（高清版）DB53∕T 1412-2025 缺陷消費品檔案管理工作規(guī)范

缺陷消費品檔案管理工作規(guī)范2025-08-09實施2025-08-09實施I前言 2規(guī)范性引用文件 3術(shù)語和定義 4總體要求 5檔案內(nèi)容 26職責(zé) 27檔案收集 8檔案審核 39檔案整理 310檔案保管 611檔案查借閱 712檔案轉(zhuǎn)遞 713檔案數(shù)字化 7附錄A(規(guī)范性)消費者缺陷線索報告信息表樣式 9附錄B(規(guī)范性)事故及危險報告信息表樣式 附錄C(規(guī)范性)境外召回報告信息表樣式 附錄D(規(guī)范性)消費品調(diào)查分析通知書樣式 附錄E(規(guī)范性)消費品缺陷調(diào)查通知書樣式 附錄F(規(guī)范性)歸檔材料登記表樣式 附錄G(規(guī)范性)備考表樣式 附錄H(規(guī)范性)消費品種類代碼表 附錄I(規(guī)范性)受理單位所轄區(qū)域行政區(qū)劃代碼 附錄J(規(guī)范性)缺陷消費品線索報送/召回檔案查借閱登記表樣式 參考文獻(xiàn) 20Ⅲ本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。本文件由云南省產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗研究院提出。本文件由云南省市場監(jiān)督管理局歸口。本文件起草單位：云南省產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗研究院、云南省建筑材料產(chǎn)品質(zhì)量檢驗研究院、云南省市場監(jiān)督管理局。本文件主要起草人：楊凡、牛之瑞、郭寶金、胡蔚、丁盛、王小鵬、喻道虎、馮雷、田朝發(fā)、郭紅、李恒、楊韻渲、柴梓鑫、張治中、楊苗、馬威、羅永茂、王勇權(quán)、祝紅昆、王亞琴、楊勇。1案審核、檔案整理、檔案保管、檔案查借閱、檔案轉(zhuǎn)遞、檔案數(shù)字化。2規(guī)范性引用文件僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T2260中華人民共和國行政區(qū)劃代碼GB/T34400消費品召回生產(chǎn)者指南GB/T36431消費品分類與代碼GB/T39554.1全國一體化政務(wù)服務(wù)平臺政務(wù)服務(wù)事項基本目錄及實施清單第1部分：編碼要求GB/T40990消費品召回編號規(guī)則與應(yīng)用GB/T43387產(chǎn)品召回術(shù)語DA/T68檔案服務(wù)外包工作規(guī)范DB53/T1286消費品召回管理工作規(guī)程155號)《云南省缺陷消費品召回協(xié)調(diào)聯(lián)動工作機制》(云市監(jiān)辦函〔2022〕13號)4.1缺陷消費品檔案管理工作應(yīng)根據(jù)《云南省市場監(jiān)督管理局關(guān)于印發(fā)推進(jìn)消費品召回管理工作實施方案的通知》(云市監(jiān)辦發(fā)〔2019〕155號)、《云南省缺陷消費品召回協(xié)調(diào)聯(lián)動工作機制》(云市監(jiān)辦函〔2022〕13號)等文件規(guī)定的職責(zé)分工，各部門配合推進(jìn)。24.2檔案整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件間的有機聯(lián)系，保證紙質(zhì)文件和電子文件的一致性、對應(yīng)性與統(tǒng)一性。a)消費者缺陷線索報告信息表(見附錄A)b)事故及危險報告信息表(見附錄B)c)境外召回報告信息表(見附錄C);d)消費品調(diào)查分析通知書(見附錄D)e)消費品缺陷調(diào)查通知書(見附錄E)。地方5.3缺陷消費品召回工作檔案包括厚不限于：地方a)消費者缺陷線索報告信息表見附錄A);b)事故及危險報告信息表(見附錄B);c)境外召回報告信息表(見附錄C);d)消費品調(diào)查分析通知書(見附錄D);e)消費品缺陷調(diào)查通知書(見附錄E)。6職責(zé)6.1受行政主管部門委托的缺陷消費品召回技術(shù)機構(gòu)負(fù)責(zé)牽頭缺陷消費品召回檔案工作。宜包括但不a)負(fù)責(zé)全省缺陷消費品召回檔案管理d)負(fù)責(zé)缺陷消費品檔案的收集e)提供缺陷消費品檔案查借閱等服務(wù)工f)按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)對缺陷消費品檔案進(jìn)行數(shù)字化，建立信息數(shù)據(jù)庫。6.2應(yīng)配備專職人員負(fù)責(zé)缺陷消費品線索報送檔案和召回工作檔案的管理。