nas檔案管理制度

nas檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司NAS檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在使用NAS系統(tǒng)進行檔案存儲、管理和查閱過程中的相關(guān)行為。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司NAS檔案由專門的部門或人員進行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.分類分級原則：根據(jù)檔案的性質(zhì)、來源和用途進行分類分級，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取必要的安全措施，確保檔案信息的安全，防止檔案泄露、篡改和丟失。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮員工對檔案利用的需求，提供便捷的查閱和使用服務。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司NAS檔案管理制度，并組織實施。2.負責NAS系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。3.負責檔案的分類、編號、存儲和保管，定期對檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.負責對檔案的查閱、借閱和歸還進行登記和管理，確保檔案的安全使用。5.負責對檔案管理人員進行培訓和考核，提高檔案管理水平。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的完整性和準確性。2.按照公司檔案管理制度的要求，將本部門形成的檔案及時上傳至NAS系統(tǒng)，并進行分類存放。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案使用人員職責1.嚴格遵守公司檔案管理制度，不得擅自查閱、借閱、復制、傳播檔案信息。2.在使用檔案過程中，應妥善保管檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。3.使用完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案分類與編號（一）檔案分類公司NAS檔案分為以下幾大類：1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、報告、會議紀要等。2.人事檔案類：包括員工的入職資料、勞動合同、績效考核記錄、培訓記錄、薪酬福利等。3.財務檔案類：包括公司的財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料等。4.業(yè)務檔案類：根據(jù)公司業(yè)務類型，分為市場營銷、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務領域的相關(guān)檔案，如項目文檔、合同協(xié)議、客戶資料等。5.技術(shù)檔案類：包括公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設計圖紙、工藝文件、技術(shù)標準等。6.其他檔案類：不屬于以上分類的其他檔案，如榮譽證書、資質(zhì)文件、對外宣傳資料等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“類別代碼+年份+順序號”的方式進行編制。2.類別代碼：按照上述檔案分類，分別用兩位大寫字母表示，如“XZ”表示行政文件類，“RS”表示人事檔案類等。3.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。4.順序號：按照檔案形成的先后順序，從0001開始依次編號。5.例如，一份2023年形成的行政文件類檔案，其編號為“XZ20230001”。四、檔案存儲與保管（一）存儲方式公司檔案統(tǒng)一存儲在NAS系統(tǒng)中，按照分類分級的原則進行文件夾結(jié)構(gòu)設置。每個大類下設置相應的子文件夾，子文件夾下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分。（二）存儲要求1.檔案應按照編號順序進行存儲，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。2.對于電子文檔，應采用統(tǒng)一的文件格式進行存儲，如.docx、.xlsx、.ppt、.pdf等，以便于查閱和共享。3.檔案存儲路徑應清晰明確，便于查找和管理。同時，應定期對檔案存儲路徑進行檢查，確保路徑的有效性。（三）備份管理1.檔案管理部門應定期對NAS系統(tǒng)中的檔案進行備份，備份頻率為每周一次。備份數(shù)據(jù)應存儲在獨立的存儲設備上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.備份數(shù)據(jù)應進行完整性檢查，確保備份數(shù)據(jù)的準確性和可用性。同時，應定期對備份數(shù)據(jù)進行恢復測試，以驗證備份數(shù)據(jù)的可恢復性。（四）保管期限1.公司檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況確定，分為永久保管、長期保管和短期保管。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要規(guī)章制度、年度財務報表、重大合同協(xié)議等；長期保管的檔案保管期限一般為10年以上，如員工的勞動合同、重要項目文檔等；短期保管的檔案保管期限一般為110年，如一般性的行政文件、日常業(yè)務報表等。3.檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。鑒定工作應由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務部門共同進行，對確無保存價值的檔案填寫銷毀清單，經(jīng)公司領導批準后進行銷毀。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)員工的查閱申請，進行權(quán)限審核。對于一般性檔案，由檔案管理人員直接提供查閱服務；對于涉及公司機密或重要信息的檔案，需經(jīng)公司分管領導批準后方可查閱。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出指定地點。查閱人員應遵守檔案查閱紀律，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）借閱流程1.公司員工因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)員工的借閱申請，進行權(quán)限審核。對于一般性檔案，借閱期限一般不超過7個工作日；對于涉及公司機密或重要信息的檔案，借閱期限一般不超過3個工作日，且需經(jīng)公司分管領導批準。3.借閱檔案時，檔案管理人員應向借閱人員當面清點檔案數(shù)量，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非借閱目的。4.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。延期最長不超過原借閱期限。（三）歸還管理1.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案數(shù)量和完整性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，借閱人員應承擔相應的責任，并按照公司規(guī)定進行賠償。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守公司的保密制度，對檔案信息予以保密。未經(jīng)公司領導批準，不得擅自向任何單位或個人提供檔案信息。2.在檔案存儲、查閱和借閱過程中，應采取必要的技術(shù)手段和管理措施，防止檔案信息泄露。如設置訪問權(quán)限、加密存儲等。3.對于涉及公司機密的檔案，應在顯著位置標注“機密”字樣，并嚴格限制查閱和借閱范圍。（二）安全管理1.檔案管理部門應加強對NAS系統(tǒng)的安全管理，定期進行系統(tǒng)維護和安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。2.建立健全檔案安全應急預案，應對可能出現(xiàn)的自然災害、系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡攻擊等突發(fā)事件，確保檔案信息的安全。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和應急處理能力。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對保管期限屆滿的檔案進行鑒定，確定檔案是否仍有保存價值。鑒定工作應由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務部門共同進行。2.鑒定人員應根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價值等因素，對檔案進行全面評估，提出鑒定意見。對于仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應填寫銷毀清單。（二）銷毀流程1.銷毀清單經(jīng)公司領導批準后，檔案管理部門應指定專人負責檔案銷毀工作。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀方式可采用物理銷毀（如粉碎、焚燒等）或電子數(shù)據(jù)擦除等方式