行政檔案信息利用登記制度?

行政檔案信息利用登記制度?

行政檔案信息利用登記制度一、總則1.目的為規(guī)范本高端賓館行政檔案信息的利用行為，確保檔案信息的合理使用、安全保密以及可追溯性，提高檔案信息的利用效率，更好地服務(wù)于賓館的各項工作和決策，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本賓館內(nèi)所有部門及員工對行政檔案信息的利用活動。行政檔案信息涵蓋賓館在行政管理過程中形成的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于人事檔案、財務(wù)檔案、會議紀(jì)要、合同文件、工作報告等。3.原則-合法性原則：檔案信息的利用必須符合國家法律法規(guī)以及賓館的相關(guān)規(guī)定，不得利用檔案信息從事違法違規(guī)活動。-真實性原則：利用檔案信息時應(yīng)確保所獲取信息的真實性和準(zhǔn)確性，不得篡改、偽造檔案信息。-保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及賓館商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息予以保密，防止信息泄露。-按需利用原則：檔案信息的利用應(yīng)基于工作實際需要，避免不必要的查閱和使用，提高工作效率。二、檔案信息利用申請1.申請主體本賓館各部門員工因工作需要均可申請利用行政檔案信息。2.申請流程-填寫申請表：申請人需填寫《行政檔案信息利用申請表》，詳細(xì)說明利用目的、所需檔案信息的名稱、類別、時間段等內(nèi)容。如申請利用涉及多個檔案信息，應(yīng)逐一列出。-部門負(fù)責(zé)人審批：申請表填寫完成后，提交至申請人所在部門負(fù)責(zé)人進行審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對申請的必要性和合理性進行審核，如同意申請，在申請表上簽字并注明審批意見；如不同意，應(yīng)說明理由并反饋給申請人。-檔案管理部門審核：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批通過的申請表，提交至檔案管理部門。檔案管理部門對申請表進行審核，主要審核申請利用的檔案信息是否存在、是否符合保密規(guī)定等。如審核通過，檔案管理部門負(fù)責(zé)人在申請表上簽字；如存在問題，應(yīng)及時與申請人溝通并說明原因。3.特殊情況申請-緊急情況申請：如遇緊急工作需要，無法按照正常流程進行申請時，申請人可先口頭向部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門說明情況，經(jīng)同意后可先行利用檔案信息，但應(yīng)在事后24小時內(nèi)補辦申請手續(xù)。-外部單位申請：如有外部單位因合法事由申請利用本賓館行政檔案信息，需提供正式的公函，說明利用目的、利用范圍等內(nèi)容。經(jīng)賓館分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照本制度規(guī)定的流程進行辦理。同時，應(yīng)與外部單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。三、檔案信息利用方式1.查閱-現(xiàn)場查閱：申請人經(jīng)審批同意后，可在檔案管理部門指定的地點進行現(xiàn)場查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請人的申請，提供相應(yīng)的檔案信息，并在旁監(jiān)督查閱過程，確保檔案信息的安全和完整。查閱過程中，申請人不得擅自將檔案信息帶出指定查閱地點，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。-電子查閱：對于已進行數(shù)字化處理的行政檔案信息，申請人在符合相關(guān)規(guī)定的前提下，可通過賓館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行電子查閱。檔案管理部門應(yīng)為申請人提供必要的查閱權(quán)限和操作指導(dǎo)，并對電子查閱過程進行記錄和監(jiān)控。2.復(fù)制-申請復(fù)制：如申請人因工作需要確需復(fù)制檔案信息，應(yīng)在申請表中明確注明復(fù)制的內(nèi)容、數(shù)量等信息。經(jīng)檔案管理部門審核并報分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進行復(fù)制。-復(fù)制要求：復(fù)制檔案信息應(yīng)使用賓館指定的設(shè)備和場所，由檔案管理人員進行操作或監(jiān)督操作。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)制件”字樣。同時，應(yīng)對復(fù)制的檔案信息進行登記，記錄復(fù)制的內(nèi)容、數(shù)量、申請人等信息。3.摘錄-摘錄申請：申請人如需摘錄檔案信息中的部分內(nèi)容，應(yīng)在申請表中詳細(xì)說明摘錄的內(nèi)容和用途。經(jīng)審批同意后，方可進行摘錄。-摘錄規(guī)范：摘錄應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，申請人應(yīng)使用檔案管理部門提供的專用摘錄本進行摘錄，并由檔案管理人員對摘錄內(nèi)容進行審核和簽字確認(rèn)。摘錄內(nèi)容不得隨意傳播，應(yīng)嚴(yán)格按照申請用途使用。四、檔案信息利用登記1.登記內(nèi)容-基本信息：對每一次檔案信息利用活動進行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括申請人姓名、部門、利用時間、利用目的等基本信息。-檔案信息詳情：記錄所利用檔案信息的名稱、類別、編號、保管期限等詳細(xì)信息，確保檔案信息的可追溯性。-利用方式：明確檔案信息的利用方式，如查閱、復(fù)制、摘錄等，并記錄相應(yīng)的數(shù)量、范圍等具體情況。-審批信息：登記申請表的審批情況，包括部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)的審批意見和簽字時間等。2.登記方式-手工登記：檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的《行政檔案信息利用登記簿》，對檔案信息利用情況進行手工登記。