7.1.1材料收集時，應(yīng)對材料進(jìn)行鑒別，各類檔案材料原則上應(yīng)為原件。7.1.2應(yīng)保證材料齊全、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表格填寫清楚規(guī)范、圖片和聲像清晰可辨識。7.1.3發(fā)現(xiàn)材料有缺失、不完整、不準(zhǔn)確、不規(guī)范等問題時，應(yīng)及時補充和修正。3缺陷消費品線索報送檔案及缺陷消費品召回檔案材料收集渠道包括但不限于：a)通過監(jiān)管部門收集應(yīng)予歸檔的材料；b)通過缺陷產(chǎn)品管理技術(shù)中心收集應(yīng)予歸檔的材料；c)通過消費品生產(chǎn)企業(yè)收集應(yīng)予歸檔的材料；d)通過缺陷消費品召回專家委員會收集應(yīng)予歸檔的材料；e)通過其他有關(guān)單位收集應(yīng)予歸檔的材料。7.3收集方式7.3.1定向收集應(yīng)根據(jù)DB53/T1286規(guī)定的工作流程，向缺陷消費品召回工作相關(guān)的部門實行定向收集。7.3.2定時收集應(yīng)根據(jù)形成材料部門的工作活動規(guī)律和檔案的產(chǎn)生特點，定時收集新產(chǎn)生的檔案材料。7.3.3追蹤收集應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有檔案或掌握的線索進(jìn)行追蹤收集，以涉案批次缺陷產(chǎn)品為單位單獨組件，將一次事件或一項活動中形成的與該涉案批次缺陷產(chǎn)品有關(guān)的材料收集齊全。8檔案審核8.1由缺陷消費品召回技術(shù)機構(gòu)配備專職人員審核歸檔材料。8.2符合歸檔材料范圍及要求的材料應(yīng)填寫《歸檔材料登記表》(見附錄F)后歸檔。8.3對不屬于歸檔范圍的材料，應(yīng)退回材料形成單位。8.4對不符合鑒別要求的材料，應(yīng)告知材料形成單位重新制作或補辦手續(xù)。8.5對不完整的材料，應(yīng)告知材料形成單位補充完善后重新提交。9檔案整理9.1基本要求9.1.1缺陷消費品召回技術(shù)機構(gòu)負(fù)責(zé)缺陷消費品召回檔案的收集、分類、編目、卷宗制作等工作。9.1.2缺陷消費品召回技術(shù)機構(gòu)應(yīng)在召回工作的各階段完成后的30個工作日內(nèi)制作完成召回檔案，并移交給檔案管理人員。9.1.3缺陷消費品召回技術(shù)機構(gòu)對存在無法形成閉環(huán)的工作提出處理建議，報缺陷消費品召回技術(shù)機構(gòu)負(fù)責(zé)人同意后實施。9.1.4每類檔案應(yīng)以涉及缺陷消費品召回的生產(chǎn)單位為單位建立，其中所涉及的缺陷產(chǎn)品應(yīng)單獨組件。9.1.5歸檔文件應(yīng)符合以下要求：a)資料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；b)按照分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊的要求整理檔案；c)真實記錄和準(zhǔn)確反映實施過程的實際情況，數(shù)據(jù)真實可靠，簽字手續(xù)完備；d)記述和反映實施的計劃、實施及驗收的全過程；4e)整理檔案時，不應(yīng)私自涂改、抽取或偽造檔案材料，不應(yīng)擅自處理或銷毀檔案材9.2.1歸檔文件應(yīng)按階段順序排列。同一階段中的文件，應(yīng)按文件形成先后順序排列，召回工作文件e)備考表(見附錄G)。9.3.1.2編目應(yīng)準(zhǔn)確詳細(xì)，便于檢索，檔案編號應(yīng)具有唯一性。9.3.1.3編目文字應(yīng)規(guī)范，文件編號、時間、載體形態(tài)中所使用的數(shù)字應(yīng)為阿拉伯?dāng)?shù)字。9.3.1.4目錄信息來源于被編目的資料，單件或一組文9.3.1.6沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號“[]”。缺陷消費品線索報送檔案歸檔文件編號結(jié)構(gòu)采用特征組合碼，分為5個代碼段，依次為消費品線索標(biāo)識、消費品種類、受理單位、年代標(biāo)識、順序號，缺陷消費品線索報送檔案編號構(gòu)成如圖1所示。5缺陷消費品線索報送檔案編號各代碼的含義具體如下：a)消費品線索標(biāo)識，用消費品線索的英文首字母CC表示。