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并建立合格供應(yīng)商名錄。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購物品或服務(wù)的價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。2.談判達(dá)成一致后，采購部起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，條款清晰、準(zhǔn)確、完整。3.采購合同經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司法律顧問進(jìn)行合法性審查。法律顧問審查通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、質(zhì)量控制部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。（五）采購訂單下達(dá)采購部根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。（六）采購跟蹤與催貨1.采購部安排專人負(fù)責(zé)采購訂單的跟蹤，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等，確保采購物品或服務(wù)按時、按質(zhì)、按量交付。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題。如供應(yīng)商無法按時解決問題，采購部應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。（七）到貨驗收1.采購物品或服務(wù)到貨前，采購部應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量控制部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.到貨后，質(zhì)量控制部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求對采購物品或服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢驗。檢驗合格的，由質(zhì)量控制部門出具《驗收報告》；檢驗不合格的，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.需求部門負(fù)責(zé)對采購物品或服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、型號等進(jìn)行核對驗收。核對無誤后，需求部門在《驗收報告》上簽字確認(rèn)。（八）采購付款1.采購部根據(jù)采購合同和《驗收報告》，填寫《付款申請表》，注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。2.《付款申請表》經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。3.財務(wù)部門對《付款申請表》進(jìn)行審核，核對采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料，確保付款手續(xù)齊全、金額準(zhǔn)確無誤。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間辦理采購款項的支付手續(xù)。四、采購方式（一）招標(biāo)采購1.適用范圍：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。2.招標(biāo)程序：采購部發(fā)布招標(biāo)公告，明確招標(biāo)項目的名稱、內(nèi)容、要求、投標(biāo)截止時間等信息。供應(yīng)商報名參加投標(biāo)，采購部對報名供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確定符合條件的投標(biāo)供應(yīng)商名單。采購部向符合條件的投標(biāo)供應(yīng)商發(fā)放招標(biāo)文件，招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。投標(biāo)供應(yīng)商按照招標(biāo)文件要求編制投標(biāo)文件，并在規(guī)定時間內(nèi)提交投標(biāo)文件。采購部組織開標(biāo)、評標(biāo)會議，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。采購部向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，并與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。（二）競爭性談判采購1.適用范圍：對于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的采購項目，以及技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的采購項目，可采用競爭性談判采購方式。2.談判程序：采購部成立談判小組，談判小組由采購部、需求部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員組成。采購部向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出談判邀請書，邀請書應(yīng)明確談判項目的名稱、內(nèi)容、要求、談判時間、地點等信息。供應(yīng)商按照談判邀請書要求參加談判，談判小組與供應(yīng)商就采購項目的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判。談判結(jié)束后，談判小組要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提交最后報價。談判小組根據(jù)談判情況和供應(yīng)商最后報價，確定成交供應(yīng)商，并與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（三）詢價采購1.適用范圍：對于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價采購方式。2.詢價程序：采購部向至少三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，詢價通知書應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點等信息。供應(yīng)商按照詢價通知書要求進(jìn)行報價，采購部對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較和分析。采購部根據(jù)報價情況，選擇報價最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商，并與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購程序：采購部填寫《單一來源采購申請表》，詳細(xì)說明采用單一來源采購方式的原因、采購項目的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額等信息?！秵我粊碓床少徤暾埍怼方?jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司采購決策委員會審批。公司采購決策委員會審批通過后，采購部與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂采購合同。五、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和采購需求預(yù)測，編制年度采購預(yù)算草案。年度采購預(yù)算草案應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.采購部將年度采購預(yù)算草案提交至財務(wù)部門，財務(wù)部門結(jié)合公司年度財務(wù)預(yù)算，對采購預(yù)算草案進(jìn)行審核和調(diào)整，形成年度采購預(yù)算方案。3.年度采購預(yù)算方案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，下達(dá)至采購部執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部應(yīng)嚴(yán)格按照年度采購預(yù)算方案組織采購活動，確保采購支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.如因生產(chǎn)經(jīng)營需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的項目、調(diào)整的金額等信息。3.《采購預(yù)算調(diào)整申請表》經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門對采購預(yù)算調(diào)整申請進(jìn)行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購部按照調(diào)整后的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動。（三）預(yù)算分析與考核1.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，對比實際采購支出與預(yù)算金額的差異，分析差異產(chǎn)生的原因。2.公司將采購預(yù)算執(zhí)行情況納入部門績效考核體系，對采購預(yù)算執(zhí)行情況較好的部門給予獎勵，對采購預(yù)算執(zhí)行情況較差的部門進(jìn)行通報批評，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入管理1.采購部負(fù)責(zé)制定供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)條件、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面的要求。2.潛在供應(yīng)商向采購部提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》，并提供相關(guān)證明材料。采購部對潛在供應(yīng)商提交的申請和材料進(jìn)行初審，符合基本條件的，組織相關(guān)部門進(jìn)行實地考察和評估。3.經(jīng)實地考察和評估合格的供應(yīng)商，由采購部將其納入合格供應(yīng)商名錄，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商日常管理1.采購部定期對合格供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。2.對于評估結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購部在采購業(yè)務(wù)中給予優(yōu)先考慮，并在合作中給予一定的優(yōu)惠政策；對于評估結(jié)果為良好的供應(yīng)商，采購部繼續(xù)保持與其合作關(guān)系；對于評估結(jié)果為合格的供應(yīng)商，采購部要求其限期整改，整改后仍不符合要求的，取消其合格供應(yīng)商資格；對于評估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購部立即取消其合格供應(yīng)商資格，并停止與其合作。3.采購部建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估考核結(jié)果、合作情況等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）供應(yīng)商淘汰管理1.如供應(yīng)商出現(xiàn)下列情形之一的，采購部應(yīng)及時將其從合格供應(yīng)商名錄中淘汰：提供虛假資料，騙取合格供應(yīng)商資格的。產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)嚴(yán)重問題，給公司造成重大損失的。交貨期嚴(yán)重延誤，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的。價格不合理，嚴(yán)重高于市場同類產(chǎn)品價格的。售后服務(wù)不到位，客戶投訴較多的。2.采購部填寫《供應(yīng)商淘汰申請表》，詳細(xì)說明淘汰供應(yīng)商的原因、淘汰供應(yīng)商的名稱等信息?！豆?yīng)商淘汰申請表》經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購部向被淘汰供應(yīng)商發(fā)出通知，告知其被淘汰的原因和結(jié)果，并停止與其合作。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，風(fēng)險識別的內(nèi)容包括供應(yīng)商風(fēng)險、市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等方面。2.采購部采用定性與定量相結(jié)合的方法對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同類型的風(fēng)險，采購部制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。例如，對于供應(yīng)商風(fēng)險，采購部應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇多家合格供應(yīng)商，分散采購風(fēng)險；對于市場風(fēng)險，采購部應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，及時調(diào)整采購策略；對于質(zhì)量風(fēng)險，采購部應(yīng)加強(qiáng)質(zhì)量檢驗和監(jiān)督，嚴(yán)格把控采購物品或服務(wù)的質(zhì)量；對于合同風(fēng)險，采購部應(yīng)加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同簽訂和履行流程；對于付款風(fēng)險，采購部應(yīng)加強(qiáng)財務(wù)審核，確保付款手續(xù)齊全、金額準(zhǔn)確無誤。2.采購部定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決風(fēng)險應(yīng)對過程中存在的問題，確保風(fēng)險應(yīng)對措施的有效性。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)、公司制度要求，采購流程是否規(guī)范，采購合同是否履行等。