（高清版）DB15∕T 368-2025 蒙古文檔案整 理規(guī)范

15I II IIa)更改、增加了規(guī)范性引用文件（見2,2018年版的2b)刪除了術(shù)語和定義中的編目（見2018年版的3.5c)更改了術(shù)語和定義中檔案目錄的定義（見3.5，2f)增加了附錄中蒙古文檔案機(jī)讀目錄的式樣（見附錄E）。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。本文件主要起草人：李曉梅、谷磊、穆林、崔云霞、楊靜、昭拉、石靜、希木格、興1蒙古文檔案整理規(guī)范收集collection2按照一定原則對蒙古文檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和編目，使之有序化的過程。檔案目錄list按照一定的次序編制而成的揭示檔案內(nèi)容與形式特征的條目組合，是檔案管理、檢索和利用的工具。根據(jù)整理方法不同，分為蒙漢對照的案卷目錄和歸檔文件目錄。漢文目錄格式應(yīng)符合DA/T22的要求。以字符形式賦予蒙古文檔案實(shí)體的用以固定和反映蒙古文檔案排列順序的一組代碼。文件的整理單位。由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案基本保管單位，簡稱卷。4收集4.1收集范圍對社會有查考價(jià)值的蒙古文檔案及譯成蒙古文的各類檔案。4.2收集要求收集的文件材料應(yīng)齊全、完整、系統(tǒng)。對字跡模糊或易褪變的應(yīng)復(fù)制，并附于原件后一并保存。已破損的文件材料應(yīng)修裱。5.1整理原則5.1.1按照蒙古文和其他文字文件材料的特點(diǎn)，遵循文件材料形成的規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同保管期限，便于保管和利用。5.1.2整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理，保證蒙古文紙質(zhì)文件和蒙古文電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。5.1.3分類。檔案應(yīng)區(qū)分不同門類，采用年度和保管期限方法進(jìn)行兩級分類，專業(yè)檔案按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類。5.2整理方式3a)以蒙古文形成的反映同一問題b)蒙古文報(bào)刊的定稿、樣報(bào)、樣刊、書籍的定稿、清樣和樣書；蒙古文歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文報(bào)表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作為文件附件時(shí)除外);簡報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文(請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等)一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。5.4.1.1蒙古文文件材料應(yīng)依分類方案和5.4.1.2檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則。5.4.2.1按卷整理檔案的檔號結(jié)構(gòu)為全宗號——目錄號(類別號)案卷號。45.4.3.1按卷整理，單份裝訂的案卷應(yīng)逐件加蓋檔號章，檔號章項(xiàng)目包括全宗號、目錄號、案卷號、件號，具體詳見附錄A中的圖A.1。5.4.3.2按件整理的檔案加蓋歸檔章，歸檔章項(xiàng)目、格式見附錄A中的圖A.2,頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，保管期限應(yīng)使用“永久”、“30年”、“10年”標(biāo)識，詳見附錄A中的圖A.3。6.1.1按卷整理檔案的裝訂應(yīng)按照GB/T9705—2008中3.1.1的要求。6.1.2按件整理檔案的裝訂應(yīng)按照DA/T22—2015中6.2的要求。6.2編頁6.2.3應(yīng)逐頁編制頁碼，分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。6.3.1按卷整理的檔案卷內(nèi)文件目錄填寫項(xiàng)目應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號，具體詳見附錄B中的圖B.1。6.4填寫備考表6.4.1按卷整理檔案卷內(nèi)備考表填寫項(xiàng)目包括卷內(nèi)情況說明、立C中的圖C.4。6.4.2按件整理檔案盒內(nèi)備考表填寫項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期，詳見附錄C中的圖C.7。案卷封面填寫項(xiàng)目包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件數(shù)、6.6.2按卷整理檔案的檔案盒規(guī)格、尺寸詳見附錄C中的圖C.1。6.6.3按件整理檔案的檔案盒規(guī)格、尺寸詳見附錄C中的圖C.5。6.7.2按件整理的檔案盒盒脊填寫項(xiàng)目包括全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、起止件號、盒號，詳見附錄C中的圖C.6,其中機(jī)構(gòu)(問題)作為選擇項(xiàng)。57編制檔案目錄按卷整理的檔案編制案卷目錄，詳見附錄B中的圖B.2。全宗內(nèi)有跨年度編制案卷目錄的，案卷目錄應(yīng)編號管理，編號方法應(yīng)按照DA/T13—2022中6.1的規(guī)定編制。7.2歸檔文件目錄按件整理的檔案編制歸檔文件目錄，詳見附錄D中的圖D.1。7.3檔案目錄封面7.3.1案卷目錄封面包括全宗名稱、全宗號、年度、保管期限，詳見附錄B中的圖B.3。7.3.2歸檔文件目錄封面項(xiàng)目包括全宗名稱、全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題),其中機(jī)構(gòu)(問題)作為選擇項(xiàng)，詳見附錄D中的圖D.2。7.4歸檔文件目錄備考表按件整理檔案歸檔文件目錄備考表填寫項(xiàng)目包括全宗名稱、全宗號、目錄條目數(shù)量、檔案起止日期、其它說明、目錄編制人、目錄編制日期。案卷目錄和歸檔文件目錄原則上按年度、保管期限單獨(dú)裝訂成冊。同一保管期限內(nèi)的若干年度的目錄也可裝訂成一冊。7.6編制機(jī)讀目錄蒙古文檔案應(yīng)編制機(jī)讀目錄，機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)格式應(yīng)按照附錄E中的表E.1執(zhí)行。6(資料性)歸檔章、檔號章式樣歸檔章、檔號章式樣見圖A.1～圖A.3。全宗號目錄號案卷號件號二圖A.1按卷整理檔案檔號章式樣(全宗號)(年度)(件號)(保管期限)(頁數(shù))↓*(機(jī)構(gòu)或問圖A.2按件整理檔案歸檔章式樣1Y圖A.3按件整理檔案歸檔章示例7目錄式樣蠹a蠹ai9m2一星了一翼m生道一實(shí)圖B.1按卷整理檔案的卷內(nèi)文件目錄式樣8了2了2羹一夏至奏2道實(shí)注：單位為毫米。9DB15/T368—2025了9足復(fù)y:車了2其,,i?2ii6:(資料性)檔案盒式樣檔案盒式樣見圖C.1～圖C.7。臺臺臺d70+dd注：單位為毫米。圖C.1按卷整理檔案盒式樣DB15/T368—2025導(dǎo)全宗名稱賣系類目名稱案卷題名霧之盆1夏吉真又又意只勇美了么只子N一N一注：單位為毫米。圖C.2按卷整理檔案案卷封面式樣了當(dāng)21全宗號121目錄號21圖C.3按卷整理檔案盒盒脊式樣DB15/T368—2025品備考表1卷內(nèi)文件情況說明11f式11f2√2年夏式1年夏一注：單位為毫米。圖C.4按卷整理檔案卷內(nèi)備考表式樣全名稱ACBACACDB15/T368—2025*(號星(機(jī)構(gòu)(問題)年度保管期限機(jī)構(gòu)(問題)起“號里盆2號具備考表1式了另整理人Gm4i1~2f4√二單位：mm比例1:2注：單位為毫米。(資料性)按件整理檔案歸檔文件目錄式樣式定f式定f之4t了心1直重重縣復(fù)圖D.1