b)消費品種類，采用GB/T36431中規(guī)定的代碼結(jié)構(gòu)的大類代碼，用2位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，代碼按照附錄H編制，比如：01代表文教體育用品；c)受理單位，包括國家市場監(jiān)督管理部門和省級市場監(jiān)督管理部門，用2位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，采用GB/T2260和GB/T39554.1中規(guī)定的行政區(qū)劃代碼表示受理單位所轄區(qū)域，并擴充“其他99”一個代碼，代碼按照附錄I編制，比如：53代表云南省；d)年代標(biāo)識，代表召回信息發(fā)布的年份，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；e)順序號，按照每年度召回信息發(fā)布的時間先后順序給定，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字(0001-9999)表9.3.3缺陷消費品召回檔案編目9.3.3.1編號結(jié)構(gòu)缺陷消費品召回檔案歸檔文件應(yīng)按照GB/T40990編號規(guī)則要求進(jìn)行編號，編號結(jié)構(gòu)采用特征組合碼，將消費品召回編號分為6個代碼段，依次為消費品召回標(biāo)識、召回類型、消費品種類、受理單位、年代標(biāo)識、順序號，缺陷消費品召回工作檔案編號構(gòu)成如圖2所示。XXXXXXXXXXXXXXXX圖2缺陷消費品召回工作檔案編號構(gòu)成9.3.3.2代碼含義缺陷消費品召回編號各代碼含義具體如下：a)消費品召回標(biāo)識，用消費品召回的英文首字母CR表示；b)召回類型，包括主動召回、受調(diào)查影響召回和責(zé)令召回，用1位英文字母表示。其中，V代表主動召回，I代表受調(diào)查影響召回，0代表責(zé)令召回；c)消費品種類，采用GB/T36431中規(guī)定的代碼結(jié)構(gòu)的大類代碼，用2位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，代碼按照附錄H編制；6d)受理單位，包括國家市場監(jiān)督管理部門和省級市場監(jiān)督管理部門，用2位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，采用GB/T2260和GB/T39554.1中規(guī)定的行政區(qū)劃代碼表示受理單位所轄區(qū)域，并擴充“其他99”一個代碼，代碼按照附錄I編制；e)年代標(biāo)識，代表召回信息發(fā)布的年份，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；f)順序號，按照每年度召回信息發(fā)布的時間先后順序給定，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字(0001-9999)表9.4紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁和排架缺陷召回工作全部完成后產(chǎn)生的所有資料應(yīng)修整、裝訂、編頁和排架，歸檔文件整理應(yīng)符合DA/T22的規(guī)定。9.5驗收入庫缺陷消費品召回檔案整理裝訂成卷后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，經(jīng)初審、復(fù)審兩次審核合格后，提交缺陷消費品召回技術(shù)機構(gòu)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后歸檔。10檔案保管10.1.1缺陷消費品召回技術(shù)機構(gòu)應(yīng)妥善保管缺陷召回檔案，對移交的檔案應(yīng)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)資料有破損的，應(yīng)進(jìn)行修補。10.1.2缺陷消費品召回檔案保存期限不少于5年。10.1.3檔案防護(hù)宜參照J(rèn)GJ25-2010的第五、六章的規(guī)定執(zhí)行。10.2.1建立檔案出入庫登記制度，檔案出庫時應(yīng)登記，結(jié)束后及時入庫保存。10.2.2建立定期盤庫制度，定期將檔案實物與檔案名冊、檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解10.2.3建立定期整理制度，每兩年集中整理一次，整理時替換下的舊檔案目錄不應(yīng)銷毀，應(yīng)作為文書資料立卷保存。10.2.4建立檔案工作交接制度，檔案工作人員更換時，應(yīng)對檔案庫房進(jìn)行盤點，辦好交接手續(xù)。