監(jiān)理文件資料管理制度

監(jiān)理文件資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司監(jiān)理文件資料的規(guī)范化管理，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，提高監(jiān)理工作效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各監(jiān)理項(xiàng)目文件資料的管理，包括項(xiàng)目前期文件、監(jiān)理過程文件、竣工驗(yàn)收文件等各類與監(jiān)理工作相關(guān)的文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的文件資料管理部門或崗位，對(duì)監(jiān)理文件資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保文件資料的完整性和一致性。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：明確各級(jí)人員在文件資料管理中的職責(zé)，做到分工明確、責(zé)任到人。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：文件資料的形成、收集、整理、歸檔應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保信息的時(shí)效性和可靠性。4.安全保密原則：加強(qiáng)文件資料的安全保密措施，防止文件資料的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、文件資料管理職責(zé)（一）公司管理層職責(zé)1.負(fù)責(zé)審批監(jiān)理文件資料管理制度和年度文件資料管理計(jì)劃。2.監(jiān)督檢查公司文件資料管理工作的執(zhí)行情況。3.協(xié)調(diào)解決文件資料管理工作中出現(xiàn)的重大問題。（二）文件資料管理部門或崗位職責(zé)1.制定和完善監(jiān)理文件資料管理制度、工作流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)公司監(jiān)理文件資料的收集、整理、分類、編目、歸檔、保管和查閱等工作。3.定期對(duì)文件資料進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性。4.對(duì)各項(xiàng)目監(jiān)理文件資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。5.負(fù)責(zé)文件資料的安全保密工作，制定安全保密措施并組織實(shí)施。6.參與公司組織的文件資料管理培訓(xùn)工作，提高員工的文件資料管理意識(shí)和技能。（三）項(xiàng)目總監(jiān)理工程師職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目監(jiān)理文件資料的總體管理工作，確保文件資料的真實(shí)、完整、有效。2.組織編制項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則等文件，并審核簽字。3.督促監(jiān)理人員及時(shí)收集、整理、歸檔項(xiàng)目監(jiān)理過程中的各類文件資料。4.對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理文件資料的質(zhì)量和歸檔情況進(jìn)行檢查和把關(guān)。5.負(fù)責(zé)與建設(shè)單位、施工單位等相關(guān)方進(jìn)行文件資料的交接和溝通工作。（四）監(jiān)理人員職責(zé)1.按照監(jiān)理工作要求，及時(shí)形成、收集、整理本人工作中產(chǎn)生的文件資料，并移交項(xiàng)目總監(jiān)理工程師。2.確保所提供文件資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。3.嚴(yán)格遵守文件資料管理制度，妥善保管和使用所接觸到的文件資料。三、文件資料分類與編號(hào)（一）文件資料分類1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.監(jiān)理規(guī)劃與監(jiān)理實(shí)施細(xì)則：監(jiān)理規(guī)劃、各專業(yè)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則。3.監(jiān)理月報(bào)：每月定期向建設(shè)單位報(bào)送的項(xiàng)目監(jiān)理工作情況報(bào)告。4.監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要：包括第一次工地會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理例會(huì)會(huì)議紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要等。5.施工組織設(shè)計(jì)/（專項(xiàng)）施工方案報(bào)審文件：施工單位編制的施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)施工方案及其報(bào)審表、審核意見等。6.工程開工/復(fù)工報(bào)審文件：工程開工報(bào)審表、復(fù)工報(bào)審表及其附件。7.工程暫停令及復(fù)工令：因各種原因下達(dá)的工程暫停令及同意復(fù)工的復(fù)工令。8.工程變更文件：工程變更申請(qǐng)、變更審批文件、變更后的圖紙及說明等。9.工程計(jì)量與支付文件：工程計(jì)量報(bào)審表、工程款支付證書、工程費(fèi)用索賠報(bào)審表等。10.監(jiān)理通知單及回復(fù)單：監(jiān)理單位發(fā)出的監(jiān)理通知單及其施工單位的回復(fù)單。11.旁站監(jiān)理記錄：對(duì)關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序?qū)嵤┡哉颈O(jiān)理的記錄。12.平行檢驗(yàn)記錄：監(jiān)理機(jī)構(gòu)利用一定的檢查或檢測手段，在施工單位自檢的基礎(chǔ)上，按照一定的比例獨(dú)立進(jìn)行檢查或檢測的記錄。13.見證取樣送檢記錄：對(duì)涉及結(jié)構(gòu)安全的試塊、試件及工程材料，在建設(shè)單位或工程監(jiān)理單位人員見證下，由施工單位的現(xiàn)場試驗(yàn)人員對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)場取樣，并送至具備相應(yīng)資質(zhì)的檢測單位進(jìn)行檢測的記錄。14.工程質(zhì)量驗(yàn)收文件：包括檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄、分部工程驗(yàn)收記錄、單位工程竣工驗(yàn)收記錄等。15.工程質(zhì)量問題及處理文件：工程質(zhì)量事故報(bào)告、質(zhì)量問題整改通知單、整改報(bào)告等。16.工程安全管理文件：安全專項(xiàng)施工方案報(bào)審文件、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告及處理文件等。17.工程進(jìn)度管理文件：工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審文件、進(jìn)度調(diào)整計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告等。18.