電動車銷售公司財務票據(jù)保管制度?

電動車銷售公司財務票據(jù)保管制度?

一、總則1.目的本制度旨在加強電動車銷售公司財務票據(jù)的管理，規(guī)范票據(jù)的保管行為，確保財務票據(jù)的安全、完整，保證公司財務信息的真實性、準確性和完整性，維護公司的合法權益，提高公司運營效益。2.適用范圍本制度適用于電動車銷售公司全體員工涉及財務票據(jù)的相關活動，以及與公司有業(yè)務往來涉及財務票據(jù)交接的顧客。3.企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)秉持公司“誠信經(jīng)營、服務至上”的經(jīng)營理念，在財務票據(jù)保管過程中，強調(diào)誠實守信，確保票據(jù)信息真實可靠，為客戶提供準確無誤的財務票據(jù)服務。同時，以“創(chuàng)新發(fā)展、追求卓越”的企業(yè)文化為指引，不斷優(yōu)化票據(jù)保管流程，提升管理效率。二、組織架構與職責劃分1.財務部門-負責制定和完善財務票據(jù)保管制度及操作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。-統(tǒng)一管理公司各類財務票據(jù)的接收、登記、保管、使用和核銷等工作。-定期對財務票據(jù)進行盤點清查，確保賬實相符。-指導和培訓其他部門員工關于財務票據(jù)的正確使用和保管知識。2.銷售部門-在銷售活動中，正確獲取和傳遞與銷售業(yè)務相關的財務票據(jù)，如發(fā)票、收據(jù)等。-協(xié)助財務部門對涉及銷售業(yè)務的票據(jù)進行核實和清查。-確保銷售過程中客戶票據(jù)的及時、準確交付。3.其他部門-負責本部門涉及的財務票據(jù)的收集、整理，并及時移交財務部門。-配合財務部門進行票據(jù)的核對、清查等工作。三、管理流程1.票據(jù)的接收-財務部門在收到各類財務票據(jù)時，需進行嚴格的審核。審核內(nèi)容包括票據(jù)的真實性、合法性、完整性，如發(fā)票的開具單位、金額、內(nèi)容是否與實際業(yè)務相符，收據(jù)是否加蓋有效印章等。-對于不符合要求的票據(jù)，應及時退回相關責任人，并要求其重新提供合格票據(jù)。-審核通過的票據(jù)，財務人員需進行詳細的登記，記錄票據(jù)的種類、編號、開具日期、金額、來源等信息。2.票據(jù)的保管-設立專門的票據(jù)保管場所，配備必要的安全設施，如防火、防潮、防蟲、防盜設備等，確保票據(jù)存放環(huán)境安全可靠。-按照票據(jù)的種類、時間順序等進行分類存放，建立清晰的索引目錄，便于查找和管理。-對電子票據(jù)，應進行備份存儲，存儲介質應定期檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，設置嚴格的訪問權限，確保電子票據(jù)信息的安全。3.票據(jù)的使用-各部門因業(yè)務需要使用財務票據(jù)時，需填寫票據(jù)使用申請表，注明票據(jù)種類、用途、預計使用數(shù)量等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到財務部門領取。-財務部門按照審批后的申請表發(fā)放票據(jù)，并做好發(fā)放記錄，包括領取人姓名、領取時間、票據(jù)編號等。-使用票據(jù)的部門和人員應嚴格按照規(guī)定的用途和范圍使用票據(jù)，不得擅自轉借、轉讓、代開票據(jù)。4.票據(jù)的核銷-已使用的票據(jù)，使用部門應及時將存根聯(lián)、記賬聯(lián)等交回財務部門。財務部門在收到交回的票據(jù)后，進行核對和核銷。-核對內(nèi)容包括票據(jù)的使用情況與發(fā)放記錄是否一致，票據(jù)的填寫是否規(guī)范等。對于已開具的發(fā)票，還需與稅務系統(tǒng)進行比對核實。-經(jīng)核對無誤的票據(jù)，財務部門在票據(jù)上加蓋“已核銷”印章，并進行歸檔保存。對于作廢的票據(jù)，應注明“作廢”字樣，并將所有聯(lián)次完整保存。四、權利與義務1.員工權利-員工有權要求財務部門提供關于財務票據(jù)保管和使用的培訓與指導，以確保正確履行相關職責。-對于財務票據(jù)管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題或不合理之處，員工有權向財務部門或上級領導提出意見和建議。2.員工義務-員工有義務按照本制度的規(guī)定，正確獲取、傳遞、使用和保管財務票據(jù)，確保票據(jù)的安全和完整。-在涉及財務票據(jù)的業(yè)務活動中，員工應如實提供相關信息，不得隱瞞、篡改票據(jù)內(nèi)容。-積極配合財務部門和其他相關部門的票據(jù)清查、核對等工作。3.顧客權利-顧客有權要求公司提供合法、有效的財務票據(jù)，如發(fā)票、收據(jù)等。-對于公司提供的財務票據(jù)存在疑問時，顧客有權向公司相關部門咨詢并要求解釋。4.顧客義務-顧客在接收公司提供的財務票據(jù)后，應妥善保管，不得惡意損毀、偽造票據(jù)。-在與公司進行財務往來涉及票據(jù)時，應按照公司規(guī)定的流程和要求進行操作。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-財務部門定期對公司財務票據(jù)的保管情況進行自查，檢查票據(jù)的接收、登記、保管、使用和核銷等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定。-公司內(nèi)部審計部門定期對財務票據(jù)保管制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)操作、票據(jù)丟失等問題。-鼓勵員工和顧客對發(fā)現(xiàn)的財務票據(jù)違規(guī)行為進行舉報，公司對舉報屬實的給予舉報人一定的獎勵。2.獎勵機制-對于在財務票據(jù)保管工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，如嚴格執(zhí)行制度、及時發(fā)現(xiàn)并解決票據(jù)管理問題等，公司將給予表彰和獎勵，包括獎金、榮譽證書等。-對提出合理化建議并有效改進財務票據(jù)保管工作的員工，公司將根據(jù)實際效果給予相應的獎勵。3.懲罰機制-對于違反本制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等。如因故意違規(guī)導致公司經(jīng)濟損失的，應承擔相應的賠償責任。-對于與公司有業(yè)務往來的顧客，如發(fā)現(xiàn)有偽造、惡意損毀公司財務票據(jù)等違規(guī)行為，公司將依法追究其法律責任，并終止相關業(yè)務合作。六、附則1.制度解釋本制度由公司財務部門負責解釋，如有未