10.2.5建立檔案安全管理制度，檔案庫房鑰匙一般配備兩套，分別由專職和兼職檔案工作人員負(fù)責(zé)保管，不應(yīng)轉(zhuǎn)借他人，其他人員不應(yīng)接觸、保管。檔案管理人員應(yīng)做到人離燈滅、關(guān)窗、落鎖，嚴(yán)禁在庫房及整理室吸煙，消除火災(zāi)隱患。10.3檔案存放方式10.3.1檔案裝具的排放應(yīng)整齊一致、橫豎成行、避光通風(fēng)，不應(yīng)緊靠墻壁。10.3.2所有檔案裝具應(yīng)按統(tǒng)一順序依次進(jìn)行排列編號，每一列按從左到右順序，每一柜按從上到下順序，統(tǒng)一編號。10.3.3檔案的存放方式應(yīng)按柜和格編號順序存放，同一格內(nèi)從左至右順序排放，同一柜內(nèi)從上到下順7序排放。11檔案查借閱11.1.1應(yīng)為符合相關(guān)規(guī)定的單位或個人提供檔案查借閱服務(wù)。11.1.2查借閱人不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不應(yīng)泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。11.1.3檔案查借閱過程中，應(yīng)有檔案管理人員陪同，未經(jīng)缺陷消費品召回技術(shù)機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，查借閱過程中不得使用電子設(shè)備拍照、錄像或掃描。需要從檔案中取證的，應(yīng)說明理由，經(jīng)審核同意后復(fù)制或拍攝。11.1.4只準(zhǔn)查借閱部分內(nèi)容的，不應(yīng)翻閱全部檔案，閱后經(jīng)檔案管理人員檢驗，當(dāng)面歸還。11.1.5檔案查借閱應(yīng)在指定地點進(jìn)行，未經(jīng)缺陷消費品召回技術(shù)機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案存放室，不得攜帶檔案外出。若確實有必要離開的(如上級單位要求移送至其他地點查閱等情況),缺陷消費品召回技術(shù)機構(gòu)應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記并指派專人負(fù)責(zé)攜帶、護(hù)送檔案至指定位置，并于返還時對檔案的完整性進(jìn)行查驗。11.2查借閱程序11.2.1缺陷消費品召回技術(shù)機構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)審核查借閱單位或個人的查借閱審批材料，查借閱事由、查借閱人身份及單位介紹信等有關(guān)證明材料。11.2.2應(yīng)根據(jù)需要確定提供的檔案材料并在《缺陷消費品線索報送/召回檔案查借閱登記表》(見附錄J)上登記。11.2.3提供查借閱服務(wù)時，應(yīng)將檔案交查借閱人在指定地點查借閱，如需摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)審核摘錄檔案內(nèi)容，與原文核對無誤后，寫明出處及日期，并加蓋公章。11.2.4提供借閱服務(wù)時，應(yīng)告知借閱人歸還期限，原則上應(yīng)當(dāng)天歸還，逾期使用者辦理續(xù)借手續(xù)。11.2.5應(yīng)檢查核對歸還檔案，核對無誤并在《缺陷消費品線索報送/召回檔案查借閱登記表》(見附錄J)上填寫歸還時間后入庫保存。11.3檔案復(fù)印缺陷消費品召回技術(shù)機構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)審核復(fù)印事由、經(jīng)辦人身份及單位介紹信等有關(guān)證明材料并于《缺陷消費品線索報送/召回檔案查借閱登記表》(見附錄J)上登記；復(fù)印件上應(yīng)注明復(fù)印用途及日期，并加蓋保管單位公章。12.1轉(zhuǎn)遞時應(yīng)通過機要交換或派專人送達(dá)，不應(yīng)自行攜帶。12.2轉(zhuǎn)遞的缺陷消費品召回檔案，材料應(yīng)齊全。13檔案數(shù)字化813.1.1缺陷消費品召回技術(shù)機構(gòu)宜對缺陷消費品召回檔案開展著錄加工及數(shù)字化，可按GB/T33870、DA/T18、DA/T31的規(guī)定執(zhí)行。13.1.2宜在接收檔案后6個月內(nèi)完成數(shù)字化工作。13.1.3采取外包方式開展數(shù)字化加工的，宜嚴(yán)格審核服務(wù)提供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，可按DA/T68的規(guī)定執(zhí)行。