工程竣工文件：工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。19.其他文件：與項(xiàng)目監(jiān)理工作相關(guān)的其他文件，如來往信函、傳真、電子郵件等。（二）文件資料編號(hào)1.文件資料編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性的原則。2.編號(hào)格式為：項(xiàng)目編號(hào)分類代碼順序號(hào)。項(xiàng)目編號(hào)：采用項(xiàng)目名稱的首字母縮寫加四位數(shù)字組成，如“XX項(xiàng)目0001”。分類代碼：根據(jù)文件資料分類，采用兩位大寫字母表示，如“QP”表示項(xiàng)目前期文件，“JL”表示監(jiān)理規(guī)劃與監(jiān)理實(shí)施細(xì)則等。順序號(hào)：按照文件資料形成的先后順序，采用四位數(shù)字編號(hào)，如“0001”“0002”等。3.示例：“XX項(xiàng)目QP0001”表示XX項(xiàng)目的項(xiàng)目前期文件中的第一份文件。四、文件資料形成與收集（一）文件資料形成要求1.監(jiān)理文件資料應(yīng)內(nèi)容完整、表述準(zhǔn)確、字跡清晰、簽字蓋章齊全。2.文件資料應(yīng)使用A4紙張打印或書寫，幅面不符合要求的應(yīng)進(jìn)行折疊或裱貼處理。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保其可讀性和可編輯性。（二）文件資料收集要求1.項(xiàng)目總監(jiān)理工程師應(yīng)組織監(jiān)理人員及時(shí)收集項(xiàng)目監(jiān)理過程中產(chǎn)生的各類文件資料，確保文件資料的齊全、完整。2.對(duì)于建設(shè)單位、施工單位等相關(guān)方提供的文件資料，監(jiān)理人員應(yīng)進(jìn)行審核、簽收，并妥善保管。3.監(jiān)理人員應(yīng)在文件資料形成后及時(shí)移交項(xiàng)目總監(jiān)理工程師，項(xiàng)目總監(jiān)理工程師應(yīng)定期對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行整理和檢查。五、文件資料整理與歸檔（一）文件資料整理要求1.按照文件資料分類，對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類整理，同一類文件資料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.對(duì)于每份文件資料，應(yīng)確保其內(nèi)容完整，如有附件應(yīng)齊全，并與正文裝訂在一起。3.對(duì)文件資料中的復(fù)印件應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。4.整理后的文件資料應(yīng)編寫頁碼，頁碼應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確，標(biāo)注在文件資料的右下角。（二）文件資料歸檔要求1.項(xiàng)目總監(jiān)理工程師應(yīng)在項(xiàng)目監(jiān)理工作結(jié)束后，及時(shí)組織對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理文件資料進(jìn)行歸檔。2.歸檔的文件資料應(yīng)一式兩份，一份由公司文件資料管理部門保管，一份由項(xiàng)目監(jiān)理部留存。3.歸檔文件資料應(yīng)編制歸檔清單，清單內(nèi)容包括文件資料名稱、編號(hào)、日期、來源等，并由項(xiàng)目總監(jiān)理工程師簽字確認(rèn)。4.歸檔后的文件資料應(yīng)裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明項(xiàng)目名稱、文件資料類別、歸檔日期等信息。5.檔案盒應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照項(xiàng)目名稱和歸檔時(shí)間順序排列，便于查找和管理。六、文件資料保管與查閱（一）文件資料保管要求1.公司文件資料管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保文件資料的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。3.對(duì)電子文件資料應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，分別存放于不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.定期對(duì)文件資料進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。（二）文件資料查閱要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱監(jiān)理文件資料的，應(yīng)填寫《文件資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)后，到文件資料管理部門查閱。2.文件資料管理部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的文件資料，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱文件資料，不得擅自將文件資料帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄文件資料，應(yīng)經(jīng)文件資料管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.涉及公司機(jī)密或項(xiàng)目敏感信息的文件資料，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件資料內(nèi)容。5.外部單位或人員因工作需要查閱監(jiān)理文件資料的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)。七、文件資料保密與銷毀（一）文件資料保密要求1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守文件資料保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密或項(xiàng)目敏感信息的文件資料予以保密。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自將公司文件資料提供給外部單位或人員。3.在文件資料的形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件資料的泄露。4.對(duì)接觸機(jī)密文件資料的人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育，并簽訂保密協(xié)議。（二）文件資料銷毀要求1.文件資料保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由文件資料管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《文件資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀文件資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件資料銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，由文件資料管理部門組織實(shí)施銷毀工作