圖文音像使用管理辦法

圖文音像使用管理辦法總則制定目的為了規(guī)范公司內部圖文音像資料的使用與管理，確保資料的合法獲取、合理使用、有效保護和妥善保存，維護公司的合法權益，根據國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，結合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作過程中對圖文音像資料的獲取、使用、存儲、傳播等相關活動。本辦法所指的圖文音像資料包括但不限于公司自行創(chuàng)作、收集、購買的各類圖片、文字文檔、音頻、視頻等資料。管理原則1.合法性原則：所有圖文音像資料的獲取、使用必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，不得侵犯他人的知識產權和其他合法權益。2.安全性原則：采取必要的安全措施，確保圖文音像資料的安全存儲和使用，防止資料的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.合理性原則：根據工作需要合理使用圖文音像資料，避免不必要的浪費和濫用。4.責任明確原則：明確各部門和人員在圖文音像資料使用管理中的職責，做到責任到人。圖文音像資料的獲取自行創(chuàng)作1.公司鼓勵員工自行創(chuàng)作圖文音像資料，以滿足工作和業(yè)務發(fā)展的需要。員工在創(chuàng)作過程中應充分發(fā)揮創(chuàng)新精神，確保作品的質量和獨特性。2.員工自行創(chuàng)作的圖文音像資料，其知識產權歸公司所有。員工應及時將創(chuàng)作的資料提交給公司相關部門進行登記和存檔。3.公司為員工的創(chuàng)作提供必要的支持和資源，如設備、場地、培訓等。外部購買1.各部門因工作需要購買圖文音像資料時，應填寫《圖文音像資料購買申請表》，詳細說明購買的原因、用途、預算等信息，經部門負責人審核、公司領導批準后，由采購部門負責購買。2.采購部門在購買圖文音像資料時，應選擇正規(guī)的供應商，確保所購買的資料具有合法的版權和使用權。同時，應簽訂購買合同，明確雙方的權利和義務。3.購買的圖文音像資料到貨后，采購部門應及時組織驗收，確保資料的質量和數量符合要求。驗收合格后，將資料移交相關部門使用，并辦理登記手續(xù)。合作獲取1.公司與外部機構或個人進行合作，獲取圖文音像資料時，應簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，包括資料的使用范圍、期限、版權歸屬等內容。2.合作獲取的圖文音像資料，應按照合作協(xié)議的約定進行使用和管理。如需超出協(xié)議約定的范圍使用，應提前征得合作方的同意。網絡收集1.員工在網絡上收集圖文音像資料時，應遵守國家法律法規(guī)和網絡使用規(guī)范，確保所收集的資料來源合法、合規(guī)。2.對于從網絡上收集的資料，應進行篩選和審核，確保資料的真實性、準確性和適用性。同時，應注明資料的來源和出處。3.嚴禁在網絡上收集侵犯他人知識產權的圖文音像資料，如盜版圖片、視頻等。圖文音像資料的使用使用權限1.公司根據員工的工作崗位和職責，為其分配相應的圖文音像資料使用權限。員工應在授權范圍內使用資料，不得越權使用。2.涉及公司機密的圖文音像資料，只有經過授權的人員才能訪問和使用。使用人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露資料內容。3.員工因工作需要臨時借用他人權限范圍內的圖文音像資料時，應提前征得資料所有者或管理者的同意，并辦理相關借用手續(xù)。使用規(guī)范1.員工在使用圖文音像資料時，應遵循資料的使用說明和限制條件，不得擅自修改、刪除、復制資料內容。2.如需對圖文音像資料進行二次創(chuàng)作或改編，應提前征得資料所有者的同意，并在創(chuàng)作過程中注明原始資料的來源和出處。3.嚴禁將公司的圖文音像資料用于商業(yè)目的以外的其他用途，如個人娛樂、傳播非法信息等。4.在使用圖文音像資料進行宣傳、推廣等活動時，應確保資料的內容真實、準確、合法，不得進行虛假宣傳和誤導消費者。使用記錄1.各部門應建立圖文音像資料使用記錄制度，對員工的使用情況進行詳細記錄，包括使用時間、使用人員、使用目的、使用的資料名稱等信息。2.使用記錄應定期進行整理和歸檔，以備查詢和審計。圖文音像資料的存儲存儲方式1.公司采用電子存儲和物理存儲相結合的方式對圖文音像資料進行存儲。電子存儲主要利用公司的服務器、數據庫等設備，物理存儲主要采用光盤、硬盤、磁帶等介質。2.對于重要的圖文音像資料，應進行備份存儲，以防止因設備故障、自然災害等原因導致資料丟失。備份存儲應采用異地存儲的方式，確保備份資料的安全性。存儲安全1.公司應設置專門的存儲設備和場所，對圖文音像資料進行安全存儲。存儲設備應具備防火、防盜、防潮、防磁等功能，確保資料的安全。2.對存儲設備和場所應進行定期檢查和維護，及時發(fā)現和排除安全隱患。3.對存儲的圖文音像資料應進行分類管理，建立索引和目錄，以便快速查找和使用。存儲期限1.公司根據圖文音像資料的重要性和使用頻率，確定不同的存儲期限。一般情況下，重要的資料應長期保存，一般的資料可根據實際情況確定保存期限。2.對于超過存儲期限的圖文音像資料，應按照公司的規(guī)定進行銷毀處理。銷毀處理應進行記錄，確保資料的安全銷毀。圖文音像資料的傳播內部傳播1.公司內部各部門之間因工作需要進行圖文音像資料傳播時，應通過公司內部的網絡平臺、郵件等渠道進行。傳播的資料應符合公司的保密制度和使用規(guī)范。2.員工在內部傳播圖文音像資料時，應注明資料的來源和使用范圍，不得隨意擴大傳播范圍。外部傳播1.公司對外傳播圖文音像資料時，應經過公司領導的批準。傳播的資料應符合國家法律法規(guī)和公司的宣傳政策，不得泄露公司的機密信息。2.在對外傳播圖文音像資料時，應與接收方簽訂相關協(xié)議，明確雙方的權利和義務，包括資料的使用范圍、期限、版權歸屬等內容。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司成立圖文音像資料使用管理監(jiān)督小組，負責對公司各部門及員工的圖文音像資料使用管理情況進行監(jiān)督和檢查。2.監(jiān)督小組應定期對各部門的圖文音像資料使用管理情況進行檢查，發(fā)現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的部門和員工，公司將視情