13.2數(shù)字化加工安全13.2.1正在數(shù)字化加工的檔案宜安排專人專柜保管，每天入柜保存，加工完畢的檔案應(yīng)及時歸還入庫。13.2.2數(shù)字化加工過程宜建立流程單，流程單包括檔案號、工序、經(jīng)手人、時間等，流程單應(yīng)與檔案實體同步流轉(zhuǎn)。13.2.3宜開展檔案數(shù)字化專項保密教育，加強對檔案數(shù)字化工作人員的安全保密教育和技能培訓(xùn)。13.2.4檔案資料的數(shù)字化加工場所宜安裝監(jiān)控設(shè)備，并派專人全程監(jiān)管。13.2.5涉密的檔案資料數(shù)字化工作宜在專門場所進(jìn)行。13.2.6存儲缺陷消費品召回電子檔案的信息系統(tǒng)宜建立管理系統(tǒng)，進(jìn)行后臺管理機制，支持查閱、復(fù)制、打印等操作記錄可追蹤。13.3電子檔案使用安全13.3.1已歸檔的紙質(zhì)檔案宜同步形成電子檔案文件包，存儲在安全的介質(zhì)中，并及時對電子文件進(jìn)行備份，對備份文件進(jìn)行物理隔離。13.3.2不宜在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下使用電子文件，確保電子文件不會通過網(wǎng)絡(luò)泄露或受到破壞、篡改等其他威脅。13.3.3在需要傳遞電子文件時，應(yīng)直接傳遞儲存有電子文件的介質(zhì)，并安排專人進(jìn)行運送，對傳遞信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，不能使用網(wǎng)絡(luò)直接傳送電子文件。9(規(guī)范性)消費者缺陷線索報告信息表樣式消費者缺陷線索報告信息表樣式見圖A.1。產(chǎn)品類別O兒童用品O文教體育用品O電子電器O食品相關(guān)產(chǎn)品O其他交通運輸設(shè)備O五金建材O日用紡織品和服裝O農(nóng)機O家具O無人機O家用日用品O其他_或請自行填寫：O國產(chǎn)O進(jìn)口上報日期/購買日期O家庭O辦公場所○公共場所O其他問題描述(缺陷或事故發(fā)生的時間、地點；產(chǎn)品缺陷的主要部位；受傷害程度等內(nèi)容。)是否造成傷害O是O否傷害類別O電擊傷害O摔傷傷害O割傷傷害O誤吞/吸入O化學(xué)傷害O窒息傷害O溺水傷害O中毒傷害(簽字、蓋公章)(簽字、蓋公章)(本表一式三份，缺陷線索報送單位、缺陷產(chǎn)品管理技術(shù)中心、主管部門各執(zhí)一份)圖A.1缺陷線索報告信息表樣式(規(guī)范性)事故及危險報告信息表樣式事故及危險報告信息表(生產(chǎn)者)樣式見圖B.1,事故及危險報告信息表(其他經(jīng)營者)樣式見表統(tǒng)一社會信用代碼B負(fù)責(zé)人電話郵箱電話郵箱品牌型號產(chǎn)品外觀特征照片發(fā)生時間發(fā)生地點i導(dǎo)致的后果(傷亡情況、造成的經(jīng)濟損失等投訴、索賠、故障案例信息及分析5(如消費者投訴、事故信息、傷害信息、法院判決信息、分析報告等，以附件形式提供)(可能導(dǎo)致的傷亡情況、造成的經(jīng)濟損失等)報告以附件形式提供)申明：(僅為在系統(tǒng)填寫頁面的提示)圖B.1事故及危險報告信息表(生產(chǎn)者)樣式統(tǒng)一社會信用代碼負(fù)責(zé)人電話郵箱電話郵箱品牌型號產(chǎn)品外觀特征照片發(fā)生時間發(fā)生地點導(dǎo)致的后果以附件形式提供)故信息、份害信息對應(yīng)危險選項)可能導(dǎo)致的傷亡情況、造成的經(jīng)濟損失等)以附件形式提供)申明：(僅為在系統(tǒng)填寫頁面的提示)2.雖然生產(chǎn)者需要按規(guī)定提交本報告，但并不意味著產(chǎn)品3.生產(chǎn)者在調(diào)查期間如發(fā)現(xiàn)應(yīng)該報告的信息，即可以提交，而不必等到調(diào)查和評估結(jié)束。4.報告不僅有利于市場監(jiān)管部門及時發(fā)現(xiàn)重大產(chǎn)品危險，還有助于發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品安全隱患和標(biāo)準(zhǔn)存在的問題，通過|圖B.2事故及危險報告信息表(其他經(jīng)營者)樣式(規(guī)范性)境外召回報告信息表樣式見圖C.1。統(tǒng)一社會信用代碼(如涉及)負(fù)責(zé)人電話郵箱電話郵箱品牌型號生產(chǎn)起止日期召回國家或地區(qū)召回時間召回數(shù)量產(chǎn)品外觀特征及照片(缺陷具體情形及導(dǎo)致的后果)(退貨/換貨/修理/補充消費說明以及召回措施有效性的說明)是/否境內(nèi)未采取召回措施的原因(如境內(nèi)有銷售)(規(guī)范