登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確，確保信息的完整性。-電子登記：同時，利用賓館的檔案管理信息系統(tǒng)進行電子登記，將手工登記的內(nèi)容錄入系統(tǒng)，以便于查詢、統(tǒng)計和分析。電子登記系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和安全防護功能，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。3.登記審核-定期審核：檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對檔案信息利用登記情況進行審核，確保登記內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。審核周期為每月一次，審核后應(yīng)在登記簿上簽字確認(rèn)。-異常情況處理：如發(fā)現(xiàn)登記內(nèi)容存在異常情況，如利用目的不合理、利用數(shù)量過多等，應(yīng)及時與申請人及相關(guān)部門進行核實，并采取相應(yīng)的措施進行處理。五、檔案信息利用監(jiān)督與保密1.監(jiān)督機制-內(nèi)部監(jiān)督：檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案信息利用過程進行日常監(jiān)督，檢查申請人是否按照規(guī)定的方式、范圍和用途利用檔案信息。同時，賓館內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案信息利用情況進行審計，檢查是否存在違規(guī)行為。-反饋與投訴：鼓勵員工對發(fā)現(xiàn)的檔案信息利用違規(guī)行為進行反饋和投訴。設(shè)立專門的反饋渠道，如投訴郵箱、投訴電話等，對反饋和投訴的信息進行及時處理和回復(fù)。2.保密措施-保密培訓(xùn)：對涉及檔案信息利用的員工進行定期的保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、賓館保密制度、檔案信息保密要求等。-保密協(xié)議：與接觸檔案信息的員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在檔案信息利用過程中的保密義務(wù)和違約責(zé)任。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、保密措施、違約責(zé)任等條款。-技術(shù)防護：采用先進的技術(shù)手段對檔案信息進行保密防護，如加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)脫敏等。對檔案管理信息系統(tǒng)進行安全加固，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。六、檔案信息利用效果評估1.評估目的通過對檔案信息利用效果進行評估，了解檔案信息對賓館各項工作的支持程度，發(fā)現(xiàn)檔案信息管理中存在的問題，為改進檔案信息管理工作提供依據(jù)，提高檔案信息的利用價值。2.評估指標(biāo)-利用效率指標(biāo)：包括檔案信息利用申請的審批時間、利用過程中的等待時間等，評估檔案信息利用流程的便捷性和高效性。-利用質(zhì)量指標(biāo)：如利用的檔案信息對工作的幫助程度、是否滿足工作需求等，衡量檔案信息的實用性和準(zhǔn)確性。-保密指標(biāo)：檢查在檔案信息利用過程中是否發(fā)生保密事件，評估保密措施的有效性。-滿意度指標(biāo)：通過向檔案信息利用申請人及相關(guān)部門發(fā)放調(diào)查問卷等方式，收集他們對檔案信息利用服務(wù)的滿意度評價。3.評估方式-定期評估：每季度開展一次檔案信息利用效果評估，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施。評估過程中應(yīng)收集相關(guān)數(shù)據(jù)和資料，進行分析和總結(jié)。-專項評估：針對重大項目或特殊工作對檔案信息的利用情況，開展專項評估。專項評估應(yīng)深入分析檔案信息在項目或工作中的作用和影響，提出針對性的改進建議。4.評估結(jié)果應(yīng)用-改進工作：根據(jù)評估結(jié)果，對檔案信息管理工作中存在的問題進行及時整改，優(yōu)化檔案信息利用流程，提高檔案信息的質(zhì)量和服務(wù)水平。-表彰獎勵：對在檔案信息利用工作中表現(xiàn)突出的部門和個人進行表彰和獎勵，激勵員工積極利用檔案信息，為賓館發(fā)展做出貢獻。七、責(zé)任追究1.違規(guī)行為界定-未經(jīng)審批利用檔案信息：未按照規(guī)定流程申請并獲得審批，擅自利用行政檔案信息。-超范圍利用檔案信息：超出申請審批的范圍查閱、復(fù)制、摘錄檔案信息。-泄露檔案信息：因故意或過失導(dǎo)致檔案信息中的機密內(nèi)容被泄露給無關(guān)人員。-篡改、偽造檔案信息：對檔案信息進行篡改、偽造等破壞行為。-其他違規(guī)行為：違反本制度規(guī)定的其他行為。2.責(zé)任追究措施-對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工：給予警告處分，責(zé)令其立即停止違規(guī)行為，并進行書面檢討。同時，對其進行檔案信息管理相關(guān)規(guī)定的再培訓(xùn)。-對于多次違規(guī)或情節(jié)較為嚴(yán)重的員工：視情節(jié)輕重給予罰款、降職、降薪等處罰，并要求其采取措施消除違規(guī)行為造成的不良影響。如因違規(guī)行為給賓館造成經(jīng)濟損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。-對于因違規(guī)行為構(gòu)成違法犯罪的員工：依法移送司法機關(guān)處理，并解除與該員工的勞動合同關(guān)系。-對于部門存在違規(guī)行為的情況：追究部門負(fù)責(zé)人的管理責(zé)任，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰，并要求部門制定整改措施，限期整改。八、附則1.制度解釋權(quán)本制度由賓館行政檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。2.制度修訂本制度將根據(jù)國家法律法規(guī)、賓館發(fā)展情況以及實際執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，適時進行修訂和完善。3.制度